Wręczanie upominków pracownikom nie jest wyłączoną z kosztów reprezentacją. Pozytywnie wpływa na atmosferę w pracy, firma może więc rozliczyć wydatki. Tak wynika z interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Wystąpiła o nią spółka, która obchodzi swoje 25-lecie. Chce odpowiednio uczcić to wydarzenie. Między innymi zamierza wręczyć pracownikom zegarki z wygrawerowanym logo.

Prezent zostanie sfinansowany ze środków obrotowych spółki. To dodatkowa forma gratyfikacji, niewynikająca z umów o pracę ani wewnętrznych regulaminów. Podstawą przyznania zegarków będzie decyzja zarządu przedsiębiorstwa. Dostaną je wszystkie osoby, które mają minimalny staż pracy.

Spółka podkreśla, że tego rodzaju gest wzmocni więź pracowników z firmą. Umocni ich w przekonaniu, że należą do liczącej się, stabilnej finansowo organizacji. Może być to dla nich bodźcem do dalszej efektywnej pracy.

Spółka chce zaliczyć wydatki na zegarki do kosztów uzyskania przychodów. Podkreśla, że obchodzenie takich ważnych uroczystości jak jubileusz to powszechnie przyjęty zwyczaj. Dowartościowanie pracowników ma zaś efekt motywacyjny, tym samym pośrednio wpływa na poziom przychodów. Wydatki ponoszone są w interesie firmy i związane są z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą.

Spółka twierdzi też, że wręczanie prezentów pracownikom nie jest działaniem reprezentacyjnym. Ustawa o CIT wyłącza z kosztów wydatki na reprezentację, rozumie się jednak przez nią czynności skierowane do podmiotów zewnętrznych.

Fiskus zgodził się z tym stanowiskiem. Przyznał, że uczczenie jubileuszu i wręczenie pracownikom upominków z logo spółki ma pozytywny wpływ na jej działalność. Są więc spełnione przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT pozwalające na rozliczenie wydatków w podatkowych kosztach.

Skarbówka potwierdziła też, że w tej sprawie nie mamy do czynienia z wyłączoną z kosztów reprezentacją.

– Generalnie przez reprezentację rozumiemy działania mające na celu stworzenie dobrego wizerunku firmy i wykreowanie pozytywnych relacji z klientami – mówi Aleksandra Kasińska-Skiba, doradca podatkowy, radca prawny, menedżer w ALTO. – Problem jednak w tym, że fiskus często szeroko interpretuje to pojęcie, wyłączając z kosztów działania, które bardziej wiążą się z reklamą czy promocją firmy. Dobrze, że potwierdził, iż reprezentacją nie są świadczenia dla własnych pracowników. Ale warto zaapelować do ustawodawcy, aby pomyślał nad wyraźnym zezwoleniem na zaliczanie do kosztów tego typu wydatków albo nad wprowadzeniem ustawowej, precyzyjnej definicji pojęcia reprezentacji. Niejednolite podejście skarbówki mocno bowiem utrudnia życie przedsiębiorcom – dodaje ekspertka.

Fiskus przypomniał też ogólne warunki rozliczania wydatków. Są one kosztem uzyskania przychodów, jeśli zostały poniesione przez przedsiębiorcę (czyli muszą być pokryte z jego zasobów majątkowych). Powinny być definitywne, nie mogą być firmie w jakikolwiek sposób zwrócone. Trzeba wykazać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. I mają wpływ na uzyskanie przychodu (lub zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła). Poza tym wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane i nie mogą być wyłączone z katalogu podatkowych kosztów.

Numer interpretacji: 0111-KDIB1-3.40 10.15.2018.1.BM