Osoby, które planują rozpoczęcie działalności gospodarczej, przede wszystkim zwracają uwagę na dobrą lokalizację i przystępny czynsz. Tymczasem diabeł tkwi w szczegółach. Trzeba więc zadbać o treść umowy. Procentuje to na przyszłość. W razie bowiem sporów łatwiej można się obronić.
Co więc powinna zawierać umowa najmu biura? Przede wszystkim postanowienia dotyczące:
- czynszu,
- czasu jej trwania oraz
- nakładów ponoszonych w trakcie adaptacji lokalu do swoich potrzeb.
Czas i forma
Umowę najmu koniecznie trzeba sporządzić na piśmie. Zawiera się ją na czas oznaczony lub nieoznaczony, przy czym umowę dłuższą niż na 10 lat traktuje się jak zawartą na czas nieoznaczony, a jeżeli najem został zawarty między przedsiębiorcami to po 30 latach.
Z rozwiązaniem umów na czas nieoznaczony nie ma większych kłopotów. Trzeba tylko przestrzegać terminów. W pierwszej kolejności te, które wynikają z umowy najmu, w drugiej – z kodeksu cywilnego (k.c.).
Wynoszą one: trzy miesiące, miesiąc, trzy dni lub dzień. Ich długość zależy od sposobu wnoszenia czynszu (art. 673 § 2 k.c.).
Inaczej jest w przypadku umów na czas określony. Art. 673 § 3 k.c. przewiduje, że jeżeli czas najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w przypadkach określonych w umowie >patrz tekst niżej.
Od tej zasady k.c. przewiduje wyjątki. Umowę można w obu przypadkach wypowiedzieć, gdy lokal zawiera wady uniemożliwiające korzystanie z niego.
Ile do zapłaty
Stawki czynszu powinny natomiast zależeć od stanu technicznego lokalu, jego położenia (centrum, peryferie miasta) oraz powierzchni. Im lepszy stan techniczny, położenie i większa powierzchnia, tym i opłaty będą wyższe.
Uwaga! Stawki czynszu ustala się najczęściej w złotówkach, a ich wysokość waloryzuje się raz w roku (podwyżka nie powinna przekroczyć wskaźnika wzrostu cen i usług ogłoszonego przez GUS).
Termin płatności powinien wynikać z umowy, chyba że strony wolą ustalenia kodeksowe. Zgodnie z art. 669 § 2 k.c. czynsz płaci się do 10 każdego miesiąca (w przypadku umów nieprzekraczających jednego miesiąca – z góry za cały okres najmu).
Jakie ulepszenia
Często zanim wynajmie się biuro, trzeba dostosować je do potrzeb przedsiębiorcy, np. założyć sieć komputerową, dodatkowe linie telefoniczne, zamontować tablice informacyjne, odpowiednie oświetlenie.
Najczęściej płaci za to najemca, ale wcale nie musi tak być. Wszystko zależy od tego, jakie postanowienia zawiera umowa. Gdy nie rozstrzyga tej kwestii, obowiązują uregulowania kodeksowe. Płaci więc najemca, a w przypadku wyprowadzki wynajmujący może zażądać przywrócenia lokalu do poprzedniego stanu albo zapłacić najemcy za ulepszenia.
Natomiast najemca nie ma prawa żądać zwrotu poniesionych nakładów.
Uwaga!
Jeżeli właściciel zgodził się w umowie najmu na ulepszenia, to nie może później żądać przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego.
W umowie nie powinno zabraknąć uregulowań dotyczących kwestii niezwiązanych bezpośrednio z przedmiotem umowy, czyli samym lokalem, ale mających wpływ na późniejsze funkcjonowanie najemcy.
Do biura przychodzą klienci przedsiębiorcy, warto więc zobowiązać właściciela budynku, by udostępnił dodatkowe miejsca parkingowe, pozwolił powiesić szyld w widocznym miejscu, zadbał o wygląd klatki schodowej.
W zgodzie z przeznaczeniem
Każdy lokal, zgodnie z prawem budowlanym, powinien być wykorzystywany zgodnie z jego przeznaczeniem. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca planuje otworzyć biuro, to powinno się ono znajdować w lokalu użytkowym przeznaczonym na działalność biurową, a nie w mieszkaniu.
Z tego powodu jeszcze przed zawarciem umowy warto ustalić, jaki jest status danego lokalu. W przypadku, gdy nie jest on przeznaczony na cele biurowe, to w umowie powinno się zobowiązać wynajmującego do uzyskania zmiany sposobu użytkowania.
W ten sposób uniknie się przykrych niespodzianek w przyszłości. Powiatowy inspektor nadzoru budowlanego może zażądać bowiem zamknięcia lokalu do czasu załatwienia formalności budowlanych.
Z orzecznictwa
- Przepisy kodeksu cywilnego (art. 659–692) regulujące najem nie zastrzegają dla zawarcia umowy formy pisemnej pod rygorem nieważności ani żadnej innej szczególnej formy.
Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 20 czerwca 2000 r., III CKN 255/2000).
- Po rozwiązaniu umowy najmu właściciel musi zwrócić najemcy nakłady poniesione na lokal. Mogą jednak umówić się inaczej. (Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 26 czerwca 2008 r., II CSK 69/2008).
- Za konieczne mogą być uznane nakłady doprowadzające wynajęty lokal do stanu sprzed dewastacji oraz ewentualnie takie nakłady, które przeciętnie rzecz biorąc, służą określonemu wysokiemu standardowi lokalu użytkowego i bez których lokal na cele użytkowe w ogóle nie mógłby być wykorzystywany, ale które – zważywszy na ewentualnie prestiżowy charakter położenia przedmiotowego lokalu – mogłyby zostać zaliczone do koniecznych w ramach „przydatności do umówionego użytku".
Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 29 czerwca 2005 r., V CK 751/2004).
