Pracodawca, która zwiększy zatrudnienie do 20 pracowników, musi wprowadzić regulaminy wynagradzania i pracy. Przepisy nie określają, ile ma czasu na ich opracowanie i wprowadzenie. Nie powinien jednak z tym długo zwlekać, aby nie narazić się na zarzut niedopełnienia kodeksowych obowiązków. Nie można oczywiście wymagać, aby te akty obowiązywały od dnia, w którym stan zatrudnienia wzrósł do 20 pracowników. Ale nie można tego przeciągać nadmiernie w czasie.
Pierwsza wątpliwość, jaka może tu powstać, dotyczy czasu trwania umowy z dwudziestym pracownikiem. Czy zatrudnienie go np. na okres próbny lub na krótką umowę terminową rodzi obowiązek opracowania regulaminów, czy można poczekać, aż pracownik zostanie zatrudniony na czas nieokreślony? Należy przyjąć, że czas, na jaki zawarto umowę z dwudziestym pracownikiem, nie ma tu żadnego znaczenia. Sam fakt zatrudniania przynajmniej 20 etatowców rodzi obowiązek wprowadzenia regulaminów wynagradzania oraz pracy.
U pracodawcy, który zwiększył zatrudnienie, może się utworzyć zakładowa organizacja związkowa. Jeśli do tego czasu nie wprowadzi on regulaminów – zarówno wynagradzania, jak i pracy, ponad wszelką wątpliwość będzie je musiał opracować w uzgodnieniu z taką organizacją. Ale co się dzieje, gdy załoga poinformowała o planach stworzenia zoz, ale jeszcze nie ma tej organizacji? Czy biorąc pod uwagę, że nie ma terminu na wprowadzenie regulaminu pracy i wynagradzania, pracodawca powinien się wstrzymać z ich opracowaniem do czasu powołania zakładowych struktur związkowych? Czy też może i powinien wprowadzić te regulaminy niezależnie od zamiaru pracowników? Odnosząc się do tych wątpliwości, należy odwołać się do brzmienia przepisów regulujących procedurę wprowadzania obu aktów. Mówią one, że regulaminy te ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Gdy nie może dojść do porozumienia z taką organizacją albo gdy taka organizacja w zakładzie nie działa – pracodawca ustala regulaminy samodzielnie. Zatem drugą obok pracodawcy stroną, która może uczestniczyć w ustalaniu regulaminów, jest organizacja związkowa – ale taka, która już formalnie jest. Pracodawca nie musi zatem czekać z wprowadzaniem zakładowych regulacji do czasu, aż tworzona organizacja zakładowa rozpocznie swoją działalność.
Kolejna wątpliwość, którą może mieć pracodawca, wiąże się z momentem, od którego należy liczyć 20-osobowy stan zatrudnienia zobowiązujący do wprowadzenia regulaminów. Należy bowiem odróżnić dzień zawarcia umowy o pracę od dnia rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego. Umowę można zawrzeć znacznie wcześniej niż wynikająca z niej data rozpoczęcia pracy. Należy wówczas przyjąć, że istotny tu będzie dzień nawiązania stosunku pracy, czyli data określona w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli umowa nie wskazuje takiej daty – dzień zawarcia umowy.
Żadnego znaczenia nie mają natomiast zawarte ewentualnie przez pracodawcę umowy przedwstępne z osobami, które w oznaczonym terminie mają dołączyć do jego pracowników. Dopiero formalne osiągnięcie 20-osobowego stanu zatrudnienia na podstawie umów o pracę nakłada obowiązek wprowadzenia obydwu regulaminów.
Autor jest prawnikiem, ekspertem prawa pracy
