Cudzoziemiec w firmie - jakie formalności przed delegowaniem pracownika

- Mam pracowników z Ukrainy. Obecnie pracują w Polsce, ale mamy też zlecenia na prace w Niemczech (dla monterów prac elektrycznych). Co muszę zrobić, aby legalnie ich tam wysłać do pracy na jakiś czas? – pyta czytelnik.

W opisanym przypadku zapewne konieczne będzie delegowanie pracowników do pracy na terytorium Niemiec. Delegowanie polega na czasowym wysłaniu pracownika za granicę w celu wykonywania powierzonych mu zadań.

Dwie przesłanki

Zgodnie z art. 1 ust. 3 dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, pracodawca może wysłać pracownika do pracy za granicę w ramach umowy zawartej między przedsiębiorstwem delegującym a odbiorcą usług, do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców bądź jako przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel wynajmuje pracownika innemu przedsiębiorstwu. Delegowanie charakteryzuje również tymczasowość.

Pracownik delegowany to pracownik, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego niż państwo, w którym zwyczajowo pracuje (art. 2 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE).

Jak wynika z pytania czytelnika, te dwie przesłanki delegowania wydają się być spełnione. Pracownicy z Ukrainy będą czasowo wysłani do świadczenia prac w ramach zlecenia zawartego z kontrahentem zza zachodniej granicy. W takim przypadku zasadniczo konieczne będzie uzyskanie specjalnej wizy w celu przejściowego świadczenia usług w Niemczech. Wiza ta jest nazywana wizą „Vander Elst".

Wniosek o wizę

O wizę „Vander Elst" można się starać w Ambasadzie Niemiec w Warszawie. Aby ją otrzymać, należy osobiście złożyć odpowiedni wniosek poparty wymaganymi dokumentami. Za wizę trzeba zapłacić 75 EUR. W przypadku odmowy udzielenia wizy bądź wycofania wniosku ta opłata nie jest zwracana. Warto zatem przed złożeniem podania upewnić się, że spełnia się warunki do nadania wizy.

Nieuzyskanie tego dokumentu przed delegowaniem do Niemiec może skutkować uznaniem wykonywanej pracy na terenie tego kraju za nielegalną.

Zakreślone odstępstwa

Oczywiście od obowiązku uzyskiwania wizy „Vander Elst" w przypadku delegowania cudzoziemców do Niemiec istnieją wyjątki. Dotyczy to pracowników delegowanych do Niemiec do prac montażowych, naprawczych, czy konserwacji maszyn, urządzeń lub oprogramowania, które zostały zamówione u tego pracodawcy. Odpada wówczas obowiązek posiadania zezwolenia na pracę, jeśli delegowanie trwa krócej niż 3 miesiące w okresie 12 miesięcy.

Wydaje się jednak, że w przypadku czytelnika ten wyjątek nie będzie miał zastosowania. Pracownicy będą bowiem delegowani do prac związanych z montażem instalacji elektrycznych.

Ubezpieczenia i lekarz

Przed wysłaniem pracownika do Niemiec, należy zadbać również o kwestie ubezpieczenia społecznego. Jeśli w czasie wyjazdu za Odrę pracownik ma podlegać polskiemu systemowi ubezpieczenia społecznego, pracodawca powinien wystąpić do ZUS o poświadczenie formularza A1, który ten fakt będzie potwierdzał.

Warto również, aby pracownik w czasie pobytu w Niemczech posiadał Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), którą można wyrobić w jednym z oddziałów NFZ. Karta potwierdza prawo do korzystania na koszt NFZ z niezbędnych świadczeń zdrowotnych w czasie tymczasowego pobytu na terenie innego państwa członkowskiego UE/EFTA.