Tak nakazuje § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm., dalej rozporządzenie).
Kiedy zadzwonić
Jeśli zajdą przyczyny uniemożliwiające przybycie do pracy, zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia podwładny musi niezwłocznie zawiadomić szefa o tym, dlaczego nie da rady przyjść do firmy i jak długo go nie będzie. Termin przekazania tych informacji nie jest dowolny. Powinno to nastąpić najpóźniej w drugim dniu absencji.
Etatowiec ma natomiast całkowitą swobodę w wyborze sposobu zawiadomienia przełożonego o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, chyba że zakładowe przepisy go precyzują. Jeśli nie, to zaangażowany może zawiadomić osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie bądź za pośrednictwem innego środka łączności albo poczty; za datę podania tej informacji uważa się datę stempla pocztowego.
Przykład
Pani Klaudia nie mogła w poniedziałek o 8 stawić się w pracy, ponieważ zachorowała na anginę.
W firmie nie obowiązuje regulamin pracy precyzujący sposób zawiadamiania o powodach i przewidywanym czasie nieobecności podwładnych. O 7 pracownica wysłała zatem mejla do szefa z informacją o przyczynie swojej absencji. O 9.20 otrzymała potwierdzenie odbioru tej wiadomości.
Następnego dnia jej mąż złożył w kadrach zwolnienie lekarskie obejmujące tygodniową nieobecność. Zachowanie pani Klaudii było właściwe.
Przykład
W X sp. z o.o. obowiązuje regulamin pracy, w świetle którego o niemożliwej do przewidzenia przyczynie i czasie nieobecności w firmie podwładni muszą zawiadomić telefonicznie kadrową lub jej zastępcę maksymalnie w ciągu dwóch dni (do 15.30 drugiego dnia absencji).
Z rozmowy z nieobecnym lub z otrzymanej od niego wiadomości (esemesa) kadrowa musi następnie sporządzić notatkę służbową, którą niezwłocznie przekazuje mejlem prezesowi albo wiceprezesowi zarządu.
W poniedziałkowy wieczór syn pani Justyny miał wypadek. Po opatrzeniu ran został wprawdzie wypisany ze szpitala w „stanie ogólnym dobrym", ale pani Justyna uznała, że we wtorek i środę powinna zostać z nim w domu.
Informację do kadrowej o tym wysłała w środę wieczorem. Ponieważ postąpiła wbrew regulaminowi pracy, przełożony może ukarać panią Justynę upomnieniem albo naganą.
Mocne argumenty
Sąd Najwyższy w wyroku z 16 czerwca 2004 r. (I PK 639/03) p
odniósł, że w wykonaniu ciążącego na pracowniku obowiązku, o którym mowa w § 2 ust. 1-3 rozporządzenia, powinien on z własnej inicjatywy (osobiście lub przez osobę trzecią), w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki powiadomić szefa o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swojej nieobecności. Niewywiązanie się z tego wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa podwładnego stanowi ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego (art. 52 § 1 pkt 1
).
Naruszenie terminu mogą usprawiedliwić jedynie szczególne okoliczności, zwłaszcza obłożna choroba etatowca połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. W takiej sytuacji jednak zatrudniony powinien wypełnić ten informacyjny nakaz najpóźniej następnego dnia po ustaniu przeszkody uniemożliwiającej zawiadomienie szefa.
Przykład
Pani Tamara miała wypadek samochodowy. Po przewiezieniu do szpitala przez dwa dni była nieprzytomna. Jest rozwódką.
Nie ma żadnych krewnych. Mieszka sama. Trzeciego dnia rano, gdy tylko odzyskała świadomość i została przewieziona z oddziału intensywnej terapii medycznej na ogólną salę chorych, działając zgodnie z firmowym regulaminem pracy, telefonicznie powiadomiła szefową o przyczynie swojej nieobecności w pracy oraz powodzie opóźnienia w zgłoszeniu tej informacji.
Zachowanie pani Tamary było prawidłowe. Przełożona nie może wyciągnąć wobec niej żadnych konsekwencji służbowych za to opóźnienie.
Przykład
Gdyby pani Tamara z poprzedniego przykładu powiadomiła pracodawcę o przyczynie absencji dopiero po wyjściu ze szpitala, co miało miejsce po czterech dniach od odzyskania przez nią przytomności, szefowa mogłaby nałożyć na nią karę porządkową. Ze zwłoką wypełniłaby bowiem informacyjną powinność.
Bez obostrzeń
Jeżeli sposób zawiadomienia o przyczynie nieobecności zatrudnionego określa regulamin pracy, nie może on być mniej korzystny niż opisany w rozporządzeniu. Pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia.
Nieusprawiedliwienie w terminie absencji w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych.
Tak uznał SN w wyroku z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 416/97).
— Anna Borysewicz, adwokat, prowadzi własną kancelarię w Płocku
