Nie każde doręczenie pisma jest skuteczne

Pisma powinny być doręczane stronie, a jeżeli działa przez pełnomocnika, to temu pełnomocnikowi – wynika z art. 40 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). W toku postępowania strony mają obowiązek zawiadomić organ ?o każdej zmianie swego adresu, ?a w razie zaniedbania tego obowiązki doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem wywołuje skutek prawny (art. 41 k.p.a.). Zasady doręczenia przedsiębiorcy korespondencji w postępowaniu administracyjnym zależą ponadto od tego, czy jest osobą fizyczną, czy jednostką organizacyjną.

W mieszkaniu lub siedzibie firmy

W orzecznictwie przeważa pogląd, że osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą pisma powinny być doręczane na takich samych zasadach jak każdej innej osobie fizycznej (por. m.in. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego ?w Warszawie z 6 maja 2010 r., II GSK 594/09 oraz z 4 listopada 2010 r., ?I OSK 910/10).

Zgodnie z art. 42 § 1 k.p.a. w przypadku takiego przedsiębiorcy zasadą są więc doręczenia w mieszkaniu lub w siedzibie prowadzonej firmy, które jest jednocześnie miejscem jego pracy. W razie podania przez stronę adresu dla doręczeń za adres, o którym mowa w art. 42 k.p.a., należy uznać wskazany przez nią adres (por. m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z 6 lipca 2011 r., I SA/Sz 89/11). Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

W razie niemożności doręczenia korespondencji we wskazany wyżej sposób, a także gdy zachodzi konieczna potrzeba, korespondencję można doręczyć w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata. Jak wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 16 grudnia 2011 r. (I OSK 1692/11) przepisy nie ustalają wiążącej organ kolejności miejsc, w których może nastąpić doręczenie. Także przesłanka „koniecznej potrzeby" uzasadniającej doręczenie w każdym miejscu, ?w którym zastanie się adresata, jest pojęciem nieostrym, którego doprecyzowanie pozostawiono organowi prowadzącemu postępowanie. Powinien on dokonać tego na podstawie ustalonych faktów, odnoszących się do okoliczności konkretnej sprawy.

Odbiór przez domownika lub upoważnioną osobę

Przy doręczaniu korespondencji osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą zastosowanie ma także art. 43 k.p.a. Oznacza to, że przypadku nieobecności adresata dopuszczalne jest doręczenie pisma, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli te osoby podjęły się oddania pisma adresatowi.

O doręczeniu korespondencji sąsiadowi lub dozorcy należy zawiadomić adresata poprzez umieszczenie zawiadomienia w oddawczej skrzynce pocztowej lub – gdy nie jest to możliwe – w drzwiach mieszkania. Doręczenie przesyłki do siedziby przedsiębiorstwa prowadzonego przez osobę fizyczną powinno nastąpić do rąk adresata właściciela tego przedsiębiorstwa lub do rąk upoważnionej przez niego osoby.

Przykład

Osoba prowadząca indywidualną działalność gospodarczą wskazała ?jako adres dla doręczeń adres swego brata, który odebrał przeznaczoną dla niej korespondencję. Przedsiębiorca uznał takie doręczenie za bezskuteczne, ale jego stanowisko nie było słuszne. Jak wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie ?w wyroku z 4 listopada 2010 r. ?(I OSK 910/10) w przypadku gdy przedsiębiorca wskazał organowi ?adres, na który mają być dokonywane doręczenia, należy domniemywać, ?że dorosła osoba odbierająca w jego imieniu pisma urzędowe kierowane ?na ten adres jest domownikiem ?lub osobą upoważnioną przez niego ?do odbioru korespondencji.

Datą doręczenia pisma jest w takim przypadku dzień odebrania go przez dorosłego domownika, a nie dzień faktycznego otrzymania przez adresata (por. m.in. wyrok Wojewódzkiego ?Sądu Administracyjnego w Poznaniu ?z 21 sierpnia 2013 r., III SA/Po 346/13).

Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ?z 4 kwietnia 2011 r. (VI SA/Wa 1806/10) w sprawie administracyjnej dotyczącej wspólników spółki cywilnej korespondencja powinna być doręczana osobiście każdemu ze wspólników. Natomiast w wyroku ?z 10 listopada 2011 r. (II SA/Sz 900/11) Wojewódzki Sąd Administracyjny ?w Szczecinie uznał, że z punktu widzenia prawidłowości doręczenia posiadanie lub brak posiadania osobowości prawnej jest bez znaczenia, a cechy spółki cywilnej odpowiadają pojęciu jednostki organizacyjnej w znaczeniu przypisywanym w art. 45 k.p.a.

Na poczcie lub w gminie przez 14 dni

W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony wyżej ?(art. 42 i art. 43 k.p.a.):

- ?operator pocztowy przechowuje pismo przez 14 dni w swojej placówce pocztowej – w razie doręczania pisma przez tego operatora lub

- ?pismo składa się na 14 dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w sytuacji doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.

Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia, powinno być umieszczone w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W razie niepodjęcia przesyłki ?w tym terminie, należy pozostawić powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia tego okresu, a pismo pozostawia się wówczas w aktach sprawy.

Pisma dla jednostki organizacyjnej

W przypadku, gdy przedsiębiorca jest jednostką organizacyjną (np. spółką prawa handlowego) zasady doręczania korespondencji określa art. 45 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem pisma doręcza się wówczas w lokalu siedziby przedsiębiorcy do rąk osób uprawnionych do odbioru korespondencji.

Jak wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku ?z 12 grudnia 2012 r. (II OSK 1480/11) przez osobę upoważnioną do odbioru pisma należy rozumieć każdą osobę, która ze względu na wykonywaną funkcję została regulaminowo lub tylko zwyczajowo uprawniona do odbierania korespondencji przesyłanej do siedziby adresata. Przepis art. 45 k.p.a. wyłączył natomiast możliwość doręczenia pism innym osobom, np. sąsiadowi jednostki organizacyjnej, do której została skierowana korespondencja.

Przykład

Korespondencja przeznaczona dla spółki ABC zastała odebrana przez pracownika spółki XYZ mającej siedzibę pod tym samym adresem. Osoba ta nie była upoważniona do odbioru pism dla spółki ABC. Takie doręczenie nie wywołało skutków prawnych ?(por. postanowienie Naczelnego ?Sądu Administracyjnego ?w Warszawie z 18 grudnia 2013 r., ?II GSK 2335/13).

Organ doręczający nie musi jednak sprawdzać za każdym razem, czy osoba kwitująca odbiór przesyłki posiada formalne uprawnienia do odbioru pism. Kierownik jednostki ma obowiązek podjęcia takich działań organizacyjnych, aby wykluczyć możliwość odbioru przesyłek przez osoby nieuprawnione (postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego ?w Warszawie z 7 lipca 2011 r., ?I OZ 474/11). Jednostka organizacyjna może także korzystać z doręczenia jej pism urzędowych pod innym, wskazanym przez nią adresem (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 20 października 2010 r., II OSK 1650/09). W przypadku takich przedsiębiorców odpowiednio stosuje się ponadto regulacje dotyczące możliwości odbioru pisma na poczcie lub w urzędzie gminy.

Ważne! Doręczenie niezgodnie ?z obowiązującymi przepisami jest bezskuteczne, co oznacza, że termin do dokonania czynności nie rozpoczyna biegu. W takim przypadku strona nie musi składać wniosku o przywrócenia terminu (por. m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego ?w Łodzi z 6 maja 2009 r., III SA/Łd 12/09).

Anna Puszkarska, radca prawny

Podstawa prawna: art. 39–49 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 267)