Obsadę zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi tworzyć co najmniej jedna osoba (górna granica liczby członków nie jest wskazana). Gdy  omawiane gremium jest jednoosobowe, wówczas sytuacja jest transparentna. Nie ma bowiem problemu rozdziału kompetencji pomiędzy jego członkami. Jeżeli jednak skład tego organu jest szerszy, wówczas wewnętrzne relacje mogą stać się mniej przejrzyste. Wtedy pomocna okazuje się umowa spółki (akt założycielski). To ten dokument mianowicie, ewentualnie uchwała/y wspólników (gdy akt założycielski nie stanowi inaczej), w pierwszej kolejności, powinien rozstrzygać kwestie dotyczące wzajemnych stosunków między członkami zarządu. Dopiero w braku kontraktowych regulacji, należy oprzeć się na odpowiednich rozwiązaniach przewidzianych w kodeksie spółek handlowych (dalej: ksh), tj. w art. 208 § 2-8.

Co do zasady, każda osoba pełniąca funkcję w  zarządzie ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Jeżeli nie przekraczają one zakresu zwykłych czynności, nie jest wymagana uprzednia uchwała zarządu. W  innym przypadku natomiast, jak również, gdy choćby jeden z pozostałych członków sprzeciwi się przeprowadzeniu sprawy nie przekraczającej zakresu zwykłych czynność,  przed jej załatwieniem – konieczna jest wcześniejsza uchwała zarządu. Regułą jest, że powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu (czyli w praktyce – uchwały), odwołanie zaś – tylko jednego z nich. Umowa albo akt założycielski mogą zawierać odmienne unormowania powołanych kwestii >patrz tabelka.

Określenie, do której kategorii spraw należy dana czynność często nastręcza trudności, zwłaszcza że brakuje ich legalnej definicji. Dla uniknięcia wszelkich wątpliwości można ustalić taki katalog w umowie podmiotu (akcie założycielskim) albo uchwale wspólników. W doktrynie przyjmuje się, że czynnością zwykłego zarządu jest taka, która wiąże się z bieżącą działalnością spółki i zmierza do zapewnienia jej prawidłowego działania, ale nie pociąga za sobą znacznych obciążeń finansowych. Poza owym zakresem pozostają natomiast czynności o szczególnym znaczeniu korporacyjnym czy gospodarczym dla spółki, związane ze znacznym obciążeniem majątku podmiotu czy też istotnym nim rozporządzeniem.

Ksh nie przewiduje kworum potrzebnego do podejmowania uchwał. Jeżeli umowa (akt założycielski) takiego kworum nie ustanowi, wtedy uchwały zapadają bez względu na liczbę obecnych.

Warunkiem podjęcia uchwały przez zarząd sp. z o.o. jest jednak prawidłowe zawiadomienie wszystkich członków tego organu o posiedzeniu, a nadto powzięcie jej bezwzględną większością głosów (tak stanowi art. 208 § 5 ksh). W świetle art. 4 § 1 pkt 10 ksh bezwzględna większość głosów oznacza więcej niż połowę oddanych głosów. Zgodnie zaś z pkt 9 cyt. przepisu „głosy oddane" to zarówno te opowiadające się za daną uchwałą, przeciwko niej, jak również wstrzymujące się od jej podjęcia (te ostatnie traktowane są tak, jakby były oddane „przeciw" danej uchwale). Przy obliczaniu głosów nie uwzględnia się więc głosów nieważnych, jak również tych, których nie oddano (bo np. ktoś w ogóle odmówił udziału w akcie głosowania). Żeby w takim przypadku uchwała została przyjęta, musi się za nią opowiedzieć więcej niż połowa osób głosujących (tj. 50 proc. plus 1). Głosowanie powinno odbywać się osobiście. Jednak umowa spółki może analogicznie do treści art. 222 § 3 ksh dopuścić głosowanie na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Do skutecznego podjęcia uchwały nie jest natomiast wymagany podpis przewodniczącego (prezesa zarządu) ani jej ogłoszenie. Uchwała zapada z chwilą jej powzięcia, a nie złożenia pod nią parafy. Zostaje ona przyjęta lub odrzucona z zakończeniem głosowania, a nie z chwilą jej podania do wiadomości. Powołana norma art. 208 § 5 ksh znajduje zastosowanie, jeżeli umowa sp. z o.o. (akt założycielski) nie stanowi inaczej (czyli np. bezwzględna większość głosów może być zastąpiona jednogłośnością, a kontrakt podmiotu może doprecyzowywać co należy rozumieć pod pojęciem prawidłowe zawiadomienie wszystkich członków zarządu o jego posiedzeniu).

Przykład 1

Panie: Mirona i Oktawia są członkami zarządu sp. z o.o. W celu usprawnienia pracy działu sprzedaży, pani Mirona podjęła decyzję o zwiększeniu zatrudnienia w  nim poprzez stworzenie dodatkowego stanowiska starszego referenta. Kilka dni przed podpisaniem umowy o pracę z nową podwładną powiadomiła panią Oktawię o swoim zamiarze. Ta natomiast  do chwili zawarcia umowy nie zgłosiła sprzeciwu. Z uwagi zatem na to, że decyzja o angażu mieściła się w granicach zwykłego zarządu, bo dotyczyła czynności niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania spółki, a kontrakt podmiotu nie zawierał odmiennych regulacji, pani Mirona mogła ją podjąć samodzielnie.

