Zasady rejestrowania działalności przez osoby fizyczne określa ustawa o swobodzie działalności gospodarczej.
Wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) składa się na formularzu w gminie lub przesyła się do CEIDG drogą elektroniczną. Wniosek ten stanowi jednocześnie zgłoszenie do ZUS (ewentualnie KRUS), urzędu statystycznego oraz naczelnika urzędu skarbowego.
Ważne!
Dokonywanie wpisu do CEIDG jest wolne od jakichkolwiek opłat. Dotyczy to zarówno pierwszego, jak i kolejnych wpisów dotyczących np. zmiany, rozszerzenia wpisu.
Porządkowanie informacji
Przed rozpoczęciem rejestracji warto zgromadzić wszystkie wymagane dane osobowe i dokumenty. Wpisowi do CEIDG podlegają bowiem nie tylko firma przedsiębiorcy (potocznie zwana nazwą) oraz jego numer PESEL, ale też data urodzenia, jego numer REGON (jeśli taki posiada), NIP, informacja o obywatelstwie polskim przedsiębiorcy (i innych jego obywatelstwach).
Trzeba też podać miejsce zamieszkania, adres do doręczeń oraz adresy, pod którymi będzie wykonywana działalność gospodarcza (w tym adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli będzie utworzony).
Dane adresowe muszą być zgodne z oznaczeniami kodowymi przyjętymi w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju, dlatego kody pocztowe warto wcześniej zweryfikować za pomocą specjalnej wyszukiwarki na stronie www.poczta-polska.pl.
Przyszły przedsiębiorca powinien też się zastanowić nad datą rozpoczęcia biznesu, bo należy ją podać we wniosku. Niezbędne jest także określenie przedmiotów wykonywanej działalności gospodarczej, zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD), choć nie trzeba już wpisywać niejako na zapas wielu pozycji, bo można je obecnie rozszerzyć bez żadnych opłat. We wniosku podaje się również informacje o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej, numerach NIP i REGON spółek cywilnych (jeżeli przedsiębiorca zawarł takie umowy).
Można też podać swój e-mail oraz adres strony WWW (gdy przedsiębiorca je posiada), choć nie ma takiego obowiązku. Gdy jednak podamy te informacje, potem trzeba je już obowiązkowo aktualizować, gdy się zmienią.
Wpis pełnomocnika
We wniosku można podać także dane pełnomocnika upoważnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy (wraz ze wskazaniem zakresu spraw, które obejmuje dane pełnomocnictwo, o ile przedsiębiorca udzielił takiego ogólnego pełnomocnictwa). Dotyczą one: imienia, nazwiska, daty urodzenia pełnomocnika oraz jego adresu. Co daje ujawnienie takich informacji?
Według Ministerstwa Gospodarki „w zakresie wskazanym we wpisie przedsiębiorcy w CEIDG nie jest wymagane posługiwanie się odrębnym dokumentem pełnomocnictwa wobec organów administracji publicznej". A ponieważ „nie ma obowiązku złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa, nie wystąpi również obowiązek zapłaty opłaty skarbowej".
Pełnomocnictwo umieszczone w ewidencji, które można sprawdzić online, nie obowiązuje we wszystkich sprawach. Ministerstwo podkreśla, że nie ma ono zastosowania w sprawach prowadzonych na podstawie ordynacji podatkowej oraz ustawy o kontroli skarbowej.
Ważne!
Podstawą do złożenia wniosku w CEIDG jest identyfikacja tożsamości osoby, której wniosek dotyczy, oraz podpisanie wniosku.
W celu rejestracji konta można skorzystać z podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem albo z nieodpłatnego profilu zaufanego założonego na platformie ePUAP.
Przez Internet
Rejestracja internetowa jest możliwa poprzez stronę www.firma.gov.pl, na której jest prowadzona Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Na tej stronie internetowej możemy też znaleźć spis wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność jako osoby fizyczne albo jako spółki cywilne, bo zakończyło się też już przenoszenie danych z dawniejszych gminnych ewidencji do jednej centralnej, która jest obecnie prowadzona przez Ministerstwo Gospodarki. Wyszukiwarka oferuje znalezienie przedsiębiorcy po wielu różnych kryteriach, w tym numerach NIP i REGON, ale też adresie, imieniu, nazwisku itp.
Bez zaświadczeń
Wydruk ze strony internetowej CEIDG jest zaświadczeniem o wpisie w CEIDG. Ale to niejedyna oszczędność. Jak podkreśla Ministerstwo Gospodarki – organy administracji publicznej nie mogą domagać się od przedsiębiorców okazywania, przekazywania lub załączania do wniosków zaświadczeń o wpisie w CEIDG.
Nie ma też obowiązku przedkładania w kontaktach z organami administracji publicznej zaświadczeń o nadaniu numeru NIP i REGON w sytuacji, gdy odpowiednie numery znalazły się we wniosku. W innych przypadkach zamieniono zaświadczenie na oświadczenie.
Ważne!
Na wydruku wpisu ze strony internetowej umieszczony jest też kod kreskowy, który można odczytać telefonem komórkowym z aplikacją do czytania kodów i obejrzeć aktualny wpis.
Numer REGON z reguły nadawany jest następnego dnia roboczego po otrzymaniu wniosku przez urząd statystyczny (tylko w bardziej skomplikowanych sytuacjach trwa to dłużej). Po nadaniu numeru REGON przedsiębiorca jest wpisywany automatycznie w CEIDG.
Ważne!
Datą rozpoczęcia działalności gospodarczej nie może być dzień wcześniejszy od daty złożenia wniosku o wpis do CEIDG.
Do wniosku o wpis do CEIDG przedsiębiorca może też dołączyć zgłoszenie rejestracyjne lub aktualizacyjne, o których mowa w przepisach o podatku od towarów i usług (formularz VAT-R).
Problemy z formularzem VAT
Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Gospodarki na stronie internetowej www.firma.gov.pl od 1 stycznia 2012 roku do wniosku o wpis do CEIDG przedsiębiorca może dołączyć zgłoszenie rejestracyjne lub aktualizacyjne, o którym mowa w przepisach o podatku od towarów i usług (czyli formularz VAT-R).
Jednak w związku z wydanym przez ministra finansów rozporządzeniem w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone, formularz VAT-R będą mogli dołączyć jedynie przedsiębiorcy samodzielnie składający wniosek w CEIDG i dysponujący podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. To spore ograniczenie dla nowych podmiotów, gdyż rzadko który z nich posiada bezpieczny kwalifikowany e-podpis.
Opłata skarbowa
To jednak niejedyne zmartwienie nowych przedsiębiorców. Od czynności urzędowej polegającej na potwierdzeniu zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego lub podatnika VAT zwolnionego pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 170 zł. Ministerstwo Gospodarki przypomina, że obowiązek uiszczenia tej opłaty powstaje z chwilą złożenia zgłoszenia.
Wpłaty opłaty skarbowej należy dokonać na konto urzędu gminy lub miasta (a niekiedy odróżnia się nawet dzielnice), na terenie których mieści się siedziba wskazanego w formularzu urzędu skarbowego. „Dokonujący zgłoszenia musi dołączyć dowód wniesienia należnej opłaty skarbowej, nie później niż w ciągu trzech dni od chwili powstania obowiązku jej zapłaty.
Do składanego drogą elektroniczną zgłoszenia można dołączyć dowód zapłaty sporządzony w postaci pliku z rozszerzeniem .pdf. Działanie takie nie pociąga za sobą obowiązku dostarczenia w późniejszym terminie papierowej wersji dowodu zapłaty" – czytamy w komunikacie.
Jeżeli czynności opodatkowane VAT wykonywane są na terenie objętym zakresem działalności dwóch lub więcej urzędów skarbowych, to formularz VAT-R należy złożyć do urzędu właściwego ze względu na miejsce zamieszkania. Również opłatę skarbową należy wówczas uiścić na konto urzędu gminy, miasta bądź dzielnicy, gdzie ma siedzibę urząd skarbowy (nie zawsze pokrywają się one terytorialnie).
Nie wszystkie formalności związane z VAT można jednak załatwić przy rejestracji. W niektórych przypadkach nadal będzie konieczna wizyta w urzędzie skarbowym. Tak będzie, gdy chcemy wybrać zwolnienie od podatku VAT (gdy planowane obroty będą niskie albo nie jesteśmy objęci obowiązkiem opodatkowania VAT ze względu na zakres świadczonych przez nas usług).
Analogiczna sytuacja dotyczy ZUS. Wizyty w tym urzędzie nie ominiemy, gdy chcemy zatrudniać pracowników i musimy dokonać ich zgłoszenia do ubezpieczeń.
Gminni urzędnicy przyjmą wniosek
Osobom, które nie chcą składać wniosku online, pozostają tradycyjne metody, czyli złożenie wniosku papierowego w gminie (formularz można wydrukować z Internetu albo wziąć w urzędzie).
Urzędnicy i tak przekształcą wniosek w formę elektroniczną. Drugie wyjście to przesłanie wniosku listem poleconym do wybranego urzędu gminy (obojętnie którego, teraz nie ma w tej mierze ograniczeń, bo gminy są jedynie pośrednikami Ministerstwa Gospodarki, a nie prowadzącymi ewidencję).
Utrudnieniem dla tego sposobu rejestracji firmy jest wymóg, aby podpis przedsiębiorcy był potwierdzony notarialnie.
Coraz większą popularność zyskuje jednak trzecie wyjście – wypełnienie wniosku w Internecie bez sygnowania go za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub bezpiecznego e-podpisu.
Sam wpis może nie wystarczyć
Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca może rozpocząć działalność już w dniu złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, choć jeszcze nie jest oficjalnie do tej ewidencji wpisany. Nie jest to jednak ustawowy wymóg szybkiego startu. Przedsiębiorca ma prawo we wniosku o wpis do CEIDG określić późniejszy dzień podjęcia działalności niż dzień złożenia wniosku.
Jednak nie każdą działalność można rozpocząć od razu. Gdy przepisy uzależniają podejmowanie i wykonywanie działalności gospodarczej od obowiązku uzyskania przez przedsiębiorcę koncesji albo zezwolenia, to najpierw trzeba uzyskać wpis do ewidencji, a następnie odpowiednią decyzję administracyjną w organie koncesyjnym.
Niektóre profesje wymagają wcześniej uzyskania wpisu w rejestrze działalności regulowanej – w takich przypadkach można, składając w urzędzie gminy wniosek o wpis do CEIDG, złożyć także pisemne oświadczenie o spełnianiu warunków wymaganych dla danego typu działalności.
Musi też jednak podać właściwy organ prowadzący rejestr. Możliwość jednoczesnego załatwienia obu spraw istnieje więc tylko podczas wizyty w urzędzie gminy. W razie wpisu załatwionego przez Internet trzeba niezależnie od niego złożyć oświadczenie i uzyskać rejestrację planowanej działalności regulowanej.
Wybór formy opodatkowania
Integralną częścią wniosku o wpis do CEIDG są też żądania przyjęcia oświadczenia o wyborze przez przedsiębiorcę formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych albo wniosku o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej. -
„Rzeczpospolita" radzi
Czy przed wpisaniem pełnomocnika do CEIDG należy mu wcześniej udzielić pełnomocnictwa?
Tak Do CEIDG można wpisać tylko pełnomocników już ustanowionych zgodnie z odrębnymi przepisami (najczęściej będą to kodeks cywilny i kodeks postępowania administracyjnego) oraz w formie przewidzianej tymi przepisami.
Dla osób trzecich samo wskazanie pełnomocnika w centralnej ewidencji nie jest równoznaczne z jego ustanowieniem. Najlepiej więc, by pełnomocnictwo było udzielone w formie pisemnej, aby pełnomocnik mógł się w potrzebie nim wykazać.
Jak to zrobić
W jaki sposób można zdobyć bezpieczny podpis elektroniczny albo założyć profil zaufany na platformie ePUAP?
Procedura uzyskiwania profilu zaufanego wygląda następująco:
- trzeba zalogować się na platformie ePUAP (znajdziemy ją na stronie www.epuap.gov.pl, wcześniej trzeba tam założyć konto),
- następnie wypełniamy wniosek o założenie profilu,
- musimy odwiedzić punkt potwierdzający profil, aby potwierdzić tożsamość (najczęściej są to urzędy skarbowe albo urzędy wojewódzkie, pełną ich listę wraz z wyszukiwarką znajdziemy na stronie www.epuap.gov.pl).
Bezpieczny e-podpis można nabyć odpłatnie w jednej z kilku firm świadczących usługi w tym zakresie (kwalifikowane podmioty świadczące usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego).
Rejestr tych podmiotów prowadzi Ministerstwo Gospodarki. Na liście tej znajdują się obecnie: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, Unizeto Technologies, MobiCert oraz Enigma S.O.I. Ceny zestawów do e-podpisu w poszczególnych firmach różnią się w zależności od długości ważności certyfikatu (rok lub dwa lata), jak również od rodzaju urządzenia do składania podpisu.
Profil zaufany jest bezpłatną metodą potwierdzania tożsamości osoby fizycznej w systemach elektronicznej administracji – w zasadzie jest to odpowiednik bezpiecznego e-podpisu weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym. Dzięki profilowi zaufanemu można załatwić sprawy administracyjne drogą elektroniczną bez konieczności osobistego udania się do urzędu lub wysyłania pism pocztą.
Co istotne – profil zaufany ePUAP mogą także uzyskać osoby mające już kwalifikowany bezpieczny e-podpis.
Z powyższego wynika, że gdy chcemy zarejestrować firmę całkowicie online, nie obejdzie się bez wcześniejszej wizyty albo w urzędzie, albo u sprzedawcy e-podpisu.
Trzeba poprawić błędne dane
Zgodnie z art. 33 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej domniemywa się, że dane wpisane do CEIDG są prawdziwe. Jeżeli do CEIDG wpisano dane niezgodnie z wnioskiem lub bez tego wniosku, osoba, której wpis dotyczy, nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej, działającej w dobrej wierze, zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli po powzięciu informacji o tym wpisie zaniedbała niezwłoczne wystąpienie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu.
Jak zarejestrować firmę online
Krok 1.
Trzeba zdobyć bezpieczny podpis elektroniczny albo założyć profil zaufany na platformie ePUAP (więcej piszemy niżej o tym, jak to zrobić).
Krok 2.
Należy założyć własne osobiste konto na stronie www.firma.gov.pl i aktywować go po otrzymaniu potwierdzenia e-mailowego.
Krok 3
Wypełniamy wniosek online i podpisujemy go elektronicznie bezpiecznym kwalifikowanym e-podpisem albo za pomocą profilu zaufanego ePUAP.
Gdy wniosek ma wady – przyszły przedsiębiorca jest wzywany do ich skorygowania albo uzupełnienia wniosku. Wpis – co do zasady – jest dokonywany nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do CEIDG poprawnego wniosku. -
Jak zarejestrować w gminie
Krok 1.
Trzeba założyć konto na stronie www.firma.gov.pl i po otrzymaniu potwierdzenia e-mailowego wypełnić online wniosek o rejestrację. Zostaje on umieszczony w ewidencji i nadaje mu się specjalny kod.
Krok 2.
Dokończenie rejestracji firmy odbywa się jednak w urzędzie gminy (dowolnym, a nie tylko tym w naszym miejscu zamieszkania), gdzie po podaniu tego unikalnego kodu urzędnicy odszukują nasz wniosek w systemie i możemy go wtedy osobiście podpisać. -
Podstawa prawna
