Harmonogramy pracy: na jakie okresy i dla kogo trzeba tworzyć grafiki

Szef nie ma bowiem fizycznej możliwości kompleksowo uregulować rozkładu takich osób w prawie wewnątrzzakładowym. Harmonogramy pracy nie zawsze muszą obejmować cały okres rozliczeniowy, a dla określonej grupy kierowców w ogóle nie trzeba ich układać.

Kierowcy wykonujący przewóz rzeczy

Do 1 stycznia br. sprawa tworzenia grafików dla kierowców wykonujących przewozy towarowe w zakresie systemu równoważnego budziła spore wątpliwości. Ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm.) nie regulowała tego i GIP wywodził konieczność tworzenia grafików na cały okres rozliczeniowy ze specyfiki stosowanego systemu, pozwalającego przedłużyć dobowy czas pracy wyłącznie na etapie układania harmonogramu. Na tej podstawie inspektorzy PIP wymagali często podczas kontroli, aby pracodawca przedstawił grafiki pracy kierowców obejmujące cały okres rozliczeniowy.

Wykładnia ta była powszechnie krytykowana, przy czym zwolennicy odmiennego stanowiska podnosili, że nawet przy przewozach regularnych na trasach do 50 km nie wymaga się tworzenia harmonogramów na cały okres rozliczeniowy, a jedynie na miesiąc.

Na tej podstawie uznawano, że przy przewozach towarowych, które nie odbywają się w myśl rozkładu jazdy jak pasażerskie, czy w stałym, utartym rytmie, żądanie okazania harmonogramów obejmujących cały okres rozliczeniowy powodowało, że pracodawcy sporządzali plan fikcyjny, a kierowca i tak był rozliczany jedynie z wykonania.

Tylko w służbie zdrowia plan równoważnego czasu pracy musi być precyzyjnie opracowany na cały okres rozliczeniowy

Dostrzegł to ustawodawca, który z początkiem 2012 r. wprowadził ust. 6 do art. 15 ustawy o czasie pracy kierowców. Przepis ten przewiduje, że do kierowców zatrudnionych w systemie równoważnym stosuje się odpowiednio art. 11 ust. 2a ustawy.

Wyłącza on konieczność tworzenia harmonogramów przy przewozach towarowych oraz okazjonalnych przewozach osobowych. Mimo tak jednoznacznej regulacji niwelującej obowiązek tworzenia harmonogramów dla szoferów warto je zachować np. w skróconej formie na kilka najbliższych dni lub jedno zadanie przewozowe.

W ten sposób pracodawca zyska kontrolę nad realizacją nominalnego czasu pracy kierowców. Pozwoli mu to też ograniczyć koszty pracy, umożliwiając zakwalifikowanie przynajmniej części wypracowanych nadgodzin jako przekroczeń dobowych.

Regularny transport osób powyżej 50 km...

Grupa szoferów wykonujących przewozy regularne osób na trasach przekraczających 50 km pracuje, co do zasady, na podstawie harmonogramów tworzonych na dwutygodniowe okresy (art. 11 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców). Dotyczy to jednak wyłącznie tych, którzy są zatrudnieni w systemie podstawowym, równoważnym lub przerywanym.

Wielu przewoźników decyduje się przy tym wprowadzić dla wykonujących takie przewozy system mieszany, łączący zalety płynące z równoważnego i przerywanego czasu pracy. W takim wypadku, zgodnie z art. 19 ustawy o czasie pracy kierowców, ich rozkłady czasu pracy muszą obejmować co najmniej miesiąc, niezależnie od rodzaju wykonywanego przewozu. Nie stanowi to jednak problemu dla firm obsługujących jednocześnie przewozy do 50 km i powyżej 50 km, gdyż w takim wypadku miesięczne grafiki układa się dla wszystkich szoferów w firmie.

Uwaga! Dwa tygodnie u kierowcy to nie to samo co dla typowego pracownika. Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o czasie pracy kierowców tydzień to okres między godziną 0 w poniedziałek a 24 w niedzielę. U kierowców zatem tydzień jest sztywny i oderwany od okresu rozliczeniowego. W konsekwencji harmonogramy realizujących przewóz na trasach powyżej 50 km muszą obejmować co najmniej dwa tak rozumiane tygodnie, przez co nie zawsze przypadną w jednym okresie rozliczeniowym.

...i do 50 km

Wykonującym ten typ przewozów układa się najdłuższe w tej grupie zawodowej oraz najbardziej szczegółowe grafiki. Zgodnie z art. 31e ustawy o czasie pracy kierowców ich harmonogramy muszą obejmować co najmniej miesiąc i zawierać dane takie jak: imię i nazwisko szofera, miejsce bazy pojazdu, którym będzie wykonywany przewóz, harmonogram pracy obejmujący okresy prowadzenia pojazdu, wykonywania innej pracy, przerwy, okresy pozostawania w dyspozycji oraz dni wolne od pracy.

