Muszą one jednak spełniać łącznie dwa warunki:
- wskazał je pracownik,
- pracodawca uznał je za usprawiedliwiające absencję (§ 1 rozporządzenia).
Szef nie ma przy tym pełnej dowolności w uznaniu lub nieuznaniu konkretnej nieobecności jako usprawiedliwionej. Jednym z jego podstawowych obowiązków jest równe traktowanie pracowników w zatrudnieniu. W praktyce oznacza to, że jeśli szef usprawiedliwi nieobecności części pracowników spowodowane błahą przyczyną i jednocześnie nie przyjmie konkretnych tłumaczeń od pozostałych, ryzykuje zarzutem nierównego traktowania.
Dla pracodawcy bezpieczniej jest przyjąć zasadę, aby za usprawiedliwione uznawać te absencje, które powstały niezależnie od pracownika lub przynajmniej w sposób przez niego niezawiniony (np. strajk komunikacji i niemożność dotarcia na czas do pracy). W takich okolicznościach wyciągnięcie konsekwencji wobec podwładnego jest sporym ryzykiem.
Niezależnie od tego, czy pracodawca go ukarze, czy dyscyplinarnie zwolni z etatu, podwładny ma prawo odwołać się od tej decyzji do sądu. Jeśli wykaże obiektywne okoliczności usprawiedliwiające jego absencję, sąd uzna działanie pracodawcy za nieuzasadnione. A to wiąże się z uchyleniem kary porządkowej, a w razie rozwiązania angażu – przywróceniem do pracy lub wypłatą odszkodowania. Aby tego uniknąć, szef nie powinien podejmować pochopnych decyzji. Szczególną ostrożność ma zachować zwłaszcza w kilku sytuacjach.
Areszt lub więzienie
Wprawdzie odbywanie przez pracownika kary pozbawienia wolności musi być przez niego zasłużone. Jednak sama ta okoliczność nie stanowi ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Nie uzasadnia to rozwiązania angażu bez wypowiedzenia z winy podwładnego.
Co więcej, w wyroku z 12 stycznia 2012 r. (I PK 74/11) Sąd Najwyższy uznał, że jest to okoliczność usprawiedliwiająca nieobecność etatowca w pracy, zwłaszcza gdy poinformuje on pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania.
Trzy miesiące karencji
Zanim jeszcze pracownik podjął zatrudnienie, miał proces karny, w wyniku którego skazano go na karę pozbawienia wolności. Sąd odroczył jej odbycie na wniosek pracownika, który w tym czasie podjął zatrudnienie, sumiennie wykonując swoje obowiązki. Mimo to pewnego dnia został zatrzymany przy firmowej bramie i pod przymusem doprowadzony do zakładu karnego, aby odbyć karę. Pracownik niezwłocznie powiadomił pracodawcę o przyczynie nieobecności, wnosząc o udzielenie urlopu wypoczynkowego, a następnie bezpłatnego. Nieobecność etatowca szef musi uznać za usprawiedliwioną, na co pośrednio wskazuje art. 66 k.p. Wynika z niego, że dopiero po trzech miesiącach tymczasowego aresztowania umowa wygasa, dlatego w tym okresie nieobecność pracownika w firmie powinna być usprawiedliwiona.
Przed świadczeniem rehabilitacyjnym
Podobnie jest z oczekiwaniem pracownika na przyznanie mu świadczenia rehabilitacyjnego. Jeśli wniosek w tej sprawie trafi do ZUS z opóźnieniem (czyli na mniej niż sześć tygodni przed zakończeniem okresu zasiłkowego), chory nie ma gwarancji, że decyzja zapadnie najpóźniej 183. dnia jego niezdolności do pracy. Musi zatem liczyć się z tym, że między wyczerpaniem okresu zasiłkowego a faktycznym przyznaniem świadczenia rehabilitacyjnego będzie przerwa. W czasie jej trwania nie można dopuścić pracownika do pracy, gdyż nadal jest on do niej niezdolny. Ponieważ nieobecność ta jest niezawiniona zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę, należy uznać ją za usprawiedliwioną, ale niepłatną.
Zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy to wyjątek od reguły, który musi wynikać z przepisów. W tym przypadku brakuje regulacji, która uprawniałaby pracownika do zachowania prawa do pensji. Jedynie w sytuacji, w której opóźnienie przeprowadzenia badań spowodowane byłoby przyczynami zawinionymi przez pracodawcę, pracownik mógłby domagać się wynagrodzenia przestojowego.
