Walka o dofinansowanie, a następnie realizacja inwestycji, to długotrwały proces, który jednak warto przejść, kiedy firma dobrze do tego się przygotuje. Może bowiem dać impuls do dynamicznego rozwoju.

Znaczna część środków unijnych, jakie otrzyma Polska w najbliższych latach, została zarezerwowana na dofinansowanie projektów realizowanych przez przedsiębiorców. Będą po nie mogły sięgnąć zarówno firmy już istniejące, a stawiające na dalszy, dynamiczny rozwój, jak i te dopiero zakładane.

Cała pula środków została podzielona na tzw. programy operacyjne. Niektóre z nich mają charakter ogólnokrajowy, co oznacza, że o środki z nich mogą walczyć wszystkie firmy, niezależnie od miejsca rejestracji lub prowadzenia działalności gospodarczej. Inne mają charakter regionalny i będą wspierać inwestycje realizowane na obszarze konkretnego, jednego województwa. Wyjątkowy jest tylko program skierowany na rozwój Polski wschodniej, który obejmuje województwa: warmińsko-mazurskie, podlaskie, lubelskie, świętokrzyskie i podkarpackie. Niezależnie od tych podziałów ogólne zasady ubiegania się o dofinansowanie, a następnie realizacji projektów są podobne. Co warto więc o nich wiedzieć? Cały proces można podzielić na kilka etapów. Składają się na nie:

- ubieganie się o dotację,

- podpisanie umowy o dofinansowanie,

Reklama
Reklama

- realizacja inwestycji,

- kontrole, sprawozdawczość, rozliczenie,

- zachowanie trwałości projektu.

W odpowiedzi na konkurs

Krokiem, który formalnie rozpoczyna proces walki o unijne dofinansowanie jest ogłoszenie konkursu. Odpowiednia instytucja (np. urząd marszałkowski, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju) publikuje takie ogłoszenie wraz z jego regulaminem. W odpowiedzi przedsiębiorca musi przygotować wniosek o dofinansowanie, w którym przedstawia, co chciałby zrobić i osiągnąć dzięki unijnym pieniądzom, wskazując także na źródła finansowania takiej inwestycji (unijna dotacja pokrywa tylko część wydatków, stąd przedsiębiorca musi zapewnić wkład własny).

Oczywiście wszystkie takie pomysły muszą być zgodne z celami tzw. działania lub poddziałania konkretnego programu operacyjnego, którego dotyczy dany konkurs. Nie wolno bowiem zgłaszać dowolnych pomysłów inwestycyjnych, choćby były ciekawe i perspektywiczne, a jedynie takie, które przystają do przykładowych projektów wskazanych w regulaminie konkursu (działaniu). Przykładowo mogą to być np. projekty badawcze, rozwojowe, związane z odnawialnymi źródłami energii, szkoleniowe, doradcze, związane z międzynarodową ekspansją albo dywersyfikacją dotychczasowej działalności. Stąd już na samym początku trzeba zweryfikować charakter danego działania, aby nie pisać wniosku, który nie ma żadnych szans na uzyskanie dotacji (chociaż może mieć taką szansę przy realizacji innego działania/programu).

Wraz z wnioskiem o dofinansowanie przedsiębiorca musi złożyć inne dokumenty, które zawsze są wskazane w regulaminie konkursu (np. biznesplan, szczegółowy harmonogram realizacji projektu, różnego rodzaju zgody i opinie, jeżeli byłyby wymagane).

Z umową o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny (która może być kilkuetapowa) wniosek zostanie przyjęty, przedsiębiorcy zostaje przedstawiona umowa o dofinansowanie. Jest to kontrakt, który łączy firmę z instytucją udzielającą wsparcia i wskazuje na wszystkie obowiązki, od których spełnienia uzależniona jest wypłata dotacji. Uwaga! Wniosek o dofinansowanie jest jednym z załączników do umowy. Warto więc pamiętać, że sama umowa o dofinansowanie jest tylko swoistym przyrzeczeniem przyznania grantu, uwarunkowanym prawidłowym przeprowadzeniem całego procesu realizacji inwestycji i utrzymania jej rezultatów.

Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie firma powinna zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym należy dopełnić niezbędnych formalności. Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt jest realizowany. W większości przypadków niezbędne są co najmniej:

- dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON),

- kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego,

- aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),

- dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).

Kontroluj wydatki

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie przedsiębiorca może rozpocząć realizację inwestycji (formalnie może to zrobić wcześniej, np. dzień po złożeniu wniosku o dofinansowanie, ale na własne ryzyko, czyli bez gwarancji, że dotacja zostanie mu przyznana). Na tym etapie najważniejsze jest przestrzeganie reguł terminowego, efektywnego i przejrzystego dokonywania wydatków oraz trzymania się reguł dotyczących tzw. wydatków kwalifikowanych.

Firma realizująca projekt musi bowiem pamiętać, że nie każdy wydatek może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Tak naprawdę trzeba je poznać już na etapie pisania wniosku o dotację. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty przedsiębiorca musi ponieść ze środków własnych (oszczędności, kredyty, pożyczki).

