Dane osobowe pracowników chronionych przez związek zawodowy

W indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, np. przy rozwiązaniu umowy o pracę, pracodawca musi zapytać zakładowe organizacje związkowe (zoz), czy konkretny pracownik korzysta z ich ochrony. Taki sposób postępowania nakazuje art. 30 ust. 21 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 167, dalej ustawa o zz). Jeżeli zoz nie udzieli odpowiedzi w ciągu pięciu dni, pracodawca nie musi z nim współdziałać i czekać na jego opinię. Procedura jest jasna. W praktyce jednak sprawa listy osób chronionych przez organizacje związkowe budzi poważne kontrowersje.

Jednorazowo czy na bieżąco

Do tej pory pracodawcy uważali, że mogą jednorazowo wystąpić do zoz o przekazanie zbiorczej listy wszystkich osób korzystających z ich ochrony. Dlatego bez związku z konkretną sprawą zwracali się do zoz o przekazanie takiego wykazu uważając, że związek musi tę informację podać. Taka praktyka miała być ułatwieniem dla pracodawcy – z góry wie, którzy podwładni nie korzystają z ochrony zoz i w ich sprawie nie musi prowadzić dodatkowych konsultacji.

Początkowo Sąd Najwyższy aprobował postępowanie pracodawców. Przykładowo w wyroku z 14 czerwca 2012 r. (I PK 231/11) SN uznał, że zoz musi udzielić informacji o pracownikach podlegających ochronie związkowej oraz ma aktualizować tę listę. Jeżeli wykaz osób chronionych rozszerza się bądź uszczupla, zoz z własnej inicjatywy powinien uaktualnić wcześniej przekazaną informację. Przy takim założeniu pracodawca nie musi pytać o konkretnych pracowników ani nie ma obowiązku podawać precyzyjnie, do czego ma mu służyć ta wiedza.

Obecnie stanowisko Sądu Najwyższego i sądów administracyjnych jest inne. Ich zdaniem za każdym razem przed podjęciem decyzji, która wymaga współdziałania z zoz, pracodawca musi zwrócić się do wszystkich organizacji o informację, czy wskazany pracownik korzysta z takiej ochrony. Zmiana stanowiska to wynik działalności organów odpowiedzialnych za ochronę danych osobowych.

Przynależność należy do danych osobowych

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych uznał, że żądanie przez pracodawcę podania przez zoz zbiorczej listy pracowników korzystających z ochrony związkowej jest niezgodne z ustawą o ochronie danych osobowych (decyzja GIODO z 13 stycznia 2009 r., DOLiS/DEC-21/09). Informacja o przynależności związkowej należy do tzw. danych szczególnie chronionych. Dlatego pracodawca każdorazowo powinien kierować do związku indywidualne pytanie, gdy chce zwolnić któregoś z pracowników.

Stanowisko GIODO znalazło odzwierciedlenie w orzeczeniach sądów administracyjnych. Uznano, że pracodawca może gromadzić imienne listy pracowników należących do zoz, ale tylko wtedy, gdy w swoim żądaniu poda konkretny cel, np. zamiar wypowiedzenia umowy o pracę. W związku z tym trzymanie przez pracodawcę takich danych na zapas jest niedopuszczalne (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 28 października 2009 r., II SA/Wa 16/09; wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 30 listopada 2011 r., I OSK 2118/10).

Cel uzyskania informacji

Pytając o chronionych pracowników, pracodawca musi wskazać, po co chce taką informację uzyskać od związku. W ocenie sądów nie ma obiektywnego celu, który uzasadniałby żądanie od zoz podania na zapas zbiorczej listy chronionych pracowników. Ich zdaniem niedopuszczalne jest domaganie się od zoz ujawnienia danych o wszystkich pracownikach korzystających z obrony. Pracodawca może zatem zwrócić się o informację o wszystkich pracownikach korzystających ze związkowej obrony tylko wtedy, gdy zamierza podjąć działania wobec wszystkich tych osób. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 4 czerwca 2013 r. (II PK 297/12).

Ochrona prywatności

Skierowanie przez pracodawcę pytania do zoz, czy pracownik wymieniony z imienia i nazwiska korzysta z obrony związkowej, stanowi przetwarzanie jego danych osobowych. Pracodawca ujawnia zamiar podjęcia wobec tej osoby czynności z zakresu prawa pracy, która wymaga współdziałania ze związkiem.

Aby chronić dobra osobiste takich pracowników, Sąd Najwyższy w uchwale z 21 listopada 2012 r. (III PZP 6/12) uznał, że pracodawca nie musi podawać związkom szczegółowych zamiarów wobec takiej osoby. Wystarczy, że wskaże, iż chodzi o potrzebę współdziałania ze związkiem w indywidualnej sprawie. To mało praktyczne rozwiązanie. Samo skierowanie pytania do zoz sugeruje bowiem, że pracodawca chce podjąć jakieś działania wobec konkretnej osoby, a w większości przypadków takim zamiarem jest rozwiązanie umowy o pracę.

Bez wiedzy o objętych ochroną

Obecnie zdaniem sądów nieudzielenie przez związek informacji o wszystkich korzystających z jego ochrony, jeżeli zatrudniający żąda tej informacji bez rzeczowej potrzeby, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku współdziałania ze związkiem w konkretnej sprawie (uchwała SN z 21 listopada 2012 r., III PZP 6/12). Jeżeli związek nie przekazał i nie zaktualizował listy reprezentowanych przez niego osób, to pracodawca nadal musi przeprowadzić indywidualną konsultację, np. zamiar wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Ta zasada nie rozwiązuje jednak wszystkich wątpliwości. Nadal nie wiadomo, czy pracodawca jest zwolniony ze współdziałania z zoz, jeżeli zwróci się do organizacji o informację o konkretnych pracownikach i wskaże cel, dla którego pozyskuje tę informację, a związek bez żadnej przyczyny jej odmówi. Niewykluczone, że bezczynność związku zwalnia pracodawcę z konieczności dalszej współpracy.

Wykładnia Sądu Najwyższego może być niekorzystna dla pracodawców. Organizacje związkowe mogą bowiem, zgodnie z prawem, powołując się na ochronę danych osobowych, odmówić dostarczenia listy wszystkich bronionych przez siebie pracowników. Natomiast pracodawca, zanim rozpocznie w firmie zwolnienia, w dalszym ciągu musi ustalić, czy określone osoby podlegają ochronie tej organizacji. Najczęściej tacy pracownicy zostaną uprzedzeni o krokach pracodawcy (np. o planowanym wypowiedzeniu) i mogą podjąć próbę opóźnienia zamierzonych działań, np. idąc na długotrwałe zwolnienie lekarskie.