Obowiązki wobec ZUS przy zakładaniu działalności gospodarczej

Obecnie firmę rejestruje się elektronicznie bądź w urzędzie gminy, miasta. Przedsiębiorca składa wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej na formularzu CEIDG-1 drogą elektroniczną, osobiście lub listem poleconym. Na podstawie danych przekazanych przez CEIDG ZUS sporządza w imieniu przedsiębiorcy odpowiednio:

- zgłoszenie płatnika składek – na formularzu ZUS ZFA,

- informację o numerach rachunków bankowych płatnika – na druku ZUS ZBA,

- informację dotyczącą adresów prowadzenia działalności gospodarczej – na formularzu ZUS ZAA.

Przedsiębiorca występuje w ZUS nie tylko jako płatnik, ale też jako osoba ubezpieczona. Dlatego w ciągu siedmiu dni od dnia rozpoczęcia działalności ma obowiązek zgłosić siebie do ubezpieczeń na formularzu:

- ZUS ZUA – jeżeli podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu lub tylko ubezpieczeniom społecznym,

- ZUS ZZA – gdy podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników, ich również musi zgłosić do ubezpieczeń. Ma na to siedem dni od zatrudnienia.

Ubezpieczenie zdrowotne członków rodziny

Przedsiębiorca musi pamiętać o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, którzy spełniają w tym zakresie warunki określone ustawą z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Powinien to zrobić, przekazując do ZUS wypełniony druk ZUS ZCNA w ciągu siedmiu dni od powstania uprawnień tych osób do ubezpieczenia.

Rozliczenia i opłaty

Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma obowiązek przekazywać do ZUS deklarację ZUS DRA, rozliczając w niej składki za dany miesiąc. Jeśli jednak w danych, które wykazał w ostatnio złożonych dokumentach rozliczeniowych, nie było zmian, nie musi składać ZUS DRA za kolejne miesiące. Ma wtedy jedynie obowiązek regularnie opłacać składki. Gdyby nastąpiły zmiany lub wystąpiły błędy, powinien skorygować deklarację w ciągu siedmiu dni od ich ujawnienia.

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, poza deklaracją rozliczeniową (ZUS DRA) musi składać imienne raporty miesięczne (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA). Dokumenty te ma obowiązek składać co miesiąc.

Prowadzącego pozarolniczą działalność obowiązują stałe terminy opłacania składek i ich rozliczania za dany miesiąc:

- do 10. dnia następnego miesiąca – jeśli opłaca składki wyłącznie za siebie,

- do 15. dnia następnego miesiąca – gdy płaci je również za osobę współpracującą lub za pracowników.

Składki należy opłacać bezgotówkowo na wskazane przez ZUS rachunki bankowe. Tylko płatnik będący mikroprzedsiębiorcą może dokonywać wpłat w formie gotówkowej. Wówczas za termin zapłaty składek uważa się dzień wpłacenia pieniędzy w placówce pocztowej, spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub instytucji płatniczej.

Konsekwencje zwłoki

Terminowe opłacanie składek to jeden z podstawowych obowiązków płatnika. Opóźnienia wiążą się z naliczeniem odsetek za zwłokę. Ich skutkiem jest ponadto możliwość naliczenia przez ZUS dodatkowej opłaty, brak zaewidencjonowania składek na ubezpieczenia społeczne, nieprzekazanie składek do otwartych funduszy emerytalnych.

Niedotrzymanie terminu zapłaty składek oznacza też dla przedsiębiorcy ustanie dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, jeśli się do niego zgłosił. W konsekwencji konieczne jest złożenie korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz traci on prawo do zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego czy świadczenia rehabilitacyjnego. Tylko w uzasadnionych przypadkach ZUS, na wniosek płatnika, może wyrazić zgodę na opłacenie składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe po terminie.

Prawa płatnika składek

Prowadzący działalność gospodarczą ma prawo uzyskać informacje o stanie swojego konta w ZUS jako płatnika składek, należnych składkach i wpłatach, osobach zgłoszonych do ubezpieczeń i danych zapisanych na indywidualnym koncie w ZUS. Może też występować o wydanie bezpłatnych zaświadczeń, m.in. o podleganiu ubezpieczeniom społecznym, niezaleganiu w opłacaniu składek, podstawach wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Na jego wniosek ZUS może też wydać indywidualną interpretację dotyczącą obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP, FGŚP oraz Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstaw wymiaru tych składek. Jednak taka interpretacja podlega opłacie.

Łatwiejszy kontakt

Platforma Usług Elektronicznych ZUS to pierwszy tak zaawansowany e-urząd w Polsce. Jednym z kluczowych jej elementów jest portal PUE, dzięki któremu można mieć dostęp do e-usług ZUS i załatwić większość spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi przez internet. Mogą z niego korzystać wszyscy klienci ZUS po wcześniejszej rejestracji profilu i uwierzytelnieniu się w jednej z placówek ZUS.

Przedsiębiorca będący płatnikiem składek po zalogowaniu się na swój profil PUE uzyskuje dostęp do szczegółowych informacji zgromadzonych na koncie płatnika, m.in.:

- danych identyfikacyjnych, ewidencyjnych, o swoich rachunkach bankowych,

- danych dotyczących biura rachunkowego,

- obowiązującej go stopie procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe,

- danych z deklaracji rozliczeniowych o podstawach wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

- informacji o dokonanych wpłatach w podziale na poszczególne fundusze,

- danych dotyczących osób zgłoszonych do ubezpieczeń,

- informacji o zawiadomieniach i ponagleniach wysłanych do niego w związku z nieprawidłowościami w dokumentach złożonych do ZUS i brakującymi dokumentami oraz wpłatami.

Ponadto płatnicy mogą składać wnioski, zadawać pytania i otrzymywać odpowiedzi z ZUS.

Przedsiębiorca posiadający konto na PUE może również korzystać z aplikacji ePłatnik (odpowiednika programu Płatnik), która została stworzona dla małych i średnich przedsiębiorców rozliczających składki za maksymalnie 100 osób. Dzięki tej aplikacji płatnik ma możliwość tworzenia i wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych, a także opłacania składek oraz rezerwowania wizyt w wybranej placówce ZUS.

Aplikacja umożliwia podpisywanie dokumentów nie tylko podpisem kwalifikowanym, ale też bezpłatnym profilem zaufanym ePUAP. Płatnik może nadać użytkownikowi portalu PUE uprawnienia do obsługi aplikacji ePłatnik w swoim imieniu na formularzu ZUS-PEL. Dzięki temu może upoważnić np. księgową czy pracownika biura rachunkowego do prowadzenia spraw dotyczących ubezpieczeń społecznych.

Aplikacja umożliwia dostęp do danych w systemie informatycznym ZUS (dotyczących zarówno płatnika składek, jak i zgłoszonych przez niego ubezpieczonych). Dzięki temu podczas wypełniania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych można ustrzec się błędów i późniejszej konieczności ich korekty.

Kreatory obsługi ułatwiają wykonanie czynności należących do płatnika składek. Wystarczy wybrać odpowiedni kreator, a on krok po kroku przeprowadzi każdego użytkownika.