Pośpiech niewskazany
Pracownik korzystający z długiego zwolnienia lekarskiego wystąpił o przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego w 170. dniu choroby, czyli 30 dni po terminie. Opóźniło to wydanie decyzji ZUS o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego. Dlatego w 182. dniu choroby pracownik nie wiedział jeszcze, czy je uzyska. Zawiadomił szefa, że czeka na przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego, gdyż nadal jest niezdolny do pracy. Pracodawca powinien przyjąć tę informację, uznając nieobecność pracownika w pracy za usprawiedliwioną. Musi bowiem pamiętać, że niezależnie od daty wydania decyzji przez ZUS, ewentualne świadczenie zostanie przyznane podwładnemu od 183. dnia niezdolności do pracy, aby pozostawało w ciągłości z zasiłkiem chorobowym. Niekiedy więc decyzja w tej sprawie będzie miała skutek wsteczny.
Wyjątki od tej zasady mogą wystąpić, gdy pracownik nie dopełnia obowiązków, np. co do usprawiedliwienia swojej nieobecności w pracy. Zwłaszcza gdy dotyczy to osoby zajmującej wysoki szczebel w hierarchii zakładu, a opóźnienie w wytłumaczeniu nieobecności jest poważne. W takich wypadkach pracodawca może wyciągnąć konsekwencje służbowe, ze zwolnieniem dyscyplinarnym włącznie (por. wyrok SN z 20 grudnia 2013 r., II PK 81/13).
Kierownik ma trudniej
Wiceprezes był zatrudniony w firmie od ponad 20 lat, przechodząc w tym czasie całą ścieżkę awansu zawodowego. Rozchorował się i korzystał ze zwolnień lekarskich do wyczerpania okresu zasiłkowego. Następnie przez kilka dni nie informował pracodawcy o przyczynie dalszej absencji, czekając na termin badania lekarza orzecznika ZUS. Dopiero po 10. dniach nieobecności powiadomił przełożonego, że czeka na termin komisyjnego badania w ZUS, nie przedstawiając jednak dowodów usprawiedliwiających wcześniejszą absencję. W tych okolicznościach działanie wiceprezesa, który uczestniczył w tworzeniu regulaminu pracy, określającego zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy, można uznać za rażące niedbalstwo. Niedostatecznie bowiem wytłumaczył powody opóźnienia nieobecności. To oraz fakt dalszego nieusprawiedliwiania absencji narusza dyscyplinę pracy i daje pozostałym zły przykład. Uprawnia to pracodawcę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Tsunami i wulkan przeszkodzą w powrocie
Podobnie należy kwalifikować przypadki, gdy pracownik bez swojej winy nie może stawić się w zakładzie zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Także tu bezpiecznie można stosować kryterium zobiektywizowania wskazanej przez pracownika przeszkody uniemożliwiającej mu dotarcie do firmy. Jeśli jest ona istotna, losowa i nie zależy od woli pracownika, zasługuje na uwzględnienie. W przeciwnym razie szef odmawia jej uznania i nie usprawiedliwia absencji.
Odwołane loty
Pracownik wyjechał na dwutygodniowy urlop do Ameryki Południowej. W przeddzień powrotu wybuchł tam wulkan i wszystkie loty zostały odwołane. Ponieważ obiektywnie pracownik nie miał możliwości powrotu do kraju, pracodawca powinien usprawiedliwić jego nieobecność do czasu, gdy pojawi się pierwsza szansa na przyjazd. Ewentualna dalsza nieobecność w pracy może być kwalifikowana jako nieusprawiedliwiona. Uzasadnia to wyciągnięcie wobec podwładnego konsekwencji porządkowych lub zwolnienie go z posady.
Paraliż komunikacji
Wskutek intensywnych opadów śniegu miejscowość, w której mieszka pracownik, została odcięta od świata. Pługi śnieżne, które miały udrożnić jedyną prowadzącą do niej drogę, utknęły w zaspach, a służby drogowe postanowiły wstrzymać się z dalszymi próbami przywrócenia ruchu do poprawy pogody. W takich okolicznościach niemożność stawienia się etatowca w pracy jest niezależna od niego i obiektywna. Szef powinien ją usprawiedliwić do czasu opanowania sytuacji przez drogowców.
Warto przy tym zwrócić uwagę na to, że pracodawca jest w stanie zweryfikować prawdziwość podanych przez pracownika informacji (np. o blokadzie dróg przez protestujących związkowców, strajku pracowników komunikacji czy alarmie bombowym w metrze) na podstawie środków masowego przekazu. Ponadto uwzględniając miejsce przebywania pracownika (np. adres zamieszkania), może zadecydować o tym, czy konkretna okoliczność usprawiedliwia nieobecność przez cały dzień pracy, czy tylko przez jego część.
