Kopia faktury musi być w segregatorze

Zdaniem organów podatkowych tylko firmy stosujące e-faktury (opatrzone podpisem elektronicznym lub przesyłane za pomocą tzw. systemu EDI) mogą wysyłać i przechowywać je w formie elektronicznej. [b]Klasyczna faktura musi natomiast zostać wydrukowana w dwóch egzemplarzach[/b].

Przedsiębiorcy coraz częściej mają jednak dość przechowywania ton papierów, a sądy przyznają, że nie jest to konieczne.

[srodtytul]Spółka: szkoda papieru[/srodtytul]

Problemem tym zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 17 czerwca 2010 r. (ITPP3/443-52/10/JK)[/b]. Z pytaniem zwróciła się spółka, która musi wystawiać duże liczby faktur. Obecnie zarówno oryginały, jak i ich kopie drukuje.

Przechowywanie kopii w formie papierowej jest jednak uciążliwe i generuje nadmierne koszty (wymaga dodatkowej pracy, przyczynia się do nadmiernego zużywania papieru i tonerów do drukarek, a segregatory zajmują niepotrzebnie powierzchnię biurową).

Spółka powołała się też na argumenty ekologiczne (nadmierna emisja CO2) oraz fakt, że drukowanie kopii pogarsza warunki konkurowania z przedsiębiorcami z krajów UE, gdzie już od dawna przepisy zwolniły firmy z tego obowiązku.

Dlatego wnioskodawca zamierza przechowywać kopie wystawionych faktur w formie elektronicznej. Jego zdaniem jest to prawidłowe, o ile zapewni:

- pełną zgodność kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej z oryginałem faktury wystawionym w formie papierowej,

- bezpieczeństwo przechowywanych kopii faktur,

- brak możliwości zmiany treści kopii faktury,

- możliwość zapoznania się w każdej chwili z treścią kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej, w tym wydrukowania faktury (w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego).

[srodtytul]UE: niepotrzebny obowiązek[/srodtytul]

Spółka wyjaśniła, że oryginały faktur nadal będą wystawiane w formie papierowej. Według niej żaden przepis [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17D1F175CBC1000681743E9D550EDE8C?n=1&id=172827&wid=337454]ustawy o VAT[/link] ani [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=E11F3F02DFED9B8059CDB7B54655C721?id=291169]rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 212, poz. 1337 z późn. zm.)[/link], nie nakazuje przechowywania kopii faktur w formie papierowej.

Spółka powołała się także na art. 244 dyrektywy w sprawie VAT. Zgodnie z tym przepisem każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Ponadto stosownie do brzmienia art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Zdaniem spółki polski ustawodawca nie nałożył jednak na firmy wymogu przechowywania kopii faktury w formie papierowej. Przywołała ona także zasadę proporcjonalności, która wynika z art. 5 ust. 3 traktatu założycielskiego Wspólnoty Europejskiej. Zgodnie z nią państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy.

Według spółki dotychczasową praktykę organów podatkowych dotyczącą przechowywania kopii faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy również inne sposoby przechowywania faktur zapewniają realizację celów dyrektywy w sprawie VAT, należy uznać za obowiązek nadmiernie uciążliwy i tym samym naruszający zasadę proporcjonalności.

[srodtytul]NSA: tak jest ekonomiczniej[/srodtytul]

Wnioskodawca wskazał, że możliwości zastosowania tzw. metody mieszanej (drukowania oryginałów, a przechowywania kopii w formie elektronicznej) potwierdził [b]Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08)[/b].

Z uzasadnienia do tego orzeczenia wynika, że dyrektywa w sprawie VAT pozwala na przechowywanie kopii faktury zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Decydujące znaczenie ma zapewnienie funkcji kontrolnej.

Oznacza to, że[b] organy podatkowe muszą mieć zagwarantowaną możliwość kontroli tych dokumentów (w tym ich wydruku). Jeśli ten warunek jest spełniony, nie ma przeszkód, aby przechowywać kopie dokumentów sprzedaży w formie elektronicznej,[/b] tym bardziej że przemawiają za tym także względy celowościowe, ekologiczne i ekonomiczne.

[srodtytul]Fiskus: trzeba drukować[/srodtytul]

Izba skarbowa nie zgodziła się z tymi argumentami. Powołała się na § 19 rozporządzenia ministra finansów. Stanowi on, że faktury wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Zdaniem izby wynika z tego, że faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w dwóch egzemplarzach. Poradziła ona przedsiębiorcy, aby za zgodą kontrahentów zaczął dokumentować sprzedaż e-fakturami.

Izba powołała się na Komunikat Komisji Wspólnot Europejskich do Rady z 28 stycznia 2009 r., który dopuszcza nałożenie na firmy obowiązków drukowania faktur. Odniosła się także do wyroku przywołanego przez spółkę. Wyjaśniła, że orzeczenia sądów są wydane w konkretnych sprawach i dotyczą tylko ich.

Ponadto z wyroku tego nie należy wyciągać wniosku o ukształtowaniu się określonej linii orzeczniczej. To dlatego, że jest to proces rozłożony w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków.

[srodtytul]Sądy nie są przywiązane do celulozy [/srodtytul]

Wydaje się, że przedsiębiorcy mogą liczyć na kolejne korzystne orzeczenia sądów. Świadczy o tym inny wyrok, w którym NSA zaakceptował posługiwanie się przez przedsiębiorców technologiami informatycznymi. Chodzi o[b] orzeczenie z 20 maja 2010 r. (I FSK 1444/09)[/b]. Wynika z niego, [b]że nie ma przeszkód, aby faktury były wysyłane kontrahentowi pocztą elektroniczną zamiast zwykłą[/b].

Sąd orzekł, że nabywca towaru lub usługi może sobie sam wydrukować otrzymany w ten sposób dokument i odliczyć zawarty w nim VAT. Akceptacja takiego sposobu postępowania przez organy podatkowe wielu firmom znacznie ułatwiłaby prowadzenie działalności.

Te stoją bowiem na stanowisku, że przez Internet można wysyłać tylko dokumenty spełniające wymogi zawarte w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=DA5BF6E46F9350F030A8D727DE371037?id=178372/]rozporządzeniu ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (DzU nr 133, poz. 1119)[/link].

[ramka][b]Komisja Europejska za fakturowaniem elektronicznym[/b]

Komisja Europejskiej w piśmie z 28 stycznia 2009 r. zaleca tworzenie przepisów zachęcających przedsiębiorstwa do korzystania z oszczędnej i wydajnej metody fakturowania elektronicznego.