Gdy jednego z pracowników przez dłuższy czas nie ma w pracy, ale jego nieobecność jest usprawiedliwiona, pracodawca może – zgodnie z art. 25 kodeksu pracy – zatrudnić na jego miejsce inną osobę. Jeśli więc jeden z podwładnych długo choruje, jest na urlopie macierzyńskim, wychowawczym bądź bezpłatnym, a szef musi zadbać o normalny tok pracy, może go zastąpić.

Identyczne obowiązki

Z nowym pracownikiem firma zawrze umowę o pracę terminową. Kontrakt powinien określać zakres obowiązków, jakie będzie miał zatrudniony na zastępstwo. Muszą być one takie same jak nieobecnego pracownika. Tylko wynagrodzenie nie musi być tożsame z kwotą, jaką otrzymywała co miesiąc osoba zastępowana. Eksperci podkreślają jednak, że powinno być ono podobne. Z art. 78 par. 1 kodeksu pracy wynika, że wynagrodzenie ma być adekwatne do wykonywanych czynności, wymaganych kwalifikacji, a także ma uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy. Pracownik zastępujący nie musi mieć jednak takich samych warunków jak osoba zastępowana, czyli prawa do samochodu służbowego czy telefonu.

W kontrakcie na zastępstwo pracodawca może wskazać czas jego zakończenia w dwojaki sposób. Po pierwsze podać dokładny termin upływu usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika. Po drugie wskazać ogólnie, że umowa rozwiąże się, gdy zastępowany pracownik wróci do pracy.

Należy jednak podkreślić, że nawet jeśli pracodawca wybierze pierwszą formę określenia czasu zakończenia umowy, a  zastępowany nagle zdecyduje się wrócić do pracy wcześniej, to umowa z jego zastępcą również zostanie rozwiązana wcześniej. Zatrudniony na zastępstwo musi się więc liczyć z tym, że pracownik nie ma obowiązku sztywno przestrzegać reguł ustalonych wcześniej w kontrakcie.

Trzy dni na rozstanie

Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo wynosi trzy dni robocze. Wynika tak z art. 331 kodeksu pracy. Pracodawca, wiedząc więc, że zastępowany pracownik wraca do wykonywania swoich obowiązków, powinien wręczyć wypowiedzenie jego zastępcy odpowiednio wcześniej. Gdy np. pracownik był zatrudniony na trzy miesiące, a pracodawca wręczył mu wypowiedzenie 16 lipca w środę, trzydniowy termin wypowiedzenia zacznie biec w czwartek i upłynie w sobotę, która będzie dniem zakończenia stosunku pracy. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem Głównej Inspekcji Pracy (z 1 marca 2010 r., GPP-517-4560-14-1/10/PE/RP) dni robocze to wszystkie dni, które nie są niedzielami ani świętami uznanymi za dzień ustawowo wolny od pracy. Dlatego soboty można wliczać do okresu wypowiedzenia. Poza tym, zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą w każdej chwili wypowiedzieć umowę na zastępstwo, zachowując trzydniowy okres wypowiedzenia.

W tym czasie zastępcy nie będzie jednak przysługiwało prawo do dni wolnych na poszukiwanie pracy. Art. 37 kodeksu pracy przewiduje bowiem taką możliwość tylko dla osób, którym przysługuje dwutygodniowe, miesięczne lub trzymiesięczne wypowiedzenie.

Proporcjonalny urlop

Pracodawca nie może dyskryminować przyjętego na zastępstwo. Ma on takie same prawa i obowiązki jak pozostali zatrudnieni. Oznacza to, że może korzystać z urlopu wypoczynkowego, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a także domagać się świadectwa pracy w chwili rozwiązania bądź ustania stosunku pracy.

Zgodnie z art. 152 kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego dla zatrudnionego na zastępstwo zależy od jego dotychczasowego stażu pracy.

Wynosi więc 20 dni, jeśli podwładny wcześniej był zatrudniony krócej niż dziesięć lat, i 26 dni, jeśli pracował dłużej niż dziesięć lat. Długość urlopu zatrudnionego na zastępstwo na kilka miesięcy należy przy tym wyliczyć proporcjonalnie do czasu trwania jego umowy. Co więcej, jeśli zastępca ma w umowie zaznaczone, że skończy się ona wraz z powrotem pracownika zastępowanego, a nie wiadomo, kiedy to nastąpi, zainteresowany może wykorzystać wcześniej cały przysługujący mu urlop. Pod warunkiem oczywiście, że dostanie na to zgodę szefa.