Zgodnie z art. 206 § 1 kodeksu spółek handlowych (dalej: ksh) zamówienia handlowe i pisma, jakie składa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, czy to w formie papierowej czy elektronicznej, oraz informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:
- firmę spółki, jej siedzibę i adres;
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP);
- wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.
Ta regulacja ma na celu ochronę osób trzecich, które mają kontakt ze spółką, w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu obrotu gospodarczego. Warto zatem opracować szablon – filmówkę dokumentu, która winna zawierać wszystkie niezbędne informacje. Dane te mogą zostać umieszczone w stopce, a później - w miarę upływu czasu i zmiany danych – należy dokonywać ich aktualizacji. Jeśli dany podmiot pozostaje w stałych stosunkach umownych z innym podmiotem, to również winien dopełnić powyżej wskazanego obowiązku, albowiem ustawodawca nie wyłączył tego obowiązku w stosunku do tych podmiotów.
Jeśli spółka nie posiada własnej strony internetowej, to oczywiście nie ma obowiązku aktualizacji danych. W przeciwnym razie musi dokonać aktualizacji strony internetowej.
W sytuacji, gdy członek zarządu spółki dopuszcza do tego, że wskazane dokumenty i informacje zamieszczone na stronie internetowej spółki nie zawierają tych danych, to podlega grzywnie do 5 tys. zł. Grzywnę tę nakłada sąd rejestrowy, właściwy według siedziby spółki.
Ksh to nie jedyny akt prawny, który reguluje kwestie informacji, jakie przedsiębiorca winien umieszczać w swoich pismach/korespondencji. Zgodnie z art. 34 ustawy o Krajowy Rejestrze Sądowym podmioty wpisane do tego rejestru mają obowiązek umieszczać w oświadczeniach pisemnych skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów, następujące dane:
- firmę lub nazwę;
- oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;
- siedzibę i adres;
- numer NIP
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze.
Jeśli podmiot nie wykona tego obowiązku, to sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę na osoby odpowiedzialne za niedopełnienie tej czynności w wysokości do 5 tys. zł. Sformułowanie „może" użyte przez ustawodawcę oznacza, że organ rejestrowy ma prawo skorzystać z takiego uprawnienia, choć nie ma takiego obowiązku.
Jednak w omawianej ustawie wyraźnie wskazano, że powyższy obowiązek nie dotyczy oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych.
Również art. 16 pkt 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wskazuje, że przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców albo ewidencji ma obowiązek umieszczać w oświadczeniach pisemnych skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługiwać się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym.
WNIOSEK
Warto stworzyć jeden uniwersalny szablon, zawierający wszystkie wymagane dane, a następnie go uaktualniać, tak, aby nie narazić się na zarzut niepodawania danych wymaganych przepisami prawa w dokumentach
