Odwołanie z urlopu: pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty

- Pracownik jest na urlopie od 8 do 30 czerwca 2012 r. Niestety, ze względu na awarię w zakładzie musimy go wezwać z wypoczynku. Osoba ta jest zapalonym fanem piłki nożnej i ma trzy bilety na turniejowe spotkania (dwa w Polsce i jedno na Ukrainie). Jakie koszty poniesiemy, odwołując ją z wyjazdu? Czy musimy mu też zwrócić pieniądze za bilety na Euro 2012?

– pyta czytelnik.

Szef ma prawo odwołać pracownika z wypoczynku, ale tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. Tak stanowi art. 167 § 1 kodeksu pracy.

Jeśli przełożony się na to zdecyduje, musi liczyć się z wydatkami. Niekiedy koszty odwołania z wakacji mogą przekroczyć korzyści płynące z wcześniejszego powrotu podwładnego do firmy.

Wiele do oddania...

Zgodnie z art. 167 § 2 k.p. pracodawcę obciążają koszty poniesione przez pracownika, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu.

Jeżeli rozpoczął wakacje, ale jeszcze nie wyjechał do zaplanowanego celu, oddać trzeba jedynie za wydatki związane z przygotowaniem wyjazdu, których pracownik nie jest już w stanie odzyskać. Będzie to np. niepodlegająca zwrotowi część opłaty za wczasy krajowe lub zagraniczne albo za bilety lotnicze.

Jeśli natomiast zatrudniony już wyjechał, to zwrócić trzeba zarówno wydatki na niespodziewaną podróż, jak i planowy powrót (o ile pracownik nie może ich odzyskać od przewoźnika).

Będą to więc faktycznie poniesione koszty przejazdu do miejsca spędzania urlopu i z powrotem, a gdy pracownik ich nie udokumentował, zwrotowi podlegają koszty obliczone zgodnie z przepisami dotyczącymi podróży służbowych (tak. M. Nałęcz [w:] „Kodeks pracy – komentarz” wyd. C.H. Beck, Warszawa 2011 r.).

Do puli tej zaliczyć też trzeba pieniądze za utracony a opłacony pobyt w hotelu, domu wczasowym, kwaterach prywatnych itp. Generalnie do takich kosztów należy wszystko to, co pracownik zapłacił z góry w związku z zamiarem spędzenia wakacji poza miejscem zamieszkania, ale tylko w części proporcjonalnej do okresu niewykorzystanego pobytu z powodu odwołania.

Jeśli podczas wyjazdu zatrudniony miał wykupione ekstrawycieczki, np. dwudniowy wypad do Pragi, spływ Dunajcem czy inne atrakcje imiennie jemu przypisane na konkretny dzień przypadający po odwołaniu z wypoczynku, to przedstawiając dowód zapłaty za nie, powinien od szefa otrzymać za to pieniądze.

Na tej samej zasadzie ma prawo ubiegać się u niego o zwrot za niewykorzystany bilet na Euro 2012. Jeśli w czasie wakacji miał wykupione imienne wejściówki na mecze i może przedstawić je pracodawcy wraz z rachunkiem, to ten musi oddać ich równowartość.

A to może składać się na sporą sumę.

... ale nie za wszystko

Jest to jednak węższy zakres obowiązku odszkodowawczego, niż przewiduje art. 361 § 2 kodeksu cywilnego. Oznacza to, że pracownik nie może żądać od szefa utraconych korzyści. Przykładowo jeśli podczas urlopu miał wykonywać intratne dodatkowe zajęcie, od pracodawcy nie odzyska sumy, jaką zarobiłby na saksach.

Nie ma też co liczyć na zwrot wydatków, które uzyskał od biura podróży za niewykorzystaną część wypoczynku. Nie dostanie również od firmy całej sumy za bilety, jeśli jej część oddał mu przewoźnik. Wówczas otrzyma od pracodawcy jedynie wyrównanie do pełnej ceny zakupionego i niewykorzystanego przejazdu. Oczywiście pod warunkiem, że dochodząc zwrotu kosztów, przedstawi dokumenty poświadczające, że je poniósł, np. faktury, rachