Prowadzę działalność gospodarczą. Jedna z zatrudnionych osób zażądała tzw. paska z wypłaty. Czy mam obowiązek wydać taki dokument niezależnie od podstawy zatrudnienia, tj. umowy o pracę czy zlecenia? W jakiej formie powinno się przekazać takie druki? – pyta czytelnik.
Nie ma przepisu zobowiązującego pracodawcę do wystawiania indywidualnych wyciągów z listy płac, tzw. pasków z wypłaty. Dlatego wydawanie miesięcznych pasków płacowych osobom zatrudnionym na umowę o pracę jest dobrowolne.
Obowiązkiem pracodawcy jest natomiast udostępnienie podwładnemu dokumentacji, na podstawie której wyliczył należne mu wynagrodzenie za konkretny okres. To uprawnienie pracownika wynika z art. 85 § 5 kodeksu pracy i przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy system wynagradzania w firmie jest skomplikowany.
Dobrowolność przy wydawaniu pasków płacowych może się czasem przekształcić w wymóg. Stanie się tak, gdy pracodawca ureguluje tę kwestię np. w regulaminie pracy lub w innym akcie wewnątrzzakładowym. W praktyce firmy wydają czasem paski wypłat, aby uniknąć dodatkowych pytań, wyjaśnień i wątpliwości. Istotne jest jednak to, że odnosi się to wyłącznie do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Przy umowach cywilnoprawnych nie ma podstaw, aby spełniać żądania osoby co do wydania tzw. paska. Zatrudniony na tej podstawie jest bowiem zleceniobiorcą, a nie pracownikiem. To on wystawia rachunek za wykonane zlecenie, który jest podstawą zapłaty za zrealizowaną usługę.
Zasadniczo dopuszczalna jest każda forma paska płacowego. Można go przygotować np. jako wydruk papierowy lub w postaci elektronicznej, np. przesyłki e-mailowej. Elektroniczna dystrybucja pasków nie musi się odbywać za zgodą pracownika, tak jak jest to wymagane np. przy informacjach RMUA.
Dane osobowe widniejące na pasku (m.in. te o wynagrodzeniu) są danymi osobowymi chronionymi zarówno przez art. 23–24 kodeksu cywilnego, jak i ustawę o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że szef powinien postępować dyskretnie i najlepiej przekazać pracownikom wydruki np. w zamkniętej kopercie czy bezpośrednio na adres poczty elektronicznej pracownika.
Bez sankcji
Ewentualna rezygnacja z wydawania pasków bądź opóźnienia w ich przekazywaniu pracownikom nie są zagrożone żadną sankcją. Gdy jednak wymóg wydawania pasków wynika z przepisów wewnętrznych u pracodawcy (np. z regulaminu pracy), jego niedopełnienie narusza te regulacje. Za to może szefowi grozić zapłata odszkodowania, jeżeli pracownik wykaże, że poniósł szkodę majątkową, bo pracodawca nie wykonał swojej powinności.
