Nowe regulacje zawarte są w rozporządzeniu ministra finansów z 17 grudnia 2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU nr 249, poz. 1661).
Niewątpliwie są one bardziej liberalne niż wcześniej obowiązujące przepisy dotyczące faktur elektronicznych, które pozwalały na ich wysyłanie tylko pod warunkiem stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub na zastosowanie odpowiedniego systemu wymiany danych elektronicznych (EDI).
W nowym rozporządzeniu nie ma już tych wymogów. Nadal jednak trzeba zapewnić autentyczność pochodzenia faktury (musi istnieć pewność co do tożsamości wystawcy) i integralność jej treści (nie da się zmienić danych zawartych w dokumencie sprzedaży). Problem w tym, że nie jest łatwo ustalić, kiedy te warunki są spełnione. Potrzebna jest bowiem do tego specjalistyczna wiedza z zakresu informatyki. Co gorsza, na pytania takie nie chcą odpowiadać organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych.
Tłumaczą, że mogą tylko dokonywać wykładni przepisów podatkowych, ale nie mają uprawnień do oceny, czy środki techniczne stosowane przez podatnika przy wysyłaniu faktur elektronicznych spełniają stawiane przez rozporządzenie ministra finansów kryteria. Trudno się z tym zgodzić.
Wymogi co do integralności i autentyczności wynikają bowiem z przepisów podatkowych, do których interpretacji uprawnione są organy podatkowe. Już niedługo problem ten z pewnością trafi do sądu. Wtedy dowiemy się, czy stanowisko organów podatkowych jest prawidłowe.
Wracając do pytania zasadniczego, dziś trudno odpowiedzieć na pytanie, czy wysyłanie faktury zwykłym mejlem przy zastosowaniu podstawowego formatu PDF jest prawidłowe. Ze względów bezpieczeństwa zalecałbym raczej wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń, np. szyfrowania wiadomości i stosowanie wersji formatu PDF, która zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumencie. Może warto także postarać się o opinię osoby mającej wiedzę z zakresu informatyki, czy zastosowane środki są wystarczające. W razie sporu z organami podatkowymi może mieć ona istotne znaczenie.
na pytanie odpowiedział Przemysław Skorupa doradca podatkowy, starszy menedżer w Zespole VAT firmy Deloitte
notował Konrad Piłat
Czytaj również:
Zobacz więcej w serwisie:
Dobra Firma » Podatki i księgi » VAT » Faktury VAT » E-faktury
