Za noclegi płaci Niemiec, a rozlicza Polak

Sporo polskich firm świadczących swoje usługi za granicą ma problem z rozliczaniem kosztów zakwaterowania oddelegowanych tam czasowo pracowników dla celów zusowskich. Zwłaszcza gdy ponosi je zagraniczny kontrahent.

[srodtytul]Świadczenie w naturze[/srodtytul]

Koszty poniesione przez pracodawcę na zakwaterowanie pracowników są niewątpliwie przychodami pracowniczymi w rozumieniu art. 12 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=6717CCB9FA613E712D0BB84B1860A9B6?id=80474]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), dalej updof[/link]. Zdefiniowano tu przychód jako wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zakwaterowanie jest świadczeniem w naturze. Stąd też należy określić jego wartość pieniężną w celu opodatkowania bądź oskładkowania.

[srodtytul]Bez podatku, ale ze składkami[/srodtytul]

Zwykle pracownicy oddelegowani korzystają z zakwaterowania zbiorowego. Przepisy podatkowe zwalniają z podatku dochodowego wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w hotelach pracowniczych w całości, natomiast w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 19 updof).

Zupełnie inaczej jest z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Koszty zakwaterowania muszą być bowiem w całości objęte składkami ZUS.

[srodtytul]Niby łatwy sposób przeliczania[/srodtytul]

Przeliczanie wartości tego świadczenia na konkretne kwoty reguluje § 3 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C4077B8E4E00D2E01136CD0525C069CE?id=77617]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.)[/link]. Według tego przepisu wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się:

- w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu,

- a w razie braku takich przepisów – w wysokości czynszów za udostępniane lokale (w danej dzielnicy lub gminie) albo kwot wynikających z rachunków wystawionych przez hotel.

Jak widać, przepisy zostały sformułowane dość jasno i są łatwe do zastosowania, jeśli chodzi o ujęcie kosztów zakwaterowania w Polsce. Wątpliwości rodzą się dopiero wówczas, gdy do podstawy wymiaru składek chcemy wliczyć kwoty związane ze zbiorowym zakwaterowaniem za granicą. Zwłaszcza że nie ma jednoznacznych interpretacji. ZUS stoi na stanowisku, że w takim wypadku kwotę wynikającą z faktury za lokal należy podzielić przez liczbę pracowników i uzyskaną kwotę wliczyć do podstawy wymiaru składek każdego pracownika z osobna.

Co jednak, gdy stroną umowy najmu lokalu nie jest polski przedsiębiorca ani jego zagraniczny oddział, ale kontrahent zagraniczny?

Czy ponoszone przez niego koszty są przychodami polskiego pracownika ze stosunku pracy, i dlaczego polski przedsiębiorca oraz jego pracownik muszą ponosić dodatkowo koszty oskładkowania tego świadczenia w takich wypadkach?

[srodtytul]Gdy nie ma dokumentacji[/srodtytul]

Polski przedsiębiorca nie ma w większości przypadków wiedzy o wysokości kosztów zakwaterowania ponoszonych przez kontrahenta z zagranicy. A już z całą pewnością nie ma dokumentacji, z której mogłyby wynikać kwoty opłat za lokale.

Stąd też, w czasie kontroli prowadzonych przez ZUS, pracodawcy oświadczają, że nie ponoszą faktycznie kosztów zakwaterowania i w konsekwencji nie ujmują w podstawie wymiaru składek żadnych kwot z tym związanych. Zdaniem inspektorów kontroli ZUS jest to niedopuszczalne, ale sami postępują wbrew przepisom. Efekt: spór między ZUS a firmami, który może znaleźć swój finał w sądzie > patrz ramka.