- Do kadr zgłosił się pracownik, który domaga się skopiowania swoich dokumentów znajdujących się w jego teczce osobowej. Chce to zrobić, wykonując zdjęcia. Czy musimy na to przystać? Czy pracownik ma prawo fotografować dokumenty osobowe? Czy teczkę udostępniamy zatrudnionemu na każde jego żądanie? Jeśli tak, to z jakich regulacji wynika ten obowiązek pracodawcy?
– pyta czytelniczka.
Chociaż formalnie tzw. teczki osobowe należą do pracodawcy, to gdy pracownik zażąda wglądu do niej, aby sporządzić kopię czy odpis dokumentów, szef musi mu udostępnić takie dane. To powszechna opinia prawników. Obejmuje to wgląd we wszystkie papiery zawierające dane osobowe, które odnoszą się do pracownika, w tym jego akta osobowe trzymane przez pracodawcę.
Z konstytucji i ustawy
Wymóg ten nie wynika jednak bezpośrednio z żadnego przepisu prawa pracy, tym bardziej że co do zasady szef przechowuje tylko kopie dokumentów. Pośrednio można go wyprowadzić z innych regulacji, przede wszystkim konstytucji oraz ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm., dalej ustawa).
Art. 51 ust. 3 konstytucji gwarantuje, że każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych, a na podstawie ust. 4 może żądać sprostowania lub usunięcia nieprawdziwych, niepełnych lub zebranych w sposób sprzeczny z ustawą informacji o nim. Z kolei z art. 32 ustawy o ochronie danych osobowych wynika, że każdej osobie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, zawartych w zbiorach danych.
Taki zbiór tworzy też pracodawca i jako ich administrator ma szczególne obowiązki. Musi m.in. gromadzić i przetwarzać te dane w sposób zgodny z ustawą i stosować środki techniczne i organizacyjne, chroniąc używane informacje odpowiednio do zagrożeń oraz kategorii danych. Natomiast osoba, której dane są gromadzone, ma prawo dostępu do nich, żądać ich uzupełnienia, uaktualnienia czy sprostowania.
Może także domagać się czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub usunięcia, gdy są niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Po to więc, aby realizować te uprawnienia w zakresie dokumentacji związanej z przebiegiem kariery zawodowej, pracownik musi mieć dostęp do niej.
W jaki sposób
Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z 6 września 2005 r. (II SA/WA 825/05)
uznał jednak, że w ustawie o ochronie danych osobowych nie ma przepisów obligujących administratora do udostępnienia dokumentów zawierających dane osobowe. Ustawodawca posługuje się pojęciem „udostępnienia", odnosząc je zawsze do danych osobowych, a nie do zawierających je dokumentów.
Stąd ustawa nie określa sposobu udostępniania danych osobowych i pozostawia to uznaniu konkretnego administratora (pracodawcy), który może przyjąć dowolną, najdogodniejszą formę dla siebie i podmiotów, którym dane ma udostępnić.
W szczególności może przy tym uwzględnić charakter gromadzonych danych, sposób ich składania i przechowania. Podanie jednak zainteresowanemu tylko wykazu dokumentów trzymanych przez pracodawcę z reguły oznacza dodatkową pracę dla działu kadr i zapewne łatwiej przystać na pełne udostępnienie i skopiowanie papierów.
Piotr Wojciechowski, prawnik współpracujący z Kancelarią Adwokacko-Radcowską Gujski Zdebiak w Warszawie, podkreśla, że forma, w jakiej te dane pracodawca udostępnia podwładnemu, zależy od porozumienia stron w tym zakresie. Przykładowo szef pozwoli sporządzić pracownikowi kserokopie, zrobić odbitki fotograficzne, np. aparatem w telefonie komórkowym.
Ma prawo też ograniczyć dostęp wyłącznie do wglądu w teczkę osobową, aby podwładny sprawdził aktualne dane. Z reguły przy takiej czynności asystuje pracownik działu kadr, kontrolując, czy przy okazji nie ubywają papiery z teczki lub czy pracownik nie łamie zakazu kopiowania. Wolno mu jednak czytać, robić notatki czy przepisywać całe fragmenty pism.
Ile razy chce
Prawnicy uważają też, że tego dostępu do danych nie można limitować. W praktyce oznacza to, że tyle razy, ile pracownik chce, aby szef udostępnił mu jego dane, tyle razy należy mu to zapewnić.
Na dodatek uprawnienie do wglądu w dokumentację osobową przysługuje podwładnemu przez cały okres zatrudnienia oraz po jego ustaniu. Wymóg ten wynika z tego, że dane te dotyczą w całości tylko tego pracownika, a zatem on ma pełne prawo kontroli ich przetwarzania.
Co grozi
Dostęp w taki sposób, że szef daje pracownikowi tylko wykaz tego, co zawiera jego teczka, choć mieści się w zakresie szeroko rozumianego dostępu do danych, poważnie ogranicza prawa pracownika. Może je podważyć na mocy art. 8 k.p.
Gdyby natomiast pracodawca w ogóle nie udostępnił dokumentów, podwładny może poskarżyć się do Państwowej Inspekcji Pracy albo Generalnego Inspektora Danych Osobowych.
Tu zapewne reakcja byłaby szybka, tym bardziej że w połowie grudnia ubiegłego roku oba urzędy podpisały porozumienie w sprawie zasad współdziałania. Dotyczy to m.in. powiadomienia GIODO o dostrzeżonych przez inspektora pracy w czasie kontroli pracodawcy naruszeniach przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenia wspólnych kontroli w tym zakresie przez te instytucje.
Tomasz Poznański adwokat, współpracuje z Kancelarią Prawniczą C.L. Jezierski sp. j. w Warszawie
Komentuje Tomasz Poznański, adwokat, współpracujący z Kancelarią Prawniczą C.L. Jezierski sp. j. w Warszawie
Pracownik ma pełne prawo do wglądu do własnych akt osobowych i pracodawca powinien udostępnić je na każde żądanie. Nie widzę też powodów, dla których szef miałby odmówić podwładnemu wykonania kopii dokumentów z akt osobowych. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części ma zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Szef, który należycie wykonuje swoje obowiązki w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nie powinien mieć niczego do ukrycia.
Piotr Wojciechowski prawnik współpracujący z Kancelarią Adwokacko- -Radcowską Gujski Zdebiak w Warszawie
Komentuje Piotr Wojciechowski, prawnik współpracujący z Kancelarią Adwokacko-Radcowską Gujski Zdebiak w Warszawie
W razie różnicy zdań pomiędzy pracownikiem a pracodawcą co do sposobu korzystania przez pracownika z prawa do wglądu do jego danych osobowych, powinien o tym zdecydować sam pracownik.
Utrudnianie mu dostępu do jego danych może zostać uznane za podstawę złożenia skargi do Generalnego Inspektora Danych Osobowych lub wniosku o wszczęcie postępowania w związku z podejrzeniem popełnienia przestępstwa z art. 54 ustawy o ochronie danych osobowych.
Polega ono na niedopełnieniu obowiązków informacyjnych przez pracodawcę, czyli administratora danych. Zagrożone jest karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Kodeks i orzecznictwo
Pracodawca musi prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe (art. 94 pkt 9a k.p.), zaznajamiać podwładnych z ich podstawowymi uprawnieniami, niezwłocznie wydawać świadectwo pracy oraz szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 111 k.p.).
W tym obowiązku szefa mieści się m.in. udzielenie informacji mających istotne znaczenie dla sytuacji pracowniczej, bo nakazania ich udostępnienia podwładny może dochodzić przed sądem (postanowienie Sądu Najwyższego z 16 września 1999 r., I PKN 331/99).
