Tryby udzielania zamówień publicznych: dynamiczny system zakupów

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.) przewiduje różne tryby udzielania zamówienia, w których różnice uwidocznione są w organizacji przetargu, procedurze wyboru oferty oraz dostępności dla potencjalnych wykonawców. Najbardziej otwartym dla wykonawców, a co za tym idzie – najbardziej konkurencyjnym, trybem jest przetarg nieograniczony. W ramach tego trybu, w wyniku implementacji dyrektyw 2004/17/WE oraz 2004/18/WE, do polskiego p.z.p. wdrożono instytucję dynamicznego systemu zakupów.

Zgodnie z art. 2 ust. 2a p.z.p. dynamiczny system zakupów jest ograniczonym w czasie elektronicznym procesem udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne nabywane na podstawie umowy sprzedaży lub usługi powszechnie dostępne. Dostawy powszechnie dostępne oraz usługi powszechnie dostępne to dostawy i usługi, których możliwość nabycia ma każdy konsument bez jakichkolwiek utrudnień. System dynamicznego zakupu odnosi się zatem do podstawowych artykułów lub usług, których dostarczenie lub wykonanie nie obejmuje specjalistycznych technologii. Przykładowo objęte dynamicznym systemem zakupów są usługi na dostarczanie     papieru, środków higienicznych, usług sprzątania, naprawy, itp.

Nie więcej niż cztery lata

Dynamiczny system zakupów jest trwałym mechanizmem służącym bieżącemu dostarczaniu zamawiającemu usług i dostaw. Zasadą jest, iż system ten ustanawia się na okres nie dłuższy niż cztery lata, z tym że możliwe jest jego wydłużenie przez wzgląd na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego. Zamawiający, ustanawiając dynamiczny system zakupów oraz udzielając zamówień objętych tym systemem, powinien stosować odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, jednak ze zmianami wynikającymi z przepisów regulujących ten system zakupów (chodzi m.in. o przepisy dotyczące praw i obowiązków stron, opisu przedmiotu zamówienia i jego wartości). Ponadto zamawiający dokonujący zamówienia w tym systemie nie może naruszać zasady zachowania uczciwej konkurencji.

Drogą elektroniczną

W postępowaniu prowadzonym w celu ustanowienia dynamicznego systemu zakupów oraz w postępowaniu o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów zamawiający i wykonawcy porozumiewają się wyłącznie przy użyciu środków elektronicznych. Przekazywanie oświadczeń, dokumentów, wniosków, zawiadomień, zaproszeń i innych informacji musi się zatem odbywać drogą elektroniczną. Niewymagające potwierdzenia otrzymania informacje podawane przez zamawiającego mogą być przekazywane za pośrednictwem strony internetowej. Ponadto ustawodawca wymaga, by oferty wykonawców pod rygorem nieważności składane były w postaci elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Warunek ten nie jest wymagany do pozostałych wymienionych w przepisie form porozumiewania.

Przepis art. 104 ust. 1 p.z.p. zawiera pewne odmienności w stosunku do regulacji dotyczącej trybu przetargu nieograniczonego. Zgodnie z komentowanym przepisem zamawiający ma obowiązek publikacji SIWZ oraz informacji dotyczących dynamicznego systemu zakupów na stronie internetowej, poczynając od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu. W odróżnieniu od trybu nieograniczonego SIWZ oraz wskazane wyżej informacje muszą pozostać na stronie internetowej zamawiającego przez cały okres trwania dynamicznego systemu zakupów. Ta odmienność w stosunku do trybu nieograniczonego dotyczy konstrukcji dynamicznego systemu zakupów, którego główną cechą jest otwartość, a ostateczny termin składania ofert orientacyjnych nie jest czasowo ograniczony. Za  informacje  dotyczące dynamicznego systemu zakupów należy uznać również pytania do treści SIWZ i odpowiedzi na nie, a także  modyfikacje SIWZ.  Na stronie internetowej zamieszcza się również kopie wniesionych protestów oraz rozstrzygnięcia protestów dotyczących SIWZ.

Udzielanie zamówienia z zastosowaniem dynamicznego systemu zakupów wymaga składania przez wykonawców ofert orientacyjnych, stanowiących podstawę dopuszczenia do dynamicznego systemu zakupów. Jest to szczególny rodzaj oferty, do którego stosuje się przepisy o ofertach, ze zmianami wynikającymi z przepisów o dynamicznym systemie zakupów.  Oferta orientacyjna nie jest wiążąca, wykonawca może złożyć więcej niż jedną ofertę orientacyjną bez wskazywania terminu związania jej warunkami. Natomiast nie jest możliwa zmiana lub wycofanie oferty orientacyjnej przed upływem terminu do składania ofert. Wykonawca jest jednak uprawniony do jej uaktualnienia w każdym czasie trwania zamówienia. Ponadto zamawiający nie może dopuścić możliwości złożenia oferty orientacyjnej wariantowej oraz częściowej.

Należy podkreślić, że zamawiający nie może żądać zabezpieczenia ofert wadium. Przepisy przewidują uprawnienie zamawiającego do żądania dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu; w przypadku braku takiego żądania wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunków udziału. Zamawiający dokonuje oceny oferty orientacyjnej w terminie nie dłuższym niż 15 dni od dnia jej otrzymania, po czym informuje wykonawcę o dopuszczeniu do udziału w dynamicznym systemie zakupów albo o odmowie dopuszczenia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

Uproszczone ogłoszenie

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów zamawiający zamieszcza na stronie internetowej uproszczone ogłoszenie o zamówieniu.  Ogłoszenie to zamieszczane jest przed wszczęciem postępowania, w celu umożliwienia wykonawcom dotychczas niedopuszczonym do postępowania uczestnictwa w systemie składania ofert orientacyjnych.

Po zakończeniu oceny ofert orientacyjnych zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów, zapraszając do składania ofert wszystkich wykonawców dopuszczonych do tego systemu. Zamawiający wyznacza termin do składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty przez wykonawców.

Oferty składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów ocenia się wyłącznie na podstawie kryteriów i znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia udostępnionej na stronie internetowej.  Należy podkreślić, iż oferta składana przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów nie może być mniej korzystna od oferty orientacyjnej.

—Łukasz Bernatowicz, ?radca prawny

Kancelaria Radców Prawnych ?i Doradców Podatkowych Bernatowicz Komorniczak Mazur sp.p.

Klaudia ?Szkodzińska, aplikant radcowski, Kancelaria Radców Prawnych i Doradców Podatkowych Bernatowicz Komorniczak Mazur sp.

Reasumując, dynamiczny system zakupów oparty jest na trybie przetargu nieograniczonego, którego specyfika polega na tym, że trwa określony ?przez zamawiającego czas, a wymiana dokumentacji pomiędzy zamawiającym ?a wykonawcami następuje w całości w postaci elektronicznej. Wykonawca zainteresowany ogłoszeniem może niejako wyrazić swoje zainteresowanie wzięciem udziału w postępowaniu poprzez złożenie niewiążącej oferty ?orientacyjnej, którą może w każdym czasie uaktualnić. System ten ma ?za zadanie usprawnić zamówienia podmiotów publicznych, które muszą ?być realizowane na bieżąco.