Około tysiąca firm zajmuje się teraz wypożyczaniem wszystkiego, co może być potrzebne podczas dobrze zorganizowanej i atrakcyjnej imprezy plenerowej.

Na słońce ?i na niepogodę

Powodzenie imprezy zależy od atrakcji i od... aury. Na atrakcje firmy mają wpływ, na pogodę już nie. Co najwyżej można się do niej dostosować.

Firmy wynajmujące wyposażenie na eventy oferują dziesiątki rodzajów namiotów, baldachimów, hal namiotowych, pawilonów  bankietowych, handlowych czy gospodarczych. Można w nich wypożyczyć namiot o wymiarach 3 x 3 m, ale i halę namiotową o powierzchni 1000 mkw.

Średni koszt wypożyczenia na trzy dni (stawki ustalane są zwykle właśnie na dwa, trzy dni, czyli czas trwania przeciętnego eventu) – w przypadku namiotów średniej wielkości (do 100 mkw.) – to ok. 15 zł za  1 mkw. Szeroka dostępność namiotów pozwala na uchronienie przed deszczem i słońcem wszystkich żywotnie ważnych obiektów, takich jak punkty gastronomiczne i handlowe, estrady, miejsca, gdzie odbywają się uroczystości i prezentacje, szatni dla sportowców i garderób nawet takich z lustrami i ogrzewaniem dla artystów.

Metr na człowieka

Podczas eventów bardziej ekskluzywnych, zwłaszcza bankietów, każdy gość może zwykle liczyć na miejsce pod dachem – przyjmuje się, że na każdego „uczestnika jedzącego"  potrzeba 1 mkw. powierzchni.

Współczesna technika umożliwia nie tylko ochronę przed deszczem, ale także, w pewnym stopniu, przed chłodem. Służą do tego tzw. grzybki gazowe, czyli promienniki grzewcze na propan, ocieplające powietrze w promieniu 2 m od  grzybka – koszt to ok. 250 zł na dwa dni.

Grzybki gazowe na razie wypożyczane są dość rzadko, w przeciwieństwie do namiotów, bez których nawet najmniejszy event obyć się nie może. Są w związku z tym firmy, których jedyny majątek stanowi kilka czy kilkanaście „zadaszeń" na wynajem.

Razem łatwiej

Drugi biegun tego biznesu to agencje, które oferują komplet sprzętu i wyposażenia organizatorom dużych imprez dla wymagających gości. Najczęściej jednak firmy specjalizują się w określonych rodzajach sprzętu i łączą siły dla realizacji konkretnego, dużego  zlecenia.  Sporo z nich oferuje np. wyłącznie wyposażenie cateringowe: krzesła (5 zł, dwie doby), stoły (12–25 zł), ławostoły piwne (25 zł), roll-bary do nalewania piwa (100 zł), grille (100–150 zł). A także m.in. – kieliszki do wina i wódki (zwrot czystych 30 gr, brudnych 40 gr), widelce i łyżki (25 –35 gr), noże (30–50 gr), półmiski (5–8 zł), obrusy (12–15 zł), chochle (1 zł), talerze (60 gr).

Niemniej ważne niż catering jest nagłośnienie: kolumny głośnikowe, wzmacniacze, mikrofony, odtwarzacze CD i MP3 , miksery dźwięku, mikrofony oraz oświetlenie, tj. reflektory, lasery, stroboskopy, maszyny do dymów oraz ekrany (plazmowe 400–450 zł za dwa dni) i projektory (200 zł). Wynajęcie sceny z zadaszeniem,  montażem i transportem, kosztuje 6–8 tys. zł za dwa dni.

Jako że nie samym jedzeniem i nagłośnieniem uczestnik eventu żyje, firmy wynajmujące sprzęt oferują szeroką paletę urządzeń służących rozrywce – od wózka z watą cukrową po bungee; z wykorzystaniem dźwigu 60 m wysokości, koszt to  100 zł od skoku.

Zorbing ?i piłka fartuchowa

Do wynajęcia są także ścianka wspinaczkowa: 1200–1500 zł, zorbing – czyli kule wypełnione powietrzem, w których można staczać się z górki (1400–1500 zł), paintball (60–70 zł od osoby), piłka fartuchowa – gra w piłkę w strojach, w których nie widzi się piłki (od 800 zł).

Można wypożyczyć  urządzenia konieczne przy większym zgromadzeniu – toalety przenośne (w modelu dla VIP z pełnym wyposażeniem), barierki ochronne pozwalające wytyczyć ciągi komunikacyjne i podzielić teren na sektory (w wersji vipowskiej tzw. kordony hotelowe) oraz mównice (200–300 zł).

Standard wyposażenia plenerowego systematycznie się poprawia, zgodnie ze wzrastającymi wymaganiami.

– Dziś nie jest już możliwe, jak kilkanaście lat temu, żeby namiot był wypłowiały lub miał poplamione ściany – podkreśla Katarzyna Smolińska, organizatorka eventów z Bierunia.

Oczekiwaniom organizatorów eventów wychodzą naprzeciw nawet konstruktorzy. Przebieg firmowej imprezy można  już sfilmować z lotu ptaka, dzięki miniaturowemu helikopterowi z kamerą.

Żniwa potrwają do końca września

Jeszcze co najmniej do końca września będzie trwał sezon imprez plenerowych. Jak Polska długa i szeroka w każdy weekend odbywają się tysiące eventów pod gołym niebem: festiwali, świąt lokalnych, festynów, kiermaszy, konkursów, przeglądów, jarmarków, targów i wystaw, zawodów sportowych dla amatorów, zlotów, firmowych jubileuszy a zwłaszcza imprez integracyjnych. Aby impreza firmowa była udana, nie wystarczą jednak same „okoliczności przyrody". Czasem potrzebny jest nawet czerwony dywan w odcieniu tzw. oskarowym – 400 zł za wypożyczenie na trzy dni, przy długości do 30 m. Każdy event plenerowy to bardziej lub mniej skomplikowane przedsięwzięcie logistyczne oraz tony sprzętu, wyposażenia i najrozmaitszych akcesoriów – od  agregatów prądotwórczych po kieliszki do szampana. W kraju istnieje ok. tysiąca firm, które zajmują się wypożyczaniem wszystkiego, co może być potrzebne podczas takiego eventu. Jednym z głównych powodów powodzenia imprez plenerowych jest bezpośredni kontakt z naturą. Bywa on jednak również czynnikiem ryzyka Ale organizatorzy eventów mają dziś możliwość złagodzenia skutków niesprzyjającej aury – głównie dzięki rozwojowi systemów zadaszeń.