W firmie powinno się stosować zasadę, że wszystkie rachunki reguluje się w terminie. Zdarza się jednak, że przedsiębiorca ma np. problemy sezonowe i nie jest w stanie zapłacić za dostawę bądź paliwo. Wówczas jego kontrahent może wystąpić do sądu, by przymusowo ściągnąć swoje należności. Bez wcześniejszego wezwania jednak ani rusz.
Przed końcem roku warto więc uporządkować kwestie wysokości należności, które nie zostały terminowo uregulowane. Może temu służyć instytucja windykacji należności wynikających z umów wzajemnych, których termin płatności już upłynął. Warto więc podreperować sytuację finansową firmy poprzez wezwanie dłużników do zapłaty zaległych należności.
Kwestia wykonania i skutków niewykonania zobowiązań z umów wzajemnych, zawieranych w obrocie gospodarczym, została uregulowana przepisami art. 487– 497 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (DzU z 2014 r., nr 121), dalej: k.c.
Z umową wzajemną mamy do czynienia, jeśli obie strony zawartej umowy zobowiązują się spełnić swoje świadczenie w taki sposób, że świadczenie jednej z nich ma być odpowiednikiem świadczenia drugiej.
Przykład
Jedna ze stron kontraktu zobowiązuje się do wykonania usługi polegającej na przewiezieniu towaru w ilości 5 ton piasku z miejsca A do miejsca B specjalistycznym sprzętem i rozładowania go, a druga strona kontraktu zobowiązuje się do zapłacenia wynagrodzenia wskazanego w umowie.
Świadczenia, które są przedmiotem zobowiązań z takich umów wzajemnych, powinny być spełnione jednocześnie, chyba że co innego wynika z umowy, z ustawy albo z orzeczenia sądu lub decyzji innego właściwego organu, np. że jedna ze stron obowiązana jest do wcześniejszego świadczenia (art. 488 § 1 k.c.). Jeśli zaś ustalono, iż świadczenia wzajemne będą spełnione jednocześnie, każda ze stron może się powstrzymać od spełnienia świadczenia do czasu, aż druga strona zaofiaruje świadczenie wzajemne.
Gdy los jest niepewny...
Jeśli jedna ze stron obowiązana jest spełnić świadczenie wzajemne wcześniej, a spełnienie świadczenia przez drugą stronę jest wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy, strona zobowiązana do wcześniejszego świadczenia może się powstrzymać od jego spełnienia do czasu, aż druga strona zaofiaruje świadczenie wzajemne lub da zabezpieczenie. Przy czym nie dotyczy to przypadków, gdy strona już w chwili zawarcia umowy wiedziała o złym stanie majątkowym drugiej strony.
Strona nie wywiązuje się z obowiązku
Jeśli jedna ze stron umowy wzajemnej dopuszcza się zwłoki w wykonaniu zobowiązania z tej umowy, druga strona powinna wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin do wykonania tego zobowiązania. Jednocześnie wzywający może zastrzec, iż w sytuacji bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu będzie uprawniony do odstąpienia od umowy. Nie ma też przeszkód, aby strona odstąpiła od umowy bez wyznaczania tego terminu, kiedy druga strona jednoznacznie odmówiła wykonania zobowiązania (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 10 stycznia 2013 r., VI ACa 971/12).
Może również żądać wykonania zobowiązania i naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki czy to bez wyznaczenia terminu dodatkowego, czy po jego bezskutecznym upływie.
W umowach wzajemnych w przypadku dopuszczenia się przez jedną ze stron zwłoki w zapłacie wskazanego w kontrakcie wynagrodzenia, druga strona nie od razu może więc wystąpić o zapłatę do sądu.
Tylko pisemnie
Wezwanie winno zostać sporządzone w formie pisemnej, z potwierdzeniem odbioru przez dłużnika. W przypadku wystąpienia bowiem na drogę sądową wierzyciel musi mieć potwierdzenie, że wezwał dłużnika do zapłaty zaległości, wyznaczył mu termin do wykonania świadczenia, a dłużnik nie wypełnił zobowiązania wynikającego z umowy wzajemnej.
Wezwanie winno zawierać:
- oznaczenie wierzyciela,
- oznaczenie dłużnika,
- datę i miejsce sporządzenia wezwania,
- wskazanie kwoty zobowiązania,
- wskazanie podstawy prawnej zobowiązania,
- wskazanie odsetek, naliczonych od dnia następnego po upływie terminu płatności do dnia wystawienia wezwania, ewentualnie wskazanie wartości odsetek naliczanych w kolejnych dniach, przy czym wysokość odsetek może zostać określona w umowie, ale nie mogą być wyższe niż wskazane przez ustawodawcę odsetki maksymalne (maksymalna wysokość odsetek wynikających z czynności prawnej nie może w stosunku rocznym przekraczać czterokrotności wysokości stopy kredytu lombardowego Narodowego Banku Polskiego).
