Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego, którego roczny wymiar – w zależności od stażu pracy – wynosi 20 lub 26 dni. Urlop powinien być coroczny, płatny i nieprzerwany. Regułą powinno być wykorzystywanie całej przysługującej puli wypoczynku jednym ciągiem. Przyjmuje się, że to najbardziej koresponduje z jego celem, którym jest wypoczynek i regeneracja sił. Zwykle jednak urlopu nie wykorzystuje się jednorazowo, a w mniejszych częściach. Wynika to zarówno z potrzeb pracowników, którym niekoniecznie na rękę musi być długi odpoczynek, pochłaniający wszystkie należne w danym roku dni urlopu, jak również z potrzeb pracodawcy. Udzielanie jednorazowych długich okresów wypoczynku może bowiem powodować poważne zakłócenia toku pracy.
Uwzględniając interes zarówno pracownika, jak i pracodawcy, przepisy przewidują możliwość dzielenia dni wakacji na mniejsze części. Jednak taki podział nie może odbywać się zupełnie dowolnie. Musi uwzględniać zasadę, że jedna z części urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Wnioskodawcą w sprawie podziału urlopu na mniejsze części jest pracownik. Co zatem w sytuacji, gdy złoży on pracodawcy wniosek w sprawie podziału urlopu, z którego wynika, iż żadna część nie obejmuje kolejnych 14 dni kalendarzowych? Czy pracodawca może taki wniosek zaakceptować i udzielić urlopu zgodnie z wolą podwładnego?
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że skoro inicjatorem podziału urlopu na części jest pracownik, to sam najlepiej wie, jaki podział urlopu optymalnie spełni jego oczekiwania w zakresie potrzeb związanych z wypoczynkiem. Z drugiej jednak strony przepisy wyraźnie wskazują na ograniczenie podziału urlopu – jedna z jego części powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jak zatem rozumieć tę zasadę – czy jest ona gwarancją, że w przypadku podziału urlopu pracodawca będzie miał obowiązek udzielić dwóch tygodni wolnego łącznie, niezależnie od problemów organizacyjnych zakładu? Czy może zasada 14 nieprzerwanych dni urlopu może zostać wyłączona, ale tylko z woli pracownika?
Należy przyjąć, że przepis regulujący podział urlopu na części jest wiążący zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Ma to istotne znaczenie dla praktyki udzielania urlopów i przeprowadzania uzgodnień w tym zakresie. Urlopów udziela się zgodnie z planem, przy którego ustalaniu pracodawca uwzględnia wnioski podwładnych oraz potrzeby organizacyjne zakładu. Pracownicy nie powinni składać wniosków, z których wynika podział urlopu omijający zasadę 14 nieprzerwanych dni kalendarzowych. Jeżeli zatrudniony wskaże taki podział, to pracodawca nie powinien go zaakceptować z przyczyn formalnych. Wniosek nie spełnia bowiem kodeksowych kryteriów podziału wypoczynku. Podobnie będzie, gdy u pracodawcy nie tworzy się planu urlopów, a terminy ich wykorzystania są ustalane w porozumieniu z pracownikami. Również wtedy szef nie powinien akceptować propozycji, gdzie każda część urlopu jest krótsza niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Ostatecznie to pracodawca udziela urlopu. Co się stanie, gdy pójdzie on na rękę pracownikom i udzieli urlopu w częściach, z których żadna nie będzie trwała 14 dni? Należy przyjąć, że dopuszcza się wówczas naruszenia zasad prawidłowego udzielania urlopu wypoczynkowego. Akceptacja niezgodnego z przepisami podziału urlopu na części może zostać uznana za wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą od 1 tys. do 30 tys. zł. Można jedynie przypuszczać, że pracodawca, który udzielił urlopu pracownikom z naruszeniem zasad na ich wyraźną prośbę, poniesie łagodniejszą odpowiedzialność niż ten, który uniemożliwił skorzystanie z 14 kolejnych dni urlopu.
Autor jest prawnikiem, ekspertem prawa pracy
