Coraz więcej firm rozważa wprowadzenie fakturowania elektronicznego, ze względu na znaczące możliwości obniżenia kosztów administracyjnych związanych z wystawianiem i archiwizowaniem faktur. Usprawnia też ono sam proces fakturowania i dostarczania faktury do kontrahenta.

[srodtytul]Nie wystarczy przesłać e-mailem[/srodtytul]

Na czym polega? Kwestię tę reguluje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=96C9F6C7E5A975ADDA517FE35EAECCD5?id=178372]rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur[/link].

Zgodnie z nim faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, gdy autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści zapewnione są poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) lub bezpieczny podpis elektroniczny.

[b]W świetle rozporządzenia nie można więc mówić o fakturze elektronicznej w przypadku zwykłego przesłania e-mailem faktury w formie pliku PDF lub przekazania jej kontrahentowi na CD czy innym nośniku danych. Nie spełni też wymogów rozporządzenia umieszczenie faktury bez podpisu elektronicznego na serwerze dostawcy i pobranie go przez nabywcę.

Co więcej, zdaniem organów podatkowych a także sądów, takie faktury nie rodzą żadnych skutków prawnych, a więc też nie dają nabywcy prawa do odliczenia VAT[/b] (zob. np. [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 7 lipca 2009 r., IP-PP2-443-496/09-2/BM, czy też wyrok WSA w Krakowie z 17 mar-ca 2009 r., I SA/ Kr 97/09[/b]).

[srodtytul]Ważne formalne wymogi...[/srodtytul]

Choć wprowadzenie fakturowania elektronicznego ma na celu ułatwienie obiegu dokumentów (i informacji), zanim się na to zdecydujemy, warto zwrócić uwagę na pewne kwestie podatkowe z tym związane, aby uniknąć wykreowania ryzyka podatkowego. W przeciwnym razie potencjalne oszczędności mogą się przerodzić w dodatkowe wydatki.

Przede wszystkim należy zapewnić spełnienie wymogów formalnych wymienionych w rozporządzeniu, m.in. zawarcie odpowiednich umów z kontrahentami czy zagwarantowanie odpowiedniego sposobu przechowywania faktur elektronicznych.

Następnie warto przeanalizować schemat przepływu informacji/faktury, aby prawidłowo określić moment wystawienia/otrzymania faktury. Wpływa on bowiem nie tylko na kwestie podatkowe, takie jak moment powstania obowiązku podatkowego w VAT czy moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, ale również biznesowe, np. ustalenie terminu płatności.

[srodtytul]... i sposób przechowywania[/srodtytul]

Zgodnie z rozporządzeniem faktury wystawione w formie elektronicznej powinny być przechowywane w tej samej formie. Archiwum powinno dawać możliwość pełnego dostępu do dokumentów, ich odczytania, wydrukowania, zapisania na nośnikach elektronicznych. Kwestią budzącą wątpliwości podatników było zapewnienie „natychmiastowego, pełnego i ciągłego” dostępu do faktur elektronicznych.

Natomiast, jak zostało to potwierdzone w [b]wyroku NSA z 26 lutego 2009 r. (I FSK 1612/07)[/b], rozporządzenie nie nakłada na podatnika obowiązku stworzenia kanału dostępu do archiwum z siedziby organu.

Udostępnianie faktur elektronicznych organom podatkowym bądź skarbowym jest regulowane przez przepisy dotyczące postępowania podatkowego, kontroli podatkowych i skarbowych oraz czynności sprawdzających, zawartych w ordynacji podatkowej, ustawie o kontroli skarbowej z uwzględnieniem ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Tak więc podatnik ma prawo do udostępnienia faktur elektronicznych w zakresie objętym jedynie postępowaniem, poprzez np. udostępnienie stanowiska komputerowego w swojej siedzibie, z możliwością udokumentowania poboru i wykorzystania tych faktur lub przez przekazanie za zgodą organu nośników elektronicznych z bazą faktur.

[srodtytul]Elektroniczne korekty[/srodtytul]

Istotnym zagadnieniem podatkowym jest możliwość wystawiania elektronicznych faktur korygujących i duplikatów faktur.