Przykład 2

Sytuacja jak w przykładzie 1. Pani Oktawia, poinformowana o planach pani Mirony, nie zgodziła się na zatrudnienie kolejnego starszego referenta w dziale sprzedaży. Przed podpisaniem umowy z nowym pracownikiem, konieczne jest więc powzięcie uchwały przez zarząd. Jeżeli pani Oktawia zagłosuje przeciwko tej uchwale, nowy referent nie będzie mógł być zatrudniony przez panią Mironę (bo, wymagana jest bezwzględna większość głosów, a umowa spółki nie stanowi inaczej). Sprzeciw pani Oktawii nie odniósłby żadnego skutku, gdyby zgłosiła go już po podpisaniu angażu z nowym pracownikiem.

Przykład 3

Panie: Róża i Felicja są członkami zarządu sp. z o.o. Planują zaciągnąć kredyt w wysokości 500 tys. zł na zakup nieruchomości, gdzie miałaby się znajdować nowa siedziba podmiotu. Sprzeciwia się temu pani Mirella (wiceprezes gremium). Panie: Róża i Felicja uznały jednak, że stanowisko pani Mirelli nie ma żadnego znaczenia, ponieważ ich głosy przeważają. Pogląd ten nie jest jednak właściwy. Zawarcie umowy kredytu, zwłaszcza w takiej wysokości, przekracza bowiem zakres zwykłych czynności. W takiej sytuacji zaś konieczne jest podjęcie uchwały przez zarząd. Dopiero, gdy panie: Róża i Felicja oddadzą głosy „za" podjęciem uchwały w/s zawarcia umowy kredytowej, a pani Mirella „przeciw", to kredyt będzie mógł być zaciągnięty, bo uchwała ta zapadnie bezwzględną większością głosów (przy założeniu, że umowa spółki nie zawiera odmiennych regulacji dotyczących większości głosów).

Przykład 4

W skład zarządu sp. z o.o. wchodzi 5 osób. Jeżeli zatem powstanie kwestia powołania prokurenta, a umowa tego podmiotu nie stanowi inaczej, w omawianej sprawie będzie wymagana jednogłośna uchwała członków w/w organu.

Przykład 5

Panie: Martyna i Aleksandra są członkami zarządu sp. z o.o. Pierwsza z nich samodzielnie odwołała prokurę. Pani Aleksandra stwierdziła zaś, że skoro do powołania prokurenta – w świetle art. 208 § 6 ksh – konieczna była jednomyślna uchwała zarządu, to również jego odwołanie wymagało zachowania tożsamej procedury. To nie jest jednak właściwy pogląd. Pani Martyna mogła bez porozumienia z panią Aleksandrą odwołać prokurę. Byłoby to wykluczone, gdyby w kwestii odwołania prokury umowa spółki nakazywała np. jednogłośne podjęcie uchwały przez zarząd.

Uwaga!

Umowa spółki (akt założycielski) może przewidywać, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu (aby zachować bezwzględną większość głosów – w takim przypadku – powinny mu przysługiwać 2 głosy), jak również przyznawać mu określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu >patrz przykład nr 6 i 7.

Przykład 6

W trakcie posiedzenia zarządu M sp. z o.o. dwóch (spośród czterech) jego członków (w tym prezes zarządu) opowiedziało się „za" podjęciem uchwały w/s zmiany struktury organizacyjnej podmiotu, dwóch pozostałych zaś było przeciw. Pani Malwina (prezes zarządu) stwierdziła wówczas, że w takim przypadku rozstrzyga jej głos, a  w konsekwencji uchwała powinna zapaść. Umowa spółki milczy na ten temat. Pani Malwina nie ma więc racji. Jej stanowisko byłoby właściwe, gdyby kontrakt M sp. z o.o. dopuszczał, że w przypadku równości głosów członków zarządu decydujący głos należy do prezesa. Skoro zaś, w omawianym przypadku tak nie jest, to uchwała nie może zapaść (bo nie ma bezwzględnej większości głosów, a umowa spółki nie stanowi inaczej.

Przykład 7

Umowa ABC sp. z o.o. stanowi, że prezes zarządu uprawniony jest do zarządzania przerw w posiedzeniach tego organu. Taki zapis jest dopuszczalny.

Uwaga!

Naruszenie reguł podejmowania uchwał przez zarząd sp. z o.o. może narazić jego członków na odpowiedzialność odszkodowawczą opartą o treść art. 293 § 1 ksh.

Autorka jest adwokatem

podstawa prawna: art. 4 § 1 pkt 9 i 10 oraz § 2, art. 201 § 2, art. 207–208 oraz art. 293 § 1 ustawy z 15 września 2000 r. – kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.)