Standardowo i powszechnie umowę o pracę zawiera się na piśmie, co wynika z art. 29 § 2 kodeksu pracy. Nie jest to jednak jedyna dopuszczalna forma. Potwierdzeniem tego jest przywołany przepis, który nie przewiduje sankcji nieważności z tytułu niezachowania pisemnej formy umowy o pracę.
Zawarcie umowy w formie pisemnej jest najbardziej pewnym rozwiązaniem. Poprzedzają ją rokowania, podczas których strony ustalają warunki zatrudnienia – pracy i płacy. Później zostają one przeniesione na papier, a pracownik po przedłożeniu mu umowy ma możliwość zweryfikować, czy z jej treści wynika to, na co się umawiał. Zawierając umowę w innej formie niż pisemna, np. ustnie, dokonanie takiego przeglądu postanowień umowy nie jest możliwe z oczywistych względów.
Aby zabezpieczyć interes pracownika, zawarciu umowy w formie pozapisemnej musi towarzyszyć przekazanie mu na piśmie informacji zawierającej ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków. Do niedawna można je było wręczyć w pierwszym dniu pracy – czyli również w jej trakcie, jak i po zakończeniu dniówki roboczej. Od 1 września 2016 r. nie można dopuścić do pracy nowozatrudnionego, zanim nie otrzyma takiego potwierdzenia na piśmie.
Aby taki obowiązek nie był martwym postulatem, przepisy przewidują odpowiedzialność z tytułu jego niewykonania. Zgodnie z art. 281 pkt 2 k.p., kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.
Jednak przywołany przepis, regulując odpowiedzialność za wykroczenie, nie mówi o braku pełnej treści pisemnej informacji potwierdzającej zawarcie umowy w innej formie niż pisemna. Zgodnie z dosłownym jego brzmieniem, wykroczeniem jest „niepotwierdzenie na piśmie zawartej umowy o pracę" przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Natomiast przepis zobowiązujący pracodawcę do przekazania pisemnej informacji wskazuje na takie elementy potwierdzenia jak strony umowy, jej rodzaj oraz warunki. Te rozbieżności mogą rodzić wątpliwości – czy aby uchronić się od odpowiedzialności za wykroczenie wystarczy samo pisemne, zwięzłe poinformowanie pracownika o fakcie zawartej umowy, czy ta informacja musi mieć pełniejszy zakres.
