Jak sprawdzić czy pracownik na chorobowym faktycznie choruje

Choć dla niektórych pracowników może nie być to oczywiste, do ich obowiązków w stosunku do pracodawcy należy nie tylko jak najlepsze wykonywanie przypisanych im zadań, ale także dbanie o dobro zakładu pracy i przestrzeganie zasad współżycia społecznego ujęte w art. 100 kodeksu pracy.

Gdy zatrudniony wykorzystuje zwolnienie lekarskie w sposób, który nie sprzyja poprawie jego stanu zdrowia i powrotowi w jak najszybszym terminie do wykonywanych obowiązków, jego zachowanie bez wątpienia godzi w dobro firmy i bezpośrednio lub pośrednio naraża pracodawcę na straty.

Bezkarny początek

Na podstawie art. 92 § 1 ust. 1 k.p. to na pracodawcy ciąży obowiązek wypłaty wynagrodzenia za pierwszą w roku absencję zdrowotną pracownika. Zatrudniony ma prawo do tego świadczenia za 33 dni choroby w ciągu roku kalendarzowego, chyba że ukończył już 50 lat (przynajmniej w ubiegłym roku) – wtedy pieniądze od pracodawcy dostaje za 14 dni zwolnienia lekarskiego.

Podczas pierwszego miesiąca przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim, gdy to zakład pracy finansuje świadczenie chorobowe, ZUS z zasady nie interweniuje i nie weryfikuje zasadności zwolnienia lekarskiego. Nie leży to bowiem w jego interesie. Jednak pracodawca, który ma podstawy sądzić, że podwładny nadużywa lub niewłaściwie wykorzystuje L4, nie pozostaje bezradny.

Narzędzia w rękach szefa

Najważniejszym uprawnieniem, jakie przysługuje pracodawcy jako płatnikowi składek, jest możliwość kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania opieki.

Przysługuje ono jednak tylko większym firmom – tym, które zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (według stanu na 30 listopada poprzedniego roku) i są zobowiązane do wypłaty zasiłków zatrudnionym osobom. Tak wynika z art. 68 ust. 1 pkt 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa).

Zakład pracy może prowadzić taką kontrolę w dwóch aspektach – materialnym i formalnym. Pierwsza ma na celu ustalenie, czy podwładny prawidłowo korzysta ze zwolnienia, a druga – czy zostały spełnione wszystkie warunki formalne.

Brak poprawności formalnej

Kontrola formalna polega na sprawdzeniu zaświadczenia lekarskiego – czy nie zostało sfałszowane (przez podrobienie lub przerobienie) albo wydane niezgodnie z przepisami dotyczącymi zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich (np. czy nie brakuje numeru PESEL pracownika).

Jeśli pracodawca nabierze podejrzeń, że zaświadczenie lekarskie mogło zostać sfałszowane, w pierwszej kolejności powinien zwrócić się do lekarza, który je wystawił (którego pieczątka widnieje na zwolnieniu) o wyjaśnienie niejasności. Podstawą takich działań jest § 3 rozporządzenia MPiPS z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (DzU nr 65, poz. 743, dalej rozporządzenie w sprawie kontroli).

Gdy wyjaśnienia lekarza okażą się niewystarczające, pracodawca powinien zawiadomić o swoich wątpliwościach ZUS. Należy przy tym pamiętać, że podrobionym zaświadczeniem jest również to, na którym nieuprawniona osoba dokonała dopisków. Chodzi więc m.in. o sytuację, gdy lekarz zapomniał wypełnić jakiegoś pola i uzupełnił je pracownik, aby pracodawca czy ZUS nie odmówili mu przyjęcia dokumentu.

Jeżeli zaświadczenie lekarskie zostało wydane np. na niewłaściwym druku lub w inny sposób narusza przepisy dotyczące zasad wystawiania zwolnień, pracodawca powinien wystąpić do ZUS w celu wyjaśnienia tej sprawy.

Konsekwencje stwierdzonego sfałszowania zaświadczenia lekarskiego mogą być surowe i dotkliwe dla nieuczciwego pracownika. Może się to skończyć uznaniem okresu zwolnienia od pracy na podstawie sfałszowanego L4 za nieusprawiedliwiony, co może być podstawą do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Wizyta w domu

Kontrola materialna polega natomiast na ustaleniu, czy pracownik prawidłowo wykorzystuje zwolnienie lekarskie, czyli czy stosuje się do zaleceń lekarza dotyczących leżenia w łóżku, powstrzymuje od podejmowania zachowań, które mogą przedłużyć niezdolność do pracy.

W ramach tej weryfikacji pracodawca sprawdza również, czy w okresie stwierdzonej niezdolności do pracy zatrudniony nie wykonuje pracy zarobkowej i nie wykorzystuje zwolnienia od pracy w sposób niezgodny z jego celem. Przykład czynności, które można uznać za sprzeczne z wydaniem pracownikowi L4, podał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 lipca 2011 r. (I PK 22/11). Za czynności takie uznał m.in. wielogodzinne wyjście do galerii handlowej oraz długotrwałą grę na automatach.

W § 7 rozporządzenia MPiPS w sprawie kontroli ujęte są zasady mówiące o tym, że powinno się jej dokonywać w miarę potrzeby, bez określania z góry terminu. Takie kroki należy podejmować szczególnie w okresach zwiększonej nieobecności pracownika z powodu choroby.

Zamknięte drzwi

To, że pracownika nie ma w domu w momencie, kiedy pracodawca (czy upoważnione przez niego osoby) przyjdzie z wizytacją, nie oznacza automatycznie, że traci on prawo do wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku. Taką kontrolę należy bowiem ponowić, a także zażądać od pracownika wyjaśnienia nieobecności.

Może się okazać, że w tym czasie wykonywał czynności niezbędne dla zaspokojenia podstawowych potrzeb życiowych (robił zakupy spożywcze, wyszedł do apteki czy na zalecony przez lekarza spacer) albo przez okres leczenia przebywa u rodziny. W takiej sytuacji nie ma podstaw, by uznać, że wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z celem jego wydania.

Odpowiednie procedury

Kontrolę może przeprowadzać jedna osoba. Dla celów dowodowych często jednak pracodawcy wyznaczają przynajmniej dwóch uprawnionych.

Nie ma żadnych ograniczeń, co do kręgu osób, które mogą zostać upoważnione do dokonywania tych czynności. Jeśli kontrolujący ustalą, że pracownik nieprawidłowo wykorzystuje zwolnienie lekarskie, powinni sporządzić protokół. Jego wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie kontroli.

W dokumencie tym należy opisać, na czym polegało nieprawidłowe zachowanie zatrudnionego, a następnie udostępnić go pracownikowi, aby mógł wnieść swoje uwagi. Ewentualny spór, czy podwładny nieprawidłowo wykorzystywał L4, rozstrzyga ZUS na wniosek pracodawcy bądź zatrudnionego, posiłkując się opinią lekarza prowadzącego.

Bez prawa do pieniędzy

Jeśli postępowanie kontrolne zakończy się ustaleniem, że pracownik wykonywał pracę zarobkową bądź wykorzystywał zwolnienie od pracy niezgodnie z jego celem, traci on prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zaświadczenia. Tak samo jest, gdy zwolnienie lekarskie zostanie sfałszowane.

KONIECZNE UPOWAŻNIENIE

Pracodawca powinien wyznaczyć osobę lub osoby, które w jego imieniu przeprowadzą kontrolę.

Musi im wystawić imienne upoważnienie uprawniające do kontroli zarówno w miejscu zamieszkania, jak i czasowego pobytu zatrudnionego.

Dokument ten powinien określać okres obowiązywania, a także numer legitymacji pracowniczej lub dowodu tożsamości osoby przeprowadzającej kontrolę.

Mniejsze firmy też mogą się bronić

Bezbronne nie są również zakłady pracy, które nie są uprawnione do wypłaty zasiłków zatrudnionym osobom i tym samym nie mogą we własnym zakresie kontrolować, czy podwładni prawidłowo korzystają ze zwolnień lekarskich. Jeśli mają podejrzenia co do nadużyć przez pracownika, mogą wnioskować do ZUS o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.