Jeśli strony nie wskazały wysokości odsetek, to zgodnie z art. 359 § 2 k.c. należą się odsetki ustawowe.
- termin wykonania zobowiązania wskazanego w wezwaniu, np. w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania wezwania,
- wskazanie sposobu uiszczenia zaległego zobowiązania np. na konto bankowe numer 1254 w banku Y,
- wezwanie winno być podpisane.
Kto podpisuje
Wezwanie takie może być sporządzone i podpisane przez upoważnionego pracownika działu finansowego lub radcę prawnego, odpowiedzialnego za wykonywanie zobowiązań w spółce.
Warto, aby takie przedsądowe wezwanie do zapłaty podpisał np. radca prawny – osoba odpowiedzialna za prawidłowość funkcjonowania działu prawnego, ale również osoba zajmująca się kwestiami spornymi w firmie, w tym m. in. ostatecznym egzekwowaniem należności, których nie udało się zwindykować pracownikom działu ekonomicznego. Zazwyczaj włączenie radcy prawnego na etapie windykacji oznacza, że firma szybko skieruje sprawę do sądu celem uzyskania zaległej należności.
Po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w wezwaniu wierzyciel może wystąpić do sądu z uwagi na niespełnienie świadczenia przez dłużnika.
Częściowe świadczenia
Jeżeli świadczenia obu stron są podzielne, a jedna ze stron dopuszcza się zwłoki tylko co do części świadczenia, uprawnienie do odstąpienia od umowy przysługujące drugiej stronie się ogranicza. To ograniczenie zależy od wyboru strony – czy do tej części, czy do całej reszty niespełnionego świadczenia. Strona ta może także odstąpić od umowy w całości, jeżeli wykonanie częściowe nie miałoby dla niej znaczenia ze względu na właściwości zobowiązania albo ze względu na zamierzony przez nią cel umowy, wiadomy stronie będącej w zwłoce.
WZÓR: Wezwanie do zapłaty – przedsądowe – ostateczne
PPHU „Adek-pol" sp. z o.o. Aleksandrów Kujawski, 12 listopada 2014 r.
ul. Klonowa 1
87-700 Aleksandrów Kujawski
NIP 744-40-23-103
PPHU „Trans-moto" sp. z o.o.
ul. Graniczna 11
87-711 Aleksandrów Kujawski
Wezwanie do zapłaty – przedsądowe – ostateczne
Na podstawie art. 491 § 1 w zw. z art. 359 § 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (DzU z 2014 r., nr 121) wzywam do zapłaty kwoty 17 325,21 zł.
Do dnia dzisiejszego nie została bowiem uiszczona należność wynikająca z poniżej wskazanych faktur, a to:
1. faktura vat nr 11/2014 z 1 października 2014 roku na kwotę 12 100 zł, której termin płatności minął 7 października 2014 roku, kwota odsetek naliczona na dzień wystawienia wezwania wynosi 155,15 zł,
2. faktura vat nr 25/2014 z 9 października 2014 roku na kwotę 5.020 zł, której termin płatności minął 15 października 2014 roku, kwota odsetek naliczona na dzień wystawienia wezwania wynosi 50,06 zł,
łącznie na kwotę 17 120 zł – zobowiązanie główne oraz kwota odsetek naliczonych na 12 listopada 2014 roku wynosi 205,21 zł.
Łącznie do zapłaty 17 325,21 zł.
W związku z powyższym wzywam ostatecznie do uregulowania kwoty zaległości w terminie siedmiu dni od daty otrzymania niniejszego wezwania wraz z odsetkami ustawowymi, naliczonymi od dnia wskazanego jako termin zapłaty do dnia uiszczenia zaległości. Przypomnieć należy, że w sprawie nieuregulowania ww. faktur wystosowano już pierwsze wezwanie do zapłaty 28 października 2014 roku.
Wpłaty należy dokonać na rachunek bankowy w Banku Polskim SA numer 60 1210 0000 0000 2141 5474.
W przypadku nieuregulowania należności we wskazanym terminie sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego.
Arkadiusz Nowak – prezes zarządu
sporządziła Anna Karolak – radca prawny
Załącznik:
1. kserokopie faktur nr 11/2014 i nr 25/2014 wraz z potwierdzeniem ich odbioru
2. kserokopia wezwania do zapłaty z 28.10.2014 r.