Warto zwrócić uwagę, czy wdrażany system ma możliwość obsługi e-komunikatów przeznaczonych dla faktur korygujących i duplikatów. Choć bowiem wydaje się, że stanowisko organów podatkowych w tym zakresie powoli powinno stawać się coraz bardziej liberalne, warto pamiętać, że [b]jeszcze kilka miesięcy temu nie uznawały one papierowych faktur korygujących do faktur elektronicznych za prawnie skuteczne i konsekwentnie odmawiały prawa do obniżenia VAT na podstawie tak wystawionych dokumentów[/b]. Twierdziły, że wystawianie korekt oraz duplikatów do e-faktur w formie papierowej jest możliwe jedynie w razie zaistnienia przeszkód formalnych lub technicznych, uniemożliwiających przesłanie tych dokumentów w formie elektronicznej, o charakterze incydentalnym, nagłym i przejściowym, jak awaria systemu przesyłania danych.

Zdaniem organów sytuacja, w której system finansowo-księgowy podatnika nie przewiduje możliwości obsługi faktur korygujących lub/i duplikatów, nie jest przeszkodą w rozumieniu przepisów rozporządzenia.

[srodtytul]Korzystne orzecznictwo[/srodtytul]

Niekorzystnego stanowiska organów podatkowych nie podzielały sądy administracyjne, które uznawały, że przeszkoda techniczna nie musi mieć charakteru incydentalnego (np. [b]wyroki WSA w Warszawie z 7 sierpnia 2009 r., III SA/Wa 650/09, z 26 stycznia 2009 r., III SA/Wa 1870/08, z 3 listopada 2008 r., III SA/Wa 1034/ 08, z 27 września 2007 r., III SA/ Wa 1054/07, czy też wyrok NSA z 9 września 2008 r., I FSK 163/08[/b]).

Chociaż sądy administracyjne wydawały korzystne wyroki już od dawna, dopiero ostatnio zaczęły się pojawiać pomyślne dla podatników interpretacje organów podatkowych, choć część z nich jest wyłącznie wynikiem wejścia podatnika na drogę sądową (np. [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 3 marca 2009 r. wydana po uwzględnieniu wyroku, IPPP1-443-445/07/7/S/JF, czy interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 19 czerwca 2009 r. wydana po uwzględnieniu skargi, ITPP3/4441-3/09, interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 1 lipca 2009 r., IPPP2/443-509/09-3/AS[/b]).

[srodtytul]Fiskus łagodnieje[/srodtytul]

Jak widać, kwestie podatkowe związane z fakturowaniem elektronicznym mogą budzić wiele wątpliwości. Do tej pory często dochodziło do sporów między podatnikami a organami podatkowymi, które przyjmowały stanowiska bardzo restrykcyjne, nie zwracając uwagi na specyfikę e-faktur i pomijając sens prowadzenia elektronicznej wymiany informacji.

[b]Jak pokazuje praktyka, stanowisko organów powoli zaczyna się zmieniać (czasem dopiero po wyrokach sądów administracyjnych), więc można mieć nadzieję, że stosowanie e-fakturowania będzie sprawiało mniej problemów podatkowych, co zapewne przyczyni się do jeszcze większego rozpowszechniania tego rozwiązania[/b].

[srodtytul]Spodziewane zmiany[/srodtytul]

Pomocna może tu być również zmiana przepisów, i to nie tylko przepisów rozporządzenia, ale także przepisów dotyczących bezpiecznego podpisu elektronicznego, którego stosowanie jest kosztowne, a w konsekwencji rzadziej wybierane przez przedsiębiorców. Prace nad zmianą regulacji dotyczących e-podpisu już trwają, ale są, niestety, na dość wczesnym etapie.

Na zakończenie warto dodać, że także Komisja Europejska pracuje nad uproszczeniem systemu fakturowania, w tym fakturowania elektronicznego. Na początku tego roku Komisja złożyła projekt dyrektywy, który wprowadza zasadę równego traktowania faktur, bez względu na to, czy wysłano je drogą elektroniczną, czy w wersji papierowej. W projekcie usunięto m.in. odniesienie do tego, że ważność faktury elektronicznej powinna być potwierdzona podpisem elektronicznym lub EDI. Na takie rozwiązania, bardzo dogodne dla przedsiębiorców, trzeba będzie jednak poczekać, bo zgodnie z projektem zmiany miałyby zostać wprowadzone do końca 2012 r.

[i]Anna Buchnowska jest doradcą podatkowym, starszą konsultantką w zespole VAT firmy Deloitte

Aleksandra Pacowska-Brudło jest doradcą podatkowym, menedżerem w tym zespole[/i]