Co istotne, ten przepis wymaga, aby rozkład czasu pracy kierowcy ustalił i podpisał pracodawca lub podmiot, na rzecz którego szofer wykonuje przewozy.

Jest to regulacja wyjątkowa, gdyż żadna inna odnosząca się do harmonogramów czasu pracy nie wymaga wprost składania przez szefa podpisu na grafikach sporządzanych dla pracowników. Najczęściej i tak się to robi, aby w razie błędów w grafiku było jasne, kto poniesie ewentualną odpowiedzialność za nie, gdy na kontroli pojawi się PIP.

Muzea i galerie

Zasady tworzenia grafików dla pracowników instytucji kultury określa art. 26b ust. 3 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (DzU z 2012 r., poz. 406). Zgodnie z nim rozkłady czasu pracy powinny być sporządzane na minimalne okresy dwutygodniowe. Z tym że tygodnie liczymy tutaj tak jak w kodeksie pracy, czyli jako siedem kolejnych dni od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 k.p.), a nie kalendarzowo tak jak u kierowców.

Uwzględniając przy tym to, że ust. 1 tego przepisu pozwala przedłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy, zyskujemy najbardziej elastyczny ze sposobów planowania czasu pracy.

Wprowadzenie w przepisach wewnątrzzakładowych maksymalnej długości okresu rozliczeniowego pozwala bowiem ustalić w nim aż 24 grafiki. Umożliwia to pełną realizację przywileju z art. 26d ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, czyli udzielania dni wolnych wynikających z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy łącznie z urlopem wypoczynkowym.

Szpitale i przychodnie

Regulacja dotycząca rozkładów czasu pracy pracowników podmiotów leczniczych ogranicza się do tej części personelu zatrudnionej w równoważnym czasie pracy. Art. 94 ust. 3 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (DzU nr 112, poz. 654 ze zm.) przewiduje bowiem obowiązek ustalania takim osobom grafików na cały okres rozliczeniowy. Może on trwać od miesiąca nawet do czterech miesięcy, co przekłada się automatycznie na długość obligatoryjnego grafiku. Harmonogram pracy powinien przy tym określać dni i godziny pracy oraz dni wolne od zadań dla poszczególnych osób.

Tak surową regulację uzasadnia uciążliwość pracy zaangażowanych w podmiotach leczniczych, u których przedłużanie dobowego wymiaru czasu zadań jest często łączone z obowiązkami wykonywanymi na zmiany.

Dotyczy to w szczególności placówek udzielających stacjonarnych i całodobowych świadczeń zdrowotnych, w których ze względu na specyfikę działalności personel musi pracować przez całą dobę. U osób mających wyższe wykształcenie i wykonujących zawód medyczny, zatrudnionych w takiej placówce, dochodzą dyżury medyczne, czyli przeciętnie tygodniowo dodatkowe 10 godzin pracy.

Uwzględniając konieczność zaplanowania czasu wolnego i realizacji pozazawodowych obowiązków, stosowanie do pracowników podmiotów leczniczych tak długich harmonogramów jest w pełni uzasadnione.

U pozostałych dowolność

Kodeks pracy nie zawiera żadnych regulacji dotyczących okresu, na który powinny być tworzone harmonogramy. Z całą pewnością nie jest to dobre i powinno się zmienić. Mimo to praktyka inspektorów pracy wskazuje, że w ich ocenie grafiki mają obejmować cały okres rozliczeniowy.

Ponieważ na szczęście nie ma żadnych powszechnych regulacji, to inspektorzy pracy nie mają podstaw, aby ukarać pracodawcę układającego harmonogramy na krótsze okresy. Dotyczy to w szczególności tych, którzy zdecydowali się rozliczać czas pracy w okresach dłuższych niż miesięczne, gdzie zaplanowanie zadań z takim wyprzedzeniem napotyka na wiele praktycznych trudności. Problem ten może rozwiązać wprowadzenie odpowiednich regulacji w przepisach wewnątrzzakładowych.

Przykład

Dla pracowników produkcji pracodawca stosuje trzymiesięczne okresy rozliczeniowe, ale ze względu na specyfikę branży, w której działa i zmienne zapotrzebowanie na pracę, nie jest w stanie układać grafików na cały okres rozliczeniowy.

W związku z tym do regulaminu pracy wprowadził postanowienie, zgodnie z którym harmonogramy czasu pracy pracowników produkcyjnych są układane na miesięczne okresy i podawane do wiadomości załogi najpóźniej na trzy dni przed rozpoczęciem nowego miesiąca.

W razie kontroli PIP szef ryzykuje jedynie tym, że inspektor wyda wniosek w wystąpieniu o układanie grafików na cały okres rozliczeniowy. Pracodawca nie może być jednak ukarany mandatem, gdyż nie narusza żadnego przepisu kodeksu pracy. Może przy tym podnieść w odpowiedzi na wniosek inspektora to, że w braku odmiennych regulacji ustawowych miał prawo w przepisach wewnątrzzakładowych uregulować okresy, na które sporządza harmonogramy.