Czas pracy: kiedy trzeba planować przerwy w grafiku

Stopień szczegółowości harmonogramów jest ściśle uzależniony od stosowanego do pracowników systemu i rozkładu czasu pracy. W konsekwencji nie wszystkie przerwy muszą być w nich planowane. Szczególnie, jeśli są one wliczane do czasu pracy. Które przerwy należy planować w harmonogramie i jak prawidłowo wywiązać się z tego obowiązku?

Posiłek swój...

W praktyce najpowszechniejsza jest przerwa śniadaniowa. Przysługuje ona w wymiarze 15 minut pracownikom, których dobowy wymiar czasu pracy jest równy co najmniej sześciu godzinom. Jest ona w całości wliczana do czasu pracy (art. 134 kodeksu pracy).

Przerw śniadaniowych nie planuje się w harmonogramach czasu pracy. W praktyce w większości zakładów o terminie ich wykorzystania przez poszczególnych pracowników decyduje bowiem bezpośredni przełożony.

Wynika to z konieczności podtrzymywania procesu pracy, czy zapewnienia ciągłości obsługi interesantów. W konsekwencji przerwy te są często ustalane indywidualnie bądź dla niewielkich grup. Jednoczesne wykorzystanie przerwy śniadaniowej przez wszystkich pracowników danego działu występuje rzadko i przeważnie jest podyktowane obowiązkami z zakresu BHP.

Przykład

Monterzy zatrudnieni w stoczni korzystają z przerwy śniadaniowej o godzinie 9, po trzech godzinach pracy. Pracodawca zapewnia im wówczas jedno danie gorące o wartości około 1000 kcal.

W tym przypadku jednoczesne korzystanie przez monterów z przerwy śniadaniowej jest uzasadnione koniecznością zapewnienia im gorącego posiłku profilaktycznego, wynikającą z rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych napojów i posiłków (DzU nr 60, poz. 279). Indywidualne wydawanie takich posiłków byłoby utrudnione i wiązałoby się z większymi kosztami.

... lub dziecka

W każdym zakładzie pracy może również wystąpić konieczność udzielania pracownicy przerw na karmienie. Ich długość zależy od liczby karmionych dzieci i od dobowego wymiaru czasu pracy kobiety. Jeśli pracownica karmi piersią jedno dziecko, przysługują jej dwie pauzy po 30 minut każda. Z tytułu karmienia więcej niż jednego dziecka czas obydwu przerw wydłuża się do 45 minut (art. 187 § 1 k.p.).

Pauzy w takim wymiarze przysługują jedynie pracownicom, których czas pracy w dobie przekracza sześć godzin. Kobiety pracujące od czterech do sześciu godzin w dobie mają prawo do jednej przerwy w wymiarze odpowiednio 30 lub 45 minut. Prawa do żadnej przerwy na karmienie nie ma pracownica wykonująca obowiązki krócej niż cztery godziny na dobę.

Co istotne, na wniosek pracownicy szef może udzielać jej przerw na karmienie łącznie.

Przykład

Pani Anna, pracownica biurowa, wykonująca obowiązki od poniedziałku do piątku w godzinach 8 – 16, wróciła do pracy po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego. Niezwłocznie przedstawiła pracodawcy zaświadczenie od lekarza stwierdzające, że karmi piersią jedno dziecko, wnioskując jednocześnie o łączne udzielanie przerw na ten cel w ostatniej godzinie pracy.

W trakcie urlopu wypoczynkowego pani Anna zawnioskowała również o obniżenie wymiaru czasu pracy do 7/8 etatu w oparciu o art. 1867 § 1 k.p. Zaczęła pracować po siedem godzin dziennie, od 8 do 15. Ale już w ostatniej godzinie pracy (między 14 a 15) będzie wykorzystywać łącznie dwie przerwy na karmienie w wymiarze 30 minut każda. Oznacza to, że w okresie karmienia piersią, jej faktyczne godziny pracy to 8 – 14.

Pauz na karmienie nie trzeba wykazywać w grafiku, gdyż są one po prostu czasem pracy młodych matek.

Drugie śniadanie

Popularną, choć opcjonalną przerwą w czasie pracy jest tzw. przerwa na lunch (art. 141 k.p.). Wprowadza się ją w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a w braku takich dokumentów – w treści łączącej strony umowy.

Wymiar tej przerwy nie może przekraczać 60 minut, gdyż nie jest ona wliczana do czasu pracy. Przeważnie jej celem jest spożycie posiłku, jednak pracownik może swobodnie decydować, w jaki sposób wykorzysta jej czas. W praktyce przerwa ta jest stosowana przez większe i nowocześnie zarządzane firmy, w których kładzie się nacisk na budowanie kontaktów interpersonalnych między pracownikami, celem ich większego zaangażowania w sprawy firmy.

