Jak przeprowadzić rozmowę oceniającą pracownika

Porozumiewanie się z pracownikami odgrywa kluczową rolę w firmie. Przepływ informacji pozwala szybciej działać, co przekłada się na wyniki finansowe przedsiębiorstwa.

Od dialogu do ewaluacji

Komunikowanie się leży u podstaw wszelkich procesów zachodzących w organizacji, wpływając na ich skuteczność. Jeśli jest efektywne, zda egzamin niezależnie od branży, stanowiska i rynku. Głównie z powodu rozprzestrzeniającej się i zajmującej większość czasu w ciągu dnia pracy wymiany informacji, która jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania spółki.

Różnorodność dostępnych narzędzi komunikacyjnych, jakimi mogą posługiwać się firmy, w znaczącym stopniu usprawnia przebieg porozumiewania się. Nie wolno jednak zapominać o klasycznej formie, jaką jest rozmowa i wymiana opinii.

Mimo że komunikacja z pracownikami jest oczywista, firmy nie zawsze ją stosują; szczególnie w dzisiejszym, dynamicznym otoczeniu. Świat przekształca się każdego dnia, a zmiana stała się nieodzownym elementem w procesach organizacyjnych. Umiejętność radzenia sobie z przeobrażeniami weszła do kanonu wymaganych i podstawowych kompetencji pracowników. W rezultacie są oni poddawani częstym zmianom, co na ogół nie sprzyja osiąganiu celów biznesowych. Dlatego komunikacja wewnętrzna w firmach w takich sytuacjach jest dziś bardziej istotna niż kiedykolwiek wcześniej.

W ostatnich latach stosowanie ocen okresowych stało się jednym z ważniejszych narzędzi komunikacji z personelem. To płaszczyzna wymiany informacji, która bezpośrednio wpływa na firmę. Właśnie podczas oceny okresowej można wskazać  zatrudnionym kierunki działań firmy i metody ich osiągania,  tak aby właściwie realizowali wyznaczone zadania, przyczyniając się tym samym do efektywności organizacji.

Ocena okresowa służy oszacowaniu całokształtu działań i efektów pracy, wiedzy, zdolności i umiejętności pracownika. Ocenianie etatowca jest skuteczne wtedy, gdy jest przemyślanym, sprawnie funkcjonującym procesem, dostosowanym do wymagań i specyfiki firmy. System ocen pracowniczych to zbiór powiązanych ze sobą modułów, które mają podnieść efektywność działania ludzi.

Wyłącznie fakty

Konieczność sprawdzenia trafności wyboru pracownika, sprawności jego działania i efektywności przy wykonywaniu powierzonych obowiązków to tylko kilka z wielu weryfikowanych elementów. Proces ten często wspiera system bodźcowania pracowników oraz istotnie wpływa na planowanie ścieżek kariery, a także ustalanie awansów i wysokości podwyżek. Ocena jest niezbędnym elementem przekazywania informacji zwrotnej pracownikom, pomaga planować przyszłe zadania oraz ewaluować bieżące wyniki.

Spotkanie oceniające pracownika powinno mieć formę rozmowy. W większości stosowanych systemów komunikacja między osobą oceniającą a ocenianym to dialog. Jego poprowadzenie nie jest łatwe i wymaga rzetelnego przygotowania. Istotne jest, aby podczas oceniania opierać się na faktach z codziennej pracy zatrudnionego. Ocena powinna też dotyczyć poziomu osiągnięć oraz sposobu realizacji zadań. Podczas takiej rozmowy pracownik powinien się dowiedzieć, co mógłby poprawić, jakie zadania wykonał dobrze, a jakie umiejętności powinien stale rozwijać. Istota tego dialogu sprowadza się do przekazania feedbacku (informacji zwrotnej) o efektach pracy pracownika. Natomiast celem rozmowy oceniającej powinno być przekazanie usprawnień, aby bardziej efektywnie wykorzystać zasoby pracownika. Informacja ta ma zmierzać do podsumowania jego pracy za okres podlegający ocenie.

Skuteczna komunikacja podczas rozmowy oceniającej to efekt wzajemnego zrozumienia między przełożonym a pracownikiem. Aby oceniający został dobrze zrozumiany przez ocenianego, musi zadbać o odpowiednie przekładanie opinii i myśli na słowa. Powinien więc unikać skrótów myślowych, schematycznych zdań i parafrazowania zasłyszanych określeń. Musi używać jak najbardziej precyzyjnych pojęć.

W dobrym przekazywaniu informacji ogromną rolę odgrywa zarówno komunikacja werbalna, a jak i niewerbalna. Ta pierwsza jest głównym środkiem komunikacji międzyludzkiej. Jakość prowadzonej rozmowy to znaczący jej element. Rozumie się ją jako płynność, akcent, modulowanie głosem. Te czynniki wpływają na czytelność komunikatu i skuteczny jego odbiór przez adresata.

Kolejna umiejętność dobrej komunikacji werbalnej to zachęcanie oraz angażowanie rozmówcy do dialogu, np. poprzez wyrażanie na bieżąco swoich opinii i odczuć. Dotyczy to także zadawania pytań pogłębiających i dopytywanie o treści przekazywane przez rozmówcę, aby interlokutor poczuł się komfortowo.

Nie tylko słowa

Komunikacja niewerbalna wyraża się przez zachowanie, gestykulację, ton i tembr głosu, mimikę twarzy, samopoczucie (śmiech, skupienie) czy fizyczne zachowanie, kontakt wzrokowy, dystans, jaki zachowujemy, sposób, w jaki siedzimy, stoimy, w jaki witamy osobę ocenianą.

Na komunikację ma też wpływ pomieszczenie, w którym odbywa się rozmowa. Powinno być przestronne, dobrze oświetlone, pozwalające na skupienie. Pośrednio wpływa to na odbiór komunikatu werbalnego i może mu sprzyjać bądź go skutecznie zakłócać.

W dobrej komunikacji ogromne znaczenie ma też operowanie ciszą. Aktywne słuchanie, czyli zachowanie w odpowiednich momentach milczenia i skupienia, jest niezwykle ważne, aby rozmówca czuł się możliwie komfortowo podczas spotkania. Dobrzy słuchacze mają umiejętność skoncentrowania się na rozmówcy i nierozpraszania go. Wyraża się to zainteresowaniem drugiej strony rozmową. Aby to podkreślić, należy obrócić się do interlokutora, przyjąć podobną pozę, utrzymywać kontakt wzrokowy, wysyłać sygnały mimiczne zaznaczając fizyczną obecności dyskutanta.

Ponadto podczas rozmowy oceniającej prowadzący powinien obserwować oraz na bieżąco dostosowywać i modyfikować przekaz do stanu osoby ocenianej. Obserwując, w jaki sposób pracownik reaguje na informacje, fizycznie – czy oddala się, czy przysuwa do stołu, jaką ma mimikę, czy posługuje się jakimiś komunikatami – należy ewentualnie korygować sposób podawanych wiadomości. Przełożony na bieżąco dopasowuje swój przekaz, aby oceniany mógł się poczuć swobodnie, tym samym aktywnie uczestniczył w rozmowie. Powinno to przełożyć się bezpośrednio na cel spotkania, czyli skuteczną komunikację.

Lista zalet

Właściwie przeprowadzona rozmowa oceniająca cechuje się dobrą i skuteczną komunikacją. Jest pomostem między pracownikiem a przełożonym i bezpośrednio wpływa na ich wzajemny odbiór. To też źródło wielu wartościowych informacji o stosunkach panujących w firmie oraz o pracownikach i zespołach. Podczas rozmowy oceniającej szef może poznać potencjał zatrudnionych, ich kwalifikacje, możliwości rozwoju oraz motywację do pracy.

Ocena okresowa zapewnia zarówno pozyskanie nowej wiedzy o podwładnych, jak i usystematyzowanie już posiadanej. Pozwala przejrzeć posiadane zasoby ludzkie, tworzyć indywidualne programy rozwoju dopasowane do potrzeb pracownika i do możliwości firmy. Jest niezbędną częścią motywacji pracowniczej do dalszej efektywnej aktywności zawodowej.