Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.) przewiduje różne tryby udzielania zamówienia, w których różnice uwidocznione są w organizacji przetargu, procedurze wyboru oferty oraz dostępności dla potencjalnych wykonawców. Najbardziej otwartym dla wykonawców, a co za tym idzie – najbardziej konkurencyjnym, trybem jest przetarg nieograniczony. W ramach tego trybu, w wyniku implementacji dyrektyw 2004/17/WE oraz 2004/18/WE, do polskiego p.z.p. wdrożono instytucję dynamicznego systemu zakupów.
Zgodnie z art. 2 ust. 2a p.z.p. dynamiczny system zakupów jest ograniczonym w czasie elektronicznym procesem udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne nabywane na podstawie umowy sprzedaży lub usługi powszechnie dostępne. Dostawy powszechnie dostępne oraz usługi powszechnie dostępne to dostawy i usługi, których możliwość nabycia ma każdy konsument bez jakichkolwiek utrudnień. System dynamicznego zakupu odnosi się zatem do podstawowych artykułów lub usług, których dostarczenie lub wykonanie nie obejmuje specjalistycznych technologii. Przykładowo objęte dynamicznym systemem zakupów są usługi na dostarczanie papieru, środków higienicznych, usług sprzątania, naprawy, itp.
Nie więcej niż cztery lata
Dynamiczny system zakupów jest trwałym mechanizmem służącym bieżącemu dostarczaniu zamawiającemu usług i dostaw. Zasadą jest, iż system ten ustanawia się na okres nie dłuższy niż cztery lata, z tym że możliwe jest jego wydłużenie przez wzgląd na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego. Zamawiający, ustanawiając dynamiczny system zakupów oraz udzielając zamówień objętych tym systemem, powinien stosować odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, jednak ze zmianami wynikającymi z przepisów regulujących ten system zakupów (chodzi m.in. o przepisy dotyczące praw i obowiązków stron, opisu przedmiotu zamówienia i jego wartości). Ponadto zamawiający dokonujący zamówienia w tym systemie nie może naruszać zasady zachowania uczciwej konkurencji.
Drogą elektroniczną
W postępowaniu prowadzonym w celu ustanowienia dynamicznego systemu zakupów oraz w postępowaniu o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów zamawiający i wykonawcy porozumiewają się wyłącznie przy użyciu środków elektronicznych. Przekazywanie oświadczeń, dokumentów, wniosków, zawiadomień, zaproszeń i innych informacji musi się zatem odbywać drogą elektroniczną. Niewymagające potwierdzenia otrzymania informacje podawane przez zamawiającego mogą być przekazywane za pośrednictwem strony internetowej. Ponadto ustawodawca wymaga, by oferty wykonawców pod rygorem nieważności składane były w postaci elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Warunek ten nie jest wymagany do pozostałych wymienionych w przepisie form porozumiewania.
Przepis art. 104 ust. 1 p.z.p. zawiera pewne odmienności w stosunku do regulacji dotyczącej trybu przetargu nieograniczonego. Zgodnie z komentowanym przepisem zamawiający ma obowiązek publikacji SIWZ oraz informacji dotyczących dynamicznego systemu zakupów na stronie internetowej, poczynając od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu. W odróżnieniu od trybu nieograniczonego SIWZ oraz wskazane wyżej informacje muszą pozostać na stronie internetowej zamawiającego przez cały okres trwania dynamicznego systemu zakupów. Ta odmienność w stosunku do trybu nieograniczonego dotyczy konstrukcji dynamicznego systemu zakupów, którego główną cechą jest otwartość, a ostateczny termin składania ofert orientacyjnych nie jest czasowo ograniczony. Za informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów należy uznać również pytania do treści SIWZ i odpowiedzi na nie, a także modyfikacje SIWZ. Na stronie internetowej zamieszcza się również kopie wniesionych protestów oraz rozstrzygnięcia protestów dotyczących SIWZ.