PRZYKŁAD

Firma X otrzymała dotację w wysokości 40 proc. kosztów kwalifikowanych. Do takich umowa zaliczała np. wydatki na zakup wyposażenia (maszyn, linii technologicznych), ale już nie na ich uruchomienie. Jeżeli koszt zakupu wyposażenie wyniesie 100 tys. zł, a koszt uruchomienia 20 tys. zł, to przedsiębiorca będzie się mógł ubiegać o zwrot 40 tys. zł. Pozostałe 60 tys. zł za maszynę, czyli 60 proc. jej wartości, jak i 20 tys. zł za uruchomienie, czyli 100 proc. kosztów tego przedsięwzięcia przedsiębiorca musi pokryć ze środków własnych.

Ponadto, pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które firma przedstawi do refundacji (rozliczenia w ramach zaliczki) będą kwalifikować się do współfinansowania. I to nawet wówczas, gdy będą one zgodne z katalogiem wydatków kwalifikowanych. W trakcie realizacji projektu lub po jego zakończeniu podlega bowiem sprawdzeniu:

- czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,

- czy był on przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,

- czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz krajowego,

- zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,

- efektywność poniesionego wydatku,

- sposób udokumentowania wydatków.

Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując go, firma korzysta z pieniędzy publicznych. A to ma swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług.

Jawność i przejrzystość

Podpisując umowę o dofinansowanie, każdy przedsiębiorca zobowiązuje się do zachowania zasad uczciwej konkurencji oraz efektywności, jawności i przejrzystości przy dokonywaniu wszystkich wydatków. Ma także obowiązek dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Dlatego trzeba zapomnieć o zlecaniu usług lub nabywaniu towarów od zaprzyjaźnionych dostawców lub dowolnym wyborze ofert. Przedsiębiorca, który do tej pory inwestował w rozwój firmy wyłącznie własne środki, musi przestawić się na inny tryb. Nawet jeżeli jako podmiot prywatny nie będzie miał obowiązku stosować pełnych reguł zamówień publicznych, to i tak wszystkie wydatki muszą być dokonywane w zgodzie z powyższymi zasadami. A to oznacza m.in. obowiązek przygotowania zapytania ofertowego, wraz ze zdefiniowanymi kryteriami wyboru ofert, poszukiwania przynajmniej kilku potencjalnych dostawców (wykonawców), publikacji ogłoszenia, wyboru najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przyjętymi kryteriami wraz ze sporządzeniem protokołu opisującego i uzasadniającego wybór konkretnego dostawcy towarów lub usług.

Nieprzestrzeganie powyższych reguł doprowadzi do zakwestionowania wydatków. Nie zostaną one uznane za kwalifikowane, co przełoży się na niższą wartość dotacji, a w skrajnych przypadkach może nawet prowadzić do rozwiązania umowy o dofinansowanie.

Weryfikacja projektu

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na skorzystanie z unijnych środków, musi nastawić się na to, że projekt (jego rzeczywista realizacja, towarzysząca mu dokumentacja, rozliczenia) będzie przedmiotem kontroli. Warto podkreślić, że kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie tzw. okresu trwałości >patrz ramka.

Przez cały okres realizacji inwestycji firma musi także informować opinię publiczną o tym, że dany projekt (inwestycję) realizuje przy unijnym wsparciu. W tym celu na zakupionych maszynach, urządzeniach, budynkach, jak i dokumentacji powinny być umieszczone stosowne oznaczenia (logo funduszy, programu operacyjnego, z którego korzysta przedsiębiorca).

Wreszcie przedsiębiorca musi pamiętać o tym, że złożenie ostatniego wniosku o płatność nie kończy jego przygody z unijnymi funduszami. Przez czas określony w umowie o dofinansowanie ma on obowiązek zachować wszystkie rezultaty projektu. Jeżeli więc założył nową firmę, to nie może nagle zakończyć działalności. Jeżeli kupił nowoczesną maszynę, to nie może jej sprzedać, jeżeli zatrudnił pracowników, to nie może zmniejszyć liczby etatów, itp.

Weryfikacja w każdym momencie

Zadaniem instytucji udzielających wsparcia, a także organów je kontrolujących, jest dbanie o to, aby każde euro unijnych dotacji było wydawane w sposób prawidłowy. Wychwytywanie nieprawidłowości jest o tyle istotne, że pozwala uchronić cały kraj przed utratą części unijnych środków. Nieprawidłowości wykryte na dalszych etapach, np. bezpośrednio przez Komisję Europejską, mogą bowiem skutkować zmniejszeniem całej puli środków. Stąd kontrole prawidłowej realizacji każdego projektu, które mogą być przeprowadzane na różnych etapach, np.:

- weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez firmę wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym. Dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowanymi,

- kontrola w miejscu jego realizacji lub w siedzibie firmy – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest tzw. wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest wykonywany,

- kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy firma realizuje więcej niż jeden projekt lub gdy realizowała projekt w latach 2007–2013. Sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W takiej kontroli przedsiębiorca bezpośrednio nie uczestniczy. Prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Firma dowie się o niej tylko wtedy, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostanie poproszona o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji,

- kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą firma zobowiązana jest posiadać i przechowywać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu (np. sprawdzenie, czy zadeklarowana we wniosku powierzchnia nowej hali produkcyjnej, laboratorium, parametry zakupionego sprzętu odpowiadają rzeczywistości),

- kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu. W jej trakcie weryfikacji podlega to, czy w projekcie nie zaszły niedozwolone modyfikacje,

- inne kontrole – realizowane na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, firma otrzymuje zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Źródło: www.funduszeeuropejskie.gov.pl