Standardowo i powszechnie umowę o pracę zawiera się na piśmie, co wynika z art. 29 § 2 kodeksu pracy. Nie jest to jednak jedyna dopuszczalna forma. Potwierdzeniem tego jest przywołany przepis, który nie przewiduje sankcji nieważności z tytułu niezachowania pisemnej formy umowy o pracę.
Zawarcie umowy w formie pisemnej jest najbardziej pewnym rozwiązaniem. Poprzedzają ją rokowania, podczas których strony ustalają warunki zatrudnienia – pracy i płacy. Później zostają one przeniesione na papier, a pracownik po przedłożeniu mu umowy ma możliwość zweryfikować, czy z jej treści wynika to, na co się umawiał. Zawierając umowę w innej formie niż pisemna, np. ustnie, dokonanie takiego przeglądu postanowień umowy nie jest możliwe z oczywistych względów.
Aby zabezpieczyć interes pracownika, zawarciu umowy w formie pozapisemnej musi towarzyszyć przekazanie mu na piśmie informacji zawierającej ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków. Do niedawna można je było wręczyć w pierwszym dniu pracy – czyli również w jej trakcie, jak i po zakończeniu dniówki roboczej. Od 1 września 2016 r. nie można dopuścić do pracy nowozatrudnionego, zanim nie otrzyma takiego potwierdzenia na piśmie.
Aby taki obowiązek nie był martwym postulatem, przepisy przewidują odpowiedzialność z tytułu jego niewykonania. Zgodnie z art. 281 pkt 2 k.p., kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.
Jednak przywołany przepis, regulując odpowiedzialność za wykroczenie, nie mówi o braku pełnej treści pisemnej informacji potwierdzającej zawarcie umowy w innej formie niż pisemna. Zgodnie z dosłownym jego brzmieniem, wykroczeniem jest „niepotwierdzenie na piśmie zawartej umowy o pracę" przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Natomiast przepis zobowiązujący pracodawcę do przekazania pisemnej informacji wskazuje na takie elementy potwierdzenia jak strony umowy, jej rodzaj oraz warunki. Te rozbieżności mogą rodzić wątpliwości – czy aby uchronić się od odpowiedzialności za wykroczenie wystarczy samo pisemne, zwięzłe poinformowanie pracownika o fakcie zawartej umowy, czy ta informacja musi mieć pełniejszy zakres.
Odnosząc się do tego problemu należy przyjąć, że potwierdzenie zawarcia umowy, o którym mowa w przepisie regulującym odpowiedzialność za wykroczenie, nie jest odrębnym potwierdzeniem od tego, o którym mowa w art. 29 § 2 k.p., mimo że nie zobowiązuje on bezpośrednio do przekazania wszystkich elementów dotyczących zawartej umowy. Należy zatem uznać, że jeśli np. pracodawca wręczy pracownikowi 2 listopada 2016 r. informację zawierającą zapis „potwierdzam zawarcie w dniu 28.10.2016 r. z pracownikiem Janem Kowalskim umowy o pracę na 3 miesięczny okres próbny", to czynność taka, dokonana nawet przed dopuszczeniem pracownika do pracy, nie będzie prawidłowa. Potwierdzenie w powyższym kształcie zawiera bowiem jedynie część wymaganych postanowień – nie wskazuje niezbędnych warunków umowy.
Reasumując, prawidłowe potwierdzenie, o którym mowa w przepisie art. 281 pkt 2 k.p. regulującym odpowiedzialność za wykroczenie, powinno zawierać nie tylko wskazanie samego faktu zawarcia umowy między oznaczonymi stronami. Niezbędne jest też przekazanie informacji dotyczących jej rodzaju oraz warunków zatrudnienia.
Autor jest prawnikiem, ekspertem prawa pracy
