Żaden przedsiębiorca w swojej działalności gospodarczej nie powinien zapominać o odzyskiwaniu swoich należności. Prowadząc biznes, można uniknąć windykacji, rozważnie wybierając partnerów handlowych. Czasami do tego wystarczy przeprowadzenie wywiadu gospodarczego lub rozpoznania w środowisku lokalnym. Można też zażądać od kontrahenta zaświadczenia o braku zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego. Jeżeli wstępna analiza daje pozytywną prognozę współpracy, warto jednak pomyśleć o opracowaniu umowy zabezpieczającej długofalowe interesy przedsiębiorcy.
Jeżeli dłużnik ma określony termin i nie spełnia świadczenia, to należy skierować sprawę do sądu
Przede wszystkim, sporządzając projekty umów, należy starać się zminimalizować swoje ryzyko poprzez analizę poszczególnych elementów kontraktu w kontekście sytuacyjnym.
Jakie zabezpieczenie
Każda umowa musi precyzyjnie określać jej przedmiot, miejsce i termin świadczenia, zobowiązania stron i zabezpieczenie jej wykonania. Do zabezpieczeń należą:
- ?kara umowna,
- ?odstępne,
- ?zadatek,
- ?odsetki umowne,
- ?gwarancje bankowe i ubezpieczeniowe,
- ?weksel,
- ?zastaw,
- ?hipoteka.
Ideałem jest spełnienie świadczenia przez kontrahenta przed wykonaniem zobowiązania przez przedsiębiorcę.
Jednak zdarza się, że pomimo dobrze sporządzonej umowy i umieszczonych w niej zabezpieczeń, kontrahent nie spełnia świadczenia. Wtedy należy rozpocząć efektywną windykację.
Byle szybko
Jedną z podstawowych cech windykacji jest jej szybkość. Przedsiębiorca nie może zwlekać z działaniem, gdyż dłużnik pozbędzie się majątku albo roszczenie się przedawni. Jeżeli tylko pojawią się okoliczności świadczące o zachowaniu kontrahenta niezgodnym z umową, przedsiębiorca musi zacząć skutecznie działać.
Każda sprawa wymaga indywidualnego podejścia. Przedsiębiorca powinien rozpocząć od wyjaśnienia, jakie są przyczyny bierności dłużnika. Można to uczynić podczas rozmowy telefonicznej lub spotkania z kontrahentem. Jeżeli kontrahent chce rozmawiać, warto wyjaśnić przyczyny zaistniałej sytuacji. Może być tak, że partner ma problemy finansowe i chwilowo nie ma zamówień.
Mówi się, że w biznesie nie ma sentymentów, ale warto przyjąć rozwiązanie przejściowe, które doprowadzi do spłaty należności. Może to być np. ugoda o ratalnej spłacie zadłużenia.
Nie warto palić mostów
Ugoda powinna precyzyjnie określić warunki spłaty. Mając nadzieję na spełnienie świadczenia przez dłużnika, warto prowadzić czynności windykacyjne, tak aby nie stracić dobrych z nim relacji handlowych. Może są to tylko chwilowe jego kłopoty i współpraca będzie kontynuowana w przyszłości. Nie należy palić mostów, gdy ma się do czynienia z dobrym kontrahentem.
Pora na wezwanie
Jeśli nie ma szans na ugodę, trzeba wysłać wezwanie do zapłaty. W polskim systemie prawnym brak jest wymagań co do elementów wezwania. Przy jego opracowywaniu należy zwrócić uwagę na jego podstawowy cel, czyli skłonienie dłużnika do zapłaty.
Wezwanie, czyli ponaglenie, powinno zawierać:
- ?wskazanie niespełnionego świadczenia,
- ?konsekwencje finansowe jego braku,
- ?ostateczny termin wykonania zobowiązania, po którym sprawa zostanie skierowana do sądu.
Można zagrozić upadłością
Warto przedstawić dłużnikowi wyliczenie obciążających go w przyszłości kosztów sądowych i egzekucyjnych. Na postępowanie dłużnika może wpłynąć też groźba złożenia wniosku o wpisanie go do rejestru długów, co uniemożliwi mu zaciągnięcie kredytu albo zawarcie w przyszłości jakiejkolwiek umowy. W wezwaniu zagrozić też można złożeniem do sądu wniosku o ogłoszenie upadłości dłużnika.
Warto osobiście doręczyć takie wezwanie. Będzie to kolejna okazja do nakłonienia dłużnika do spełnienia świadczenia. Jeżeli kontakt bezpośredni jest niemożliwy, trzeba wezwanie wysłać pocztą, listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, żeby mieć dowód i termin doręczenia.
Efekt w postaci zapłaty może odnieść także wezwanie podpisane przez radcę prawnego albo adwokata, które uświadomi dłużnikowi, że ma do czynienia z profesjonalistą i kolejnym etapem będzie postępowanie sądowe.
Cechą skutecznej windykacji jest konsekwencja w działaniu. Jeżeli dłużnik ma określony termin i nie spełnia świadczenia, to należy skierować sprawę do sądu. Formę dochodzenia długu w sądzie warto pozostawić profesjonalnemu pełnomocnikowi. To radca prawny albo adwokat najlepiej doradzi przedsiębiorcy, jak efektywnie odzyskać wierzytelność w sądzie i jaki wybrać tryb postępowania.
Umowa o dochodzenie należności od dłużników
Przedsiębiorca po nieudanych próbach odzyskania wierzytelności może skorzystać z usług profesjonalnego podmiotu świadczącego usługi windykacyjne. Po wybraniu windykatora przedsiębiorca powinien ustalić warunki współpracy i podpisać umowę. Przede wszystkim nie może sobie pozwolić na to, żeby umowa powodowała jego kolejne straty finansowe. Jakie są więc niezbędne elementy takiej umowy? Może ona dotyczyć windykacji jednego zobowiązania lub wszystkich zobowiązań danego wierzyciela. Zleceniodawca może powierzyć zleceniobiorcy dochodzenie należności przysługujących mu od dłużników, którymi są osoby fizyczne i prawne, wymienione w załącznikach do umowy, sukcesywnie przekazywanych windykatorowi wraz ze zleceniami i pełnomocnictwami wystawionymi przez wierzyciela. Załączniki te będą stanowiły uzupełnienie umowy, co powinno być w kontrakcie zaznaczone.
Wierzyciel musi zobowiązać się w umowie do przekazania windykatorowi niezbędnych danych dotyczących dłużników, które związane są z dochodzonym roszczeniem. Windykator natomiast powinien zobowiązać się do podjęcia wszelkich środków prawnych mających na celu uzyskanie zaspokojenia roszczenia zleceniodawcy. Ważne jest zastrzeżenie w umowie, że będą to środki zgodne z prawem. Chodzi o to, żeby zleceniodawca nie był odpowiedzialny za bezprawne działania windykatorów, które zlecił.