- Czy są jakieś ograniczenia w zakresie rozliczania przejazdów w delegacji krajowej? Czy możemy zgodzić się na przelot samolotem, zamiast podróżować pociągiem? – pyta czytelnik.

Środek transportu w podróży służbowej określa pracodawca. Nie ma przy tym ograniczeń w zakresie jego rodzaju. Zarówno w delegacji zagranicznej, jak i krajowej można wskazać na samolot.

Brak ograniczeń

To w gestii pracodawcy leży wybór środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej oraz wskazanie jego rodzaju i klasy. Określając środek transportu, powinien na tyle dokładnie podać, czym ma podróżować pracownik, aby nie było w tym zakresie żadnych wątpliwości, czy też nie pozostawiało to swobody wyboru delegowanemu.

Jako środek transportu szef może wskazać komunikację publiczną, pojazd służbowy lub pojazd niebędący własnością pracodawcy. W tym ostatnim przypadku nie ma jednak możliwości narzucenia podwładnemu, aby skorzystał z prywatnego samochodu. Jak to określają przepisy, pracodawca raczej wyraża zgodę na odbycie podróży samochodem, który do niego nie należy.

Strony mogą jednak poczynić stosowne ustalenia wcześniej, umawiając się np., że do służbowych wyjazdów pracownik będzie korzystał z prywatnego samochodu.

Zarówno przy wyjeździe krajowym, jak i zagranicznym pracodawca może jednak wyrazić zgodę na przejazd również takim środkiem transportu, jak motocykl czy motorower, który nie stanowi jego własności.

Kraj czy zagranica

Rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167) w § 3 łącznie reguluje kwestie środków przejazdu odnośnie do delegacji krajowych i zagranicznych. W obecnych przepisach nie ma żadnego rozróżnienia w tym zakresie ani ograniczeń związanych z możliwością wyznaczenia określonego typu środka transportu przy np. pewnej dopiero odległości.

Skórka za wyprawkę

Nie można kwestionować możliwości wyrażenia przez pracodawcę zgody lub nakazania przejazdu w podróży krajowej samolotem. Jest to normalny, powszechnie dostępny środek przemieszczania się, którego ceny coraz częściej nie odbiegają od biletów na autobus czy pociąg. W wielu przypadkach jego wybór pozwala natomiast skrócić czas trwania delegacji, a co za tym idzie – zmniejszyć ogólne koszty, bo np. znika konieczność opłacenia delegowanemu kolejnego noclegu w podróży.

Przy wyborze środka transportu należy bowiem brać pod uwagę nie tylko koszty bezpośrednie, ale również wpływ przejazdu danym środkiem transportu na pozostałe kwestie. Niekiedy droższy środek transportu (np. powierzenie pracownikowi samochodu służbowego) może skutkować dużo szybszym przejazdem i brakiem konieczności ponoszenia kosztów dodatkowego noclegu.

Pod uwagę warto też wziąć nieobecność podwładnego po powrocie z delegacji. Usprawiedliwia ją oświadczeniem potwierdzającym odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończone w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy zostało mu mniej niż osiem godzin, gdy podróżował w warunkach uniemożliwiających mu odpoczynek nocny (§ 3 pkt 5 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1632). Przyjmuje się, że warunki umożliwiające wypoczynek w porze nocnej to miejsce leżące do spania – przejazd w przedziale sypialnym, kuszetką.

Wydatki do zwrotu

Rozliczając się z pracownikiem, który wrócił z delegacji, należy mu zwrócić koszty przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez niego ulgi na dany środek transportu (bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje). Ponadto należy się z nim rozliczyć z poniesionych opłat dodatkowych, bezpośrednio powiązanych z korzystaniem z określonego środka transportu. Najczęściej jest to miejscówka, ale równie dobrze może to być np. stosowana przez przewoźnika opłata za wydanie biletu.