Zgodnie z art. 29 k.p. umowę o pracę zawiera się na piśmie. Zmiana jej warunków też wymaga takiej formy. Mimo takiego – wydawałoby się jednoznacznego sformułowania kodeksowego – angaż pracowniczy można skutecznie zawrzeć i zmienić bez zachowania postaci pisemnej, tj. ustnie lub w sposób dorozumiany.

Koniecznie na papierze

Wynika to stąd, że polskie prawo przewiduje różne skutki formy pisemnej – w szczególności tę pod rygorem nieważności i tę do celów dowodowych. Pierwsza występuje, gdy ustawa lub umowa stanowią, że czynność wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Umowa zawarta bez zachowania takiej postaci jest nieważna. Jako przykład posłuży umowa o zakazie konkurencji.

Wersja papierowa do celów dowodowych występuje zaś wtedy, gdy ustawa lub umowa stanowią, że czynność wymaga formy pisemnej, ale nie określają, że pod rygorem nieważności. W kodeksie pracy wymóg pisemności umowy o pracę i jej zmian nie został zastrzeżony pod rygorem nieważności. Dlatego dopuszcza się zawarcie i zmianę tego kontraktu w formie ustnej i w sposób dorozumiany.

Wbrew pozorom jest to korzystne dla pracowników. Gdyby bowiem dla angażu zastrzec postać pisemną pod rygorem nieważności, wykonujący pracę przez rok bez umowy nie mógłby twierdzić, że doszło do nawiązania stosunku pracy. W konsekwencji nie mógłby też powoływać się na ochronne przepisy kodeksu pracy. Przy regulacji kodeksowej – choć nie ma umowy na piśmie – podwładny może twierdzić, że doszło do nawiązania stosunku pracy i dochodzić roszczeń w sądzie.

Na słowo i przez dopuszczenie

Zmiana umowy w formie ustnej wymaga wyłącznie słownego oświadczenia pracodawcy o propozycji nowych warunków i w takiej samej postaci akceptacji pracownika. Z kolei jej zmiana w sposób dorozumiany (tzw. konkludentny) ma miejsce, gdy przynajmniej jedna ze stron nie składa swojego oświadczenia na papierze czy ustnie, ale podejmuje takie czynności faktyczne, które pokazują, że godzi się na stanowisko drugiej strony.

Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego. W wyroku z 25 lutego 2009 r. (II PK 176/08) SN stwierdził, że modyfikację warunków umowy o pracę w części dotyczącej wysokości wynagrodzenia można wprowadzić zarówno przez wypowiedzenie zmieniające, uregulowane w art. 42 k.p., jak i za porozumieniem stron. Przy czym porozumienie można zawrzeć także przez czynności konkludentne.

W wyroku z 23 sierpnia 2007 r. (I BP 6/07) SN dopuścił, że w wyniku czynności dorozumianych (konkludentnych) może również dojść do zmiany treści stosunku pracy i warunków zatrudnienia na niekorzyść pracownika. Jak zauważył SN, czynności takie nie mają formy pisemnej, ale przy umowach o pracę ustawodawca nie zastrzegł postaci pisemnej pod rygorem nieważności. Zatem angaż zawarty w innej postaci niż pisemna jest prawnie skuteczny. W pełni należy podzielić uwagi SN. Zgodnie z nimi „oświadczenia woli stron umowy o pracę – zarówno przy jej zawarciu, jak i przy modyfikacji jej treści – nie muszą być złożone na piśmie ani nawet nie muszą być wyraźne. I nietrafne jest stanowisko, że w zakresie skutecznej zmiany warunków płacowych zawsze obowiązuje zasada pisemności. Wymóg pisemności dotyczy jedynie zmiany warunków zatrudnienia w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, nie odnosi się jednak do formy zawarcia porozumienia stron. Może być ono wyrażone przez każde zachowanie się stron, które ujawnia ich wolę w sposób dostateczny".

W wyroku z 22 lutego 2007 r. (I PK 208/07) SN wskazał wprost, że zmiana warunków pracy dokonać się może niekoniecznie pisemnie, bowiem art. 29 § 4 k.p. taką formę przewiduje jedynie do celów dowodowych.

Przykład

Zgodnie z art. 42 § 4 k.p. pracodawca powierzył podwładnemu bez wypowiedzenia zmieniającego inną pracę niż przewidziana w umowie na okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Po tym czasie etatowiec za zgodą szefa dalej wykonuje tę pracę i nie zgłasza w tym zakresie żadnych zastrzeżeń. Należy uznać, że strony zmieniły angaż w zakresie stanowiska pracy w sposób dorozumiany.

