Ministerstwo Gospodarki we współpracy z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej szykuje zmiany, na których skorzysta ponad 800 tys. polskich firm zatrudniających choćby jednego pracownika. Jak szacuje resort, niejasne przepisy nakazujące przechowywanie dokumentów nawet przez 50 lat kosztują przedsiębiorców 130 mln zł rocznie.
Krócej ?w szafie
Pomysł resortu gospodarki jest prosty. Przez 50 lat – na potrzeby emerytalne – będą przechowywane wyraźnie wskazane dokumenty. Obecnie przepisy są bardzo ogólnie sformułowane i nie wiadomo, czy przetrzymywać np. ewidencję czasu pracy danych osób i wypłaconych im pensji w poszczególnych miesiącach. Firmy z ostrożności przechowują więc wszystkie dokumenty pracownicze.
– Problem najwyraźniej widać w wypadku agencji pracy tymczasowej, w których następuje duża rotacja pracowników. Błyskawicznie rosną tam archiwa – tłumaczy Grażyna Spytek-Bandurska, ekspertka Konfederacji Lewiatan.
Z zapowiedzi nowelizacji, która znalazła się w programie prac rządu na IV kwartał tego roku, wynika, że zasadą będzie przechowywanie dokumentów pracowniczych maksymalnie przez pięć lat od ustania zatrudnienia danej osoby. Termin ten przyjęto głównie ze względu na możliwość wytoczenia pracodawcy w tym czasie procesu o zaległe wynagrodzenie czy wypłatę dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. W tym okresie zaległych podatków czy składek mogą dochodzić też służby skarbowe czy ZUS.
Wyraźnie zostanie także wskazana grupa dokumentów, które będą mogły zostać wyrzucone do kosza następnego dnia po rozstaniu się z pracownikiem. Resort nie chce ujawniać, jakie to będą dokumenty, mówi jednak o znacznym zmniejszeniu archiwów utrzymywanych najdłużej.
Na dysku? Nie teraz
– Warto ograniczyć przechowywanie tych dokumentów nie dłużej niż do śmierci pracownika i do tego wyłącznie w wersji elektronicznej, a nie, jak obecnie, papierowej – mówi Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.
Szkopuł w tym, że resort odłożył na później rozpoczęte już jakiś czas temu prace nad informatyzacją archiwów.
– Skoro księgi wieczyste mogą być elektroniczne, to nie rozumiem, dlaczego pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumenty w formie papierowej – zżyma się prof. Arkadiusz Sobczyk z Uniwersytetu Jagiellońskiego. – Jeśli już państwo przerzuciło na pracodawców obowiązek archiwizowania informacji potrzebnych do przyznawania emerytur, to niech wspiera finansowo małe firmy, których nie stać na przechowywanie tych dokumentów – dodaje.
masz pytanie, wyślij e-mail do autora, m.rzemek@rp.pl
Ile będziemy trzymać dokumenty
Do końca zatrudnienia:
- ?dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe i uprawnienia do wykonywania określonych zadań przez pracownika,
- ?orzeczenia lekarskie o zdolności ?do pracy.
Przez pięć lat po zakończeniu współpracy:
- ?ewidencja czasu pracy (urlopy),
- ?ewidencja wypłaconego wynagrodzenia (w tym za nadgodziny),
- ?ewidencja wyposażenia BHP wydanego pracownikowi.
Do celów emerytalnych – przez 50 lat:
- ?umowa o pracę,
- ?umowa o zakazie konkurencji,
- ?umowa o dokształcanie pracownika,
- ?świadectwo pracy uzupełnione o dane zapisane obecnie w RP-7, czyli np. wysokość wypłaconego wynagrodzenia.
