Nadgodziny: zmiana wymiaru czasu pracy w trakcie okresu rozliczeniowego

Okres rozliczeniowy to czas, w którym pracodawca (poza pewnymi wyjątkami) powinien rozliczyć się z pracownikiem w zakresie jego czasu pracy, jak i wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. W tym czasie trzeba zatem pracownikowi udzielić tyle dni czy godzin wolnych, aby nie naruszyć obowiązujących norm czasu pracy.

Zakres informacji

Każdego pracownika trzeba poinformować o obowiązującym w firmie i stosowanym w stosunku do niego okresie rozliczeniowym. Taką informację pracodawca zawiera w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, a gdy takich dokumentów nie posiada – w obwieszczeniu podanym do wiadomości zatrudnionych w sposób przyjęty w zakładzie (art. 150 kodeksu pracy).

Informacja dotycząca długości okresu rozliczeniowego powinna być precyzyjna. Nie można np. w regulaminie pracy używać zwrotu kodeksowego i wskazywać, że: „Pracownicy zakładu są zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym czterech miesięcy". Z takiej informacji pracownik nie dowie się bowiem, czy obowiązujący go okres rozliczeniowy to tydzień, miesiąc czy może cztery miesiące. Dlatego przekaz dotyczący okresu rozliczeniowego musi wskazywać konkretną jego długość bez względu na to, w jakim dokumencie go podano.

W piśmie trzeba też wskazać początkowe i końcowe ramy okresu rozliczeniowego. Pracownik musi wiedzieć, czy czteromiesięczne okresy rozliczeniowe, które go obowiązują, rozpoczynają się od stycznia, maja lub września, czy np. ze względu na większą ilość pracy pod koniec roku, a mniejszą z jego początkiem, zostały ustalone w następujący sposób: grudzień – marzec, kwiecień – lipiec, sierpień – listopad itd. Błędne jest również przyjmowanie, że obowiązujący w zakładzie pracy np. trzymiesięczny okres rozliczeniowy rozpoczyna się odrębnie dla każdej osoby w dniu jej zatrudnienia.

Ustawodawca ograniczył długość okresu rozliczeniowego. W zależności od systemu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik, maksymalny jego wymiar określają przepisy. W pewnych przypadkach okres ten można wydłużyć ze względu na okoliczności wskazane w kodeksie pracy.

Mniej lub więcej

Wymiar czasu pracy pracownika nie jest elementem stałym i niezmiennym umowy o pracę. Na podstawie porozumienia strony mogą go zmienić w dowolnym momencie. Nie ma przy tym ograniczeń; może to dotyczyć zarówno zwiększenia, jak i zmniejszenia obciążenia pracą pracownika.

W razie braku porozumienia pracodawca może natomiast zastosować wypowiedzenie zmieniające ten element stosunku pracy na podstawie powszechnych przepisów kodeksu pracy. Dokonując takiej modyfikacji, pracodawca nie łączy tego najczęściej z obowiązującym zatrudnionego okresem rozliczeniowym czasu pracy. Często zatem do zmiany wymiaru etatu dochodzi w trakcie okresu rozliczeniowego, co niejednokrotnie powoduje pewne wątpliwości interpretacyjne z zakresu czasu pracy podwładnego.

Przykład

Pan Wacław jest zatrudniony w firmie produkcyjnej w pełnym wymiarze czasu pracy w podstawowym systemie w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. 15 stycznia 2013 r. zawarł z pracodawcą porozumienie do umowy o pracę obniżające od tego dnia jego wymiar czasu pracy z pełnego etatu do 1/4. Szef obliczył wymiar czasu pracy pracownika na ten miesiąc jako 98 godzin (8 godzin x 9 dni na pełen etat + 2 godziny x 13 dni na 1/4 etatu = 98 godzin).

Jednak pan Wacław przepracował w tym miesiącu 112 godzin – patrz tabelka, a szef potraktował „nadwyżkę" godzin jako ponadwymiarowe. Za pracę w tych godzinach wypłacił zatrudnionemu wyłącznie normalne wynagrodzenie za pracę.

Pracodawca niewłaściwie postąpił, uznając wszystkie godziny pracy przekraczające obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w tym miesiącu (98 godzin) za godziny ponadwymiarowe wynagradzane wyłącznie normalnym wynagrodzeniem. 4 i 11 stycznia 2013 r. pan Wacław wykonywał bowiem również pracę nadliczbową ponad obowiązującą ośmiogodzinną dobową normę czasu pracy.

Za pracę w tych godzinach (od 15 do 16) przysługuje mu normalne wynagrodzenie oraz 50-proc. dodatek. Natomiast pracę w sobotę 12 stycznia trzeba już uznać za ponadwymiarową wynagradzaną wyłącznie stawką osobistego zaszeregowania. Takie zatrudnienie spowodowało jednak naruszenie przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, co jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

W równoważnym gorzej

Zmiana wymiaru czasu pracy pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy w trakcie okresu rozliczeniowego powoduje również konieczność przeanalizowania poszczególnych dni pracy, aby właściwie zakwalifikować godziny jako nadliczbowe lub ponadwymiarowe. Samo zliczenie godzin na koniec okresu rozliczeniowego może w tym przypadku dać błędne wskazania.

W zależności od tego, w jakim momencie okresu rozliczeniowego dochodzi do zmiany etatu, godzin ponadwymiarowych może być więcej lub mniej, podobnie jak godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Przykład

Pani Wanda jest zatrudniona w firmie odzieżowej w równoważnym systemie czasu pracy z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru do 12 godzin. Dla systemu równoważnego obowiązuje w zakładzie jednomiesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy. Zgodnie z zawartym porozumieniem stron pracownicy zmieniono wymiar etatu za pełnego na 1/2, począwszy od 28 stycznia 2013 r. W związku z tym jej czas pracy zaewidencjonowany na ten miesiąc w sposób przedstawiony – patrz tabelka, należy rozliczyć następująco.

Łączny wymiar czasu pracy pani Wandy w okresie rozliczeniowym obejmującym styczeń 2013 r. wyniósł 160 godzin (uwzględniając poprzedni i nowy etat). Jednak w tym miesiącu kobieta przepracowała 185 godzin, czyli o 25 więcej od obowiązującego ją wymiaru miesięcznego. W tym przypadku nie ma prostej metody kompleksowego rozliczenia tych godzin na koniec okresu rozliczeniowego. Trzeba ustalić, które z nich będą ponadwymiarowe, a które nadliczbowe i czy wynikają one z przekroczenia dobowej, czy średniotygodniowej normy czasu pracy.

W pierwszej kolejności należy obliczyć liczbę godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy, co nastąpiło 2, 4, 11, 18 i 24 stycznia. Łącznie pracownica przepracowała pięć takich godzin nadliczbowych, za które przysługuje normalne wynagrodzenie i 50-proc. dodatek. Ponadto na koncie ma 16 godzin ponadwymiarowych (176 wymiar dla pełnego etatu – 160 wymiar po obniżeniu = 16 godzin).

Za tę pracę przysługuje jej wyłącznie wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania. Pozostałe cztery godziny (25 – 5 – 16 = 4) są godzinami nadliczbowymi wynikającymi z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Oczywiście w obu przykładach pracownikom mogą należeć się również dodatki do godzin ponadwymiarowych, gdy ich liczba przekroczyła ustaloną przez pracodawcę i pracownika ilość godzin ponadwymiarowych, po których podwładnemu przysługują dodatki jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 5 k.p.).