W wyroku z 14 stycznia 2010 r. (I PK 155/09) SN wskazał, że jeśli zatrudniony po upływie umówionego okresu wciąż wykonuje obowiązki pracownika delegowanego, a okoliczności wskazują na jego zgodę, można uznać, że w sposób dorozumiany doszło do zawarcia porozumienia o zmianie warunków pracy.

Ustnie lub w sposób dorozumiany nie można zmienić umowy, dla której ustawa lub strony zastrzegły formę pisemną pod rygorem nieważności. Jeżeli zatem w angażu strony określiły, że wszelkie jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, tylko w takiej postaci można ją zmienić. To samo dotyczy umów, wobec których formę pisemną pod rygorem nieważności zastrzega kodeks pracy, np. przy zakazie konkurencji.

Przykład

Strony ustnie uzgodniły, że ze względu na trudną sytuację zakładu pracownik przez rok nie będzie otrzymywał dodatku stażowego. Szef zapomniał jednak, że umowa o pracę zastrzegała dla jej zmian formę pisemną pod rygorem nieważności. Taka zmiana była nieważna.

Przykład

Strony zawarły umowę o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia na rok. Przez pierwsze 3 miesiące szef wypłacał odszkodowanie wyższe niż wynikało z kontraktu. Nawet wyraźna zgoda byłego pracownika na podwyższenie odszkodo-wania w formie pisemnej nie doprowadzi do zmiany umowy. Brakuje bowiem pisemnego oświadczenia pracodawcy o podwyższeniu odszkodowania.

Uwaga na czynności konkludentne

Skoro strony nie składają oświadczeń pisemnych lub ustnych (gdyby składały, umowa byłaby zmieniona na piśmie lub ustnie), o tym, czy zmiana umowy miała miejsce, decyduje to, co strony robiły i jak się zachowywały. Do zmiany umowy może zatem dojść, choć jedna strona lub nawet obie strony nie miały tego świadomości. Dotknie to zarówno pracodawcę, jak i pracownika.

Przykład

Z umów o pracę wynika, że etatowcom przysługuje nagroda uznaniowa. Co miesiąc jednak pracodawca wypłaca wszystkim nagrodę w tej samej wysokości. Skoro szef robi to stale, wszystkim i po równo, można argumentować, że przekształcił nagrodę w dodatek, ewentualnie w premię, gdy nagroda była wypłacana zawsze po spełnieniu się określonych przesłanek (np. osiągnięcia zysku przez firmę). Nagroda jest bowiem składnikiem pensji o uznaniowym charakterze, wypłacanym jedynie za szczególne osiągnięcia. Jeśli firma zaprzestanie wypłacania tej gratyfikacji, pracownik może się jej domagać twierdząc, że przez czynności dorozumiane (praktykę wypłaty) doszło do zmiany umowy i przekształcenia nagrody w dodatek lub premię.

Przykład

Pracownik został przeniesiony na inne stanowisko, na którym otrzymuje obniżoną pensję. Pozostawał w błędnym przekonaniu, że przysługuje na nim premia roczna i przez rok nie protestował. Gdy zorientował się, że na jego posadzie premia nie przysługuje, wystąpił do sądu o wypłatę wyrównania. Ten uznał jednak, że doszło do obniżenia wynagrodzenia w sposób dorozumiany, skoro przez rok zatrudniony nie protestował, a jego wyjaśnienia nie wydały się sądowi wiarygodne.

Skuteczne przeciwdziałanie

Jak pracodawca może obronić się przed niechcianymi zmianami umowy o pracę w sposób dorozumiany? Unikać sytuacji, w której praktyka rozmija się z angażem. Zawsze bowiem jeżeli praktyka jest korzystniejsza dla pracowników, mogą oni twierdzić, że w sposób dorozumiany doszło do zmiany umowy. Inny sposób polega na zastrzeżeniu formy pisemnej pod rygorem nieważności dla zmian angażu. Wywrze to jednak skutki w obie strony – umowa w sposób dorozumiany nie zmieni się ani na korzyść pracownika, ani na korzyść pracodawcy.

Łukasz Chruściel radca prawny, kieruje katowickim biurem kancelarii Raczkowski i Wspólnicy