- W naszej firmie plan urlopów na kolejny rok jest ustalany w grudniu. Jeden z pracowników stwierdził, że musi mieć urlop w innym terminie, bo już w listopadzie wykupił zagraniczny wyjazd. Czy w tej sytuacji musimy uwzględnić jego wniosek? Czy pracownik może żądać od pracodawcy odszkodowania, jeśli nie pojedzie na wycieczkę

? – pyta czytelnik.

Nie

Pracodawca nie ma obowiązku uwzględniania wniosku pracownika co do terminu urlopu. Nie ma tu też podstaw do żądania odszkodowania od szefa – nie doszło bowiem do zmiany terminu urlopu.

Podstawowe reguły

W myśl art. 163 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Podaje się go do wiadomości załogi w sposób przyjęty w firmie.

Nie wszyscy pracodawcy muszą tworzyć taki plan. Nie ustala się go wtedy, jeżeli zgodziła się na to zakładowa organizacja związkowa (zoz). Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zoz. W takich wypadkach szef określa termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Konieczne przesunięcie

Urlop nie zawsze przypada w terminie ustalonym w grafiku. Zmiana może nastąpić zarówno na wniosek pracownika, jak i pracodawcy. Zgodnie z art. 164 k.p. do przesunięcia daty wakacji dojdzie na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Dopuszcza się także przesunięcie wskutek szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Odszkodowanie za odwołanie wakacji obejmuje najmniejszą stratę, której poniesienia nie udało się uniknąć

Przepisy o odwołaniu z urlopu wyraźnie wskazują, że szef musi pokryć koszty, które pracownik poniósł w bezpośrednim związku z odwołaniem go z wakacji (art. 167 § 2 k.p.).

W praktyce przyjmuje się, że w drodze analogii dopuszcza się stosowanie art. 167 § 2 k.p. także przy przesunięciu terminu urlopu. Stanowisko to potwierdza zasada wyrażona w art. 117 § 2 k.p. – pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy.

U czytelnika nie mamy jednak do czynienia ze zmianą daty urlopu, lecz z jej ustaleniem w czasie innym, niż oczekiwałby podwładny. Nie ma on prawa przyjmować z góry, że zaproponowany przez niego termin pracodawca zaaprobuje. Może się przecież zdarzyć, że dwóch pracowników z tego samego działu wykupi w tym samym czasie zagraniczny wyjazd i szef nie będzie mógł dać urlop w zaplanowanym terminie tylko jednemu z nich.

Nie jest jednak tak, że podwładnemu wolno planować wakacje dopiero po ustaleniu przez firmę grafiku urlopów.

Przykład

W październiku 2012 r. pan Szymon trafił na niepowtarzalną ofertę dwutygodniowego wyjazdu na Kubę. Ponieważ w tym czasie nie było jeszcze planu urlopów na 2013 r., pan Szymon skierował pismo do działu kadr z prośbą o udzielenie wypoczynku w 2013 r. w pierwszej połowie lipca 2013 r. Ponieważ pracownik uzyskał zgodę, wykupił wymarzoną wycieczkę.

Tu szef nie ma wyboru – uwzględnia termin podany przez pracownika w planie urlopów. W konsekwencji jeśli z przyczyn leżących po stronie pracodawcy doszłoby do zmiany terminu urlopu, podwładnemu będzie przysługiwało odszkodowanie.

Racjonalność i oszczędność

Pracownik powinien jednak zadbać o to, aby straty były jak najmniejsze. Jeśli ma szansę przenieść wycieczkę na inny termin, pracodawca odpowiada jedynie w zakresie kwoty stanowiącej równowartość opłaty za zmianę daty wyjazdu. Ponadto zgodnie z art. 362 kodeksu cywilnego jeżeli poszkodowany przyczynił się do powstania lub zwiększenia szkody, obowiązek jej naprawienia odpowiednio zmniejsza się stosownie do okoliczności, a zwłaszcza do stopnia winy obu stron.

Przykład

Z planu urlopów wynika, że pani Monika będzie miała 14-dniowy wypoczynek w drugiej połowie sierpnia. Na ten czas wykupiła wycieczkę do Włoch za 3000 zł. W maju szef poinformował ją o przesunięciu urlopu na drugą połowę września. W biurze podróży pani Monika ustaliła, że nie ma możliwości, aby zmienić datę wyjazdu.

O rezygnacji poinformowała organizatora dopiero na siedem dni przed wylotem, gdyż cały czas liczyła na to, że szef zmieni zdanie. W związku z rezygnacją biuro zwróciło pani Monice jedynie 1000 zł i dlatego od pracodawcy domagała się pozostałych 2000 zł. Pracodawca ustalił, że gdyby rezygnacja nastąpiła już w maju, organizator zwróciłby 2500 zł. Szef oddał więc pani Monice jedynie 500 zł, wskazując, że swoim zachowaniem przyczyniła się do zwiększenia szkody.

Rodzic ma przewagę

Jedynym wyjątkiem, kiedy firma musi uwzględnić żądanie w sprawie daty wakacji, dotyczy urlopu macierzyńskiego. Na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Zasada ta odnosi się także do pracownika – ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

WNIOSEK

Pracownik nie może liczyć na to, że jego wniosek zostanie uwzględniony w planie urlopów. Gdy chce wcześniej zaplanować wyjazd, powinien uprzedzić o tym szefa i uzyskać swego rodzaju promesę udzielenia urlopu w oczekiwanym terminie.

Tylko takie postępowanie daje mu pewność, że w razie późniejszej zmiany daty wakacji będzie miał prawo żądać od pracodawcy wypłaty odszkodowania.

Autor jest adwokatem, współpracuje z Kancelarią Prawniczą C.L. Jezierski sp.j. w Warszawie