Jak rozliczyć pracę na pograniczu grudnia i stycznia

Ułatwi to organizację pracy w wakacje, ale skomplikuje rozliczanie nadgodzin, bo trzeba pamiętać o ich rocznym limicie.

Przypadek czy wybór

Żaden przepis nie wyklucza możliwości takiego ustawienia okresów rozliczeniowych, aby niektóre z nich przypadały na przełomie lat kalendarzowych. Może być to dziełem przypadku, gdy wprowadzając nowe postanowienia regulaminu pracy pracodawca nie uwzględni tego, że (jeśli nie ma odmiennych regulacji) początkiem nowego okresu rozliczeniowego będzie pierwszy miesiąc po upływie 14-dniowego okresu od ogłoszenia regulaminu.

Najczęściej takie przypadki występują jednak w zakładach, które chcą podzielić sezon urlopowy na dwa okresy rozliczeniowe. W takich okolicznościach jeden okres kończy się w lipcu, kolejny zaczyna w sierpniu. Pracodawcy pozwala to bardziej elastycznie planować pracę podwładnych, którzy akurat nie korzystają z urlopu. Jakie wiążą się z tym problemy i czy rozdział sezonu urlopowego rekompensuje te uciążliwości?

Wielkie układanie

Czas pracy należy ustalić i rozliczać w skali okresów rozliczeniowych. To, że niektóre z nich mogą przypadać na przełomie lat kalendarzowych, nie wpływa na obowiązki pracodawcy w tym zakresie. Na jego kompetencje nie oddziałuje też podział na miesiące kalendarzowe.

Stosując dłuższe, np. trzymiesięczne rozliczenia, planowanie musi jedynie uwzględniać sumę wymiarów czasu pracy z tych miesięcy. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli okres rozliczeniowy przypada na przełomie roku kalendarzowego, szef nie traci możliwości nierównomiernego rozkładu czasu pracy. Nie obowiązują go bowiem wprost wymiary dla poszczególnych miesięcy.

Przykład

Placówka handlowa zatrudnia pracowników w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych. Od listopada 2012 r. do stycznia 2013 r. pracodawca zaplanował pracę, uwzględniając znaczny wzrost ruch klientów w okresie przedświątecznym aż do nowego roku oraz przewidywany spadek popytu na początku nowego roku.

Dlatego w listopadzie ustalił ekspedientkom 180 godzin pracy, w grudniu 220, a w styczniu jedynie 96 godzin. Choć wartości te nie odpowiadają nominałom, wynoszącym odpowiednio 168, 152 i 176 godzin, zachował wymiar dla okresu rozliczeniowego wynoszący 496 godzin. Pod tym względem pracodawca prawidłowo zaplanował czas pracy sprzedawczyń.

Na obowiązki pracodawcy nie wpływa też wymiar czasu pracy ustalony dla poszczególnych lat. To bowiem nic innego jak suma wymiarów czasu pracy z kolejnych miesięcy danego roku. Nie może ona ograniczać swobody przełożonego w planowaniu czasu pracy w zakresie przyjętego okresu rozliczeniowego. Nie przeszkadza mu to, że w 2012 r. jest do przepracowania 2016 godzin, a suma nominałów w 2013 r. obejmuje 2008 godzin.

Czas pracy załogi będzie rozliczany i kontrolowany w skali okresów rozliczeniowych, a nie lat kalendarzowych. Wynika to wprost z art. 130 § 1 kodeksu pracy. Szef dopełni swoich obowiązków, jeśli prawidłowo rozplanuje wymiar czasu pracy zatrudnionych w przyjętych okresach rozliczeniowych. Technicznie więc dopuszczalne jest przeniesienie czasu pracy ze stycznia 2013 r. na grudzień i listopad 2012 r., co w równoważnym systemie czasu pracy możliwe jest nawet w całości - patrz grafik.

Zatrudniony w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym w równoważnym systemie czasu pracy pracował w listopadzie przez 252 godziny (21 dni po 12 godzin) oraz w grudniu przez 244 godziny (19 dni po 12 godzin i dwa dni po osiem godzin). W ten sposób wypracowywał 496 godzin, czyli cały wymiar czasu pracy dla okresu rozliczeniowego obejmującego listopad 2012 r. - styczeń 2013 r. Spowodowało to cały miesiąc wolnego w styczniu.

Taki plan jest prawidłowy i nie narusza żadnych norm czasu pracy. Pracodawca zachował właściwą liczba godzin w okresie rozliczeniowym. W listopadzie pracownik ma wszystkie weekendy wolne, a więc w każdym z tygodni zagwarantowany odpoczynek tygodniowy. W grudniu pracuje w dwie soboty, i trzeba wtedy pamiętać o tym, żeby od zakończenia pracy w sobotę do jej rozpoczęcia w poniedziałek przypadało nie mniej niż 35 godzin.