Również przerwy lunchowej nie trzeba wykazywać w grafiku, gdyż omawiany przepis wymaga jedynie regulacji w aktach prawa wewnątrzzakładowego. Jest to jednak możliwe pod warunkiem, że pora wykorzystywania takiej pauzy jest stała. W praktyce jednak częściej wykazuje się czas przerwy na listach obecności lub w ewidencji czasu pracy.

Ponieważ tej przerwy nie zalicza się do czasu pracy, wystarczy wykazywać w tych dokumentach faktyczne godziny pracy w poszczególnych dobach, z wyłączeniem okresów takich przerw w rubryce podsumowującej godziny wykonywania obowiązków. Czasem jednak takie przerwy są wyodrębniane, co jest jednak dobrowolną decyzją pracodawcy.

Przerywany czas pracy

System przerywanego czasu pracy pojawia się nie tylko w regulacjach kodeksu pracy, ale również w ustawie o czasie pracy kierowców czy ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Każda z nich zakłada przy tym, że przerwy w pracy trzeba przewidzieć w rozkładzie czasu pracy.

Zarówno art. 139 § 1 k.p., jak i art. 26c ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (DzU z 2012 r., poz. 406) przewidują maksymalną 5-godzinną pauzę wynikającą ze stosowania omawianego systemu. Jest to wartość graniczna, gdyż przy 8-godzinnym dniu pracy i minimalnym 11-godzinnym odpoczynku dobowym, te pięć godzin dopełnia dobę pracowniczą. Dłuższa przerwa musiałaby wiązać się z naruszeniem odpoczynku dobowego lub niedopracowaniem pełnego wymiaru w danej dobie.

W tym zakresie pewnym ewenementem jest art. 16 ustawy o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm.). Zgodnie z nim wobec kierowców wykonujących przewozy regularne przerwa może wynosić do sześciu godzin, jeśli dobowy wymiar czasu pracy nie przekroczy siedmiu godzin.

W przypadku kodeksu pracy oraz ustawy o czasie pracy kierowców za czas przerwy przysługuje należność w wysokości połowy stawki wynagrodzenia wynikającej z osobistego zaszeregowania (stawka godzinowa lub miesięczna). Za czas przerwy nie nalicza się zatem innych składników pensji, jak dodatki, premie, czy prowizje. W gorszej sytuacji są pracownicy instytucji kultury, którym nie przysługuje prawo do wynagrodzenia za czas przerwy systemowej.

Uwaga!

Czas trwania przerwy w systemie przerywanym musi być z góry określony we wszystkich powyższych grupach zawodowych. Może to mieć miejsce w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy albo w harmonogramach czasu pracy, jeśli godziny przerw nie będą stałe w poszczególnych dobach.

Istotne różnice między przepisami k.p., tymi dotyczącymi kierowców i pracowników kultury, występują również w kwestii możliwości łączenia przerywanego czasu pracy z innymi systemami czy rozkładami, a także wpływu tego łączenia na długość czasu, na jaką trzeba zaplanować harmonogram. Systemu przerywanego zgodnie z art. 139 § 2 k.p. nie można łączyć z systemami równoważnymi, przewidującymi możliwość przedłużania dobowego wymiaru czasu pracy do 12, 16 czy 24 godzin.

Tak samo w przypadku pracy w ruchu ciągłym, systemu skróconego tygodnia pracy czy systemu weekendowego. Co więcej zgodnie z interpretacją prezentowaną przez GIP, niezależnie od stosowanego okresu rozliczeniowego, harmonogramy czasu pracy powinny być sporządzane z góry, na cały okres rozliczeniowy. W przypadku kierowców i pracowników kultury ustawodawca uregulował te zasady nieco liberalniej.

W KIEROWANIU I KULTURZE TROCHĘ SWOBODNIEJ

Kierowcy mogą pracować w systemie mieszanym, obejmującym elementy systemów przerywanego i równoważnego (art. 19 ustawy o czasie pracy kierowców). Ceną tej swobody jest jednak konieczność tworzenia harmonogramów czasu pracy na co najmniej miesięczne okresy.

Przez to stosowanie systemu przerywanego ogranicza się do przewozów regularnych osób. Jeszcze liberalniej ustawodawca podszedł do pracowników instytucji kultury, przewidując w art. 26c ust. 3, że w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie przerywanym można stosować art. 135 § 1 k.p., pozwalający na przedłużanie dobowego czasu pracy do 12 godzin.

Co więcej obowiązujący ich okres rozliczeniowy może być przedłużony do 12 miesięcy (art. 26b ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej), a rozkłady czasu pracy ustala się ciągle na minimalnie 2-tygodniowe okresy (art. 26b ust. 3 ww. ustawy.).

Niezależnie od występujących w praktyce różnic między wskazanymi grupami zawodowymi, pracodawca ma prawo wyłączyć z czasu pracy, w ramach systemu przerywanego, tylko jedną (ewentualnie najdłuższą) pauzę zaplanowaną w procesie pracy.

Przykład