Uwaga!

Takie rozplanowanie czasu pracy nie powoduje perturbacji płacowych, gdy firma stosuje stałe stawki miesięczne. Gdyby jednak przyjęła stawki godzinowe, kwota wypłacanego wynagrodzenia powinna być pochodną przepracowanych godzin. Oznacza to wysokie wypłaty w listopadzie i grudniu i niestety konieczność wypłaty minimalnej pensji w styczniu, gdyż pracownik nie może przez miesiąc zostać bez wynagrodzenia.

Tydzień to siedem dni

Art. 128 § 3 pkt 2 k.p. stanowi, że do celów rozliczania czasu pracy tydzień to siedem kolejnych dni kalendarzowych, rozpoczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.

W zakładach, w których okresy rozliczeniowe przypadają na przełomie roku kalendarzowego, wywołuje to interesujące skutki. Powoduje bowiem, że sposób liczenia tygodni przejdzie na kolejny rok kalendarzowy, gdyż musi być kontynuowany do końca okresu rozliczeniowego.

Przykład

W zakładzie pracodawca wprowadził trzymiesięczne okresy rozliczeniowe. Zgodnie z regulaminem pracy weszły one w życie od 1 sierpnia 2012 r. W efekcie pierwszy trzymiesięczny okres rozliczeniowy skończył się 31 października 2012 r., a kolejny obejmował listopad i grudzień 2012 r. oraz styczeń 2013 r.

W takim wypadku tygodnie (siedmiodniowe okresy) drugiego okresu rozliczeniowego będziemy liczyć od czwartku do środy aż do końca stycznia 2013 r. W tym okresie wystąpi więc 13 pełnych tygodni i jeden dzień wystający poza pełne tygodnie. Będzie to czwartek 31 stycznia 2013 r.

Uwaga!

Jedyny wyjątek od tej zasady wystąpi u kierowców, ponieważ stosuje się do nich szczególną definicję tygodnia. Zgodnie z art. 2 pkt 5

ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1155)

tydzień dla kierowcy to okres między godziną 0 w poniedziałek a 24 w niedzielę.

Oznacza to, że dla tej grupy zawodowej tygodnie są niezależne zarówno od okresów rozliczeniowych, stosowanych przy planowaniu i rozliczaniu ich czasu pracy, jak i od lat kalendarzowych.

Co czwarta niedziela wolna

Przy planowanie czasu pracy osób, wykonujących obowiązki służbowe również w niedziele i święta trzeba zapewnić, aby każdy z nich korzystał z wolnej niedzieli przynajmniej raz na cztery tygodnie (art. 15112 k.p.). Jedyny wyjątek, umożliwiający polecanie pracy w każdą niedzielę, dotyczy pracowników zatrudnionych w systemie weekendowym.

Art. 151

12

k.p. jest niejasny, gdyż zgodnie z literalnym brzmieniem dopuszcza sytuację, w której niedziele wolne są udzielanie nieregularne. Idąc tym tropem, danie wolnej niedzieli na początku pierwszego czterotygodniowego okresu oraz na końcu drugiego identycznego okresu mogłoby spowodować, że podwładny zgodnie z prawem będzie pracował przez sześć kolejnych niedziel.

Taką interpretację wykluczył Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 4 sierpnia 2009 r. w sprawie zasad wyznaczania niedzieli wolnej od pracy raz na cztery tygodnie (GPP-459-4560-49/09/PE/RP). GIP wywiódł, że wolna niedziela powinna wystąpić co najmniej raz, w ciągu każdych następujących po sobie czterech tygodni.

W ocenie urzędu rytm udzielania wolnych niedziel jest przy tym niezależny od okresów rozliczeniowych. Z tego, że przepis nie określa terminu, od którego należy rozpocząć liczenie takich czterotygodniowych okresów, inspekcja wywodzi, że szef wywiąże się z tego wymogu, jeśli w każdym dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od zadań.

W praktyce oznacza to, że u zatrudnianych we wszystkie dni tygodnia, wolne niedziele muszą przypadać regularnie, co cztery tygodnie lub częściej. Tylko w ten sposób pracodawca wypełni wymagania stawiane przez PIP, unikając odpowiedzialności wynikającej z art. 281 pkt 5 k.p.

Problem ten dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od długości przyjętych okresów rozliczeniowych oraz tego czy przypadają one na przełomie grudnia i stycznia. Każdy zatrudniający personel w niedziele, będące dniami ustawowo wolnymi od pracy, musi bowiem zapewnić, aby u każdego z podwładnych wolna niedziela występowała nie później niż po trzech niedzielach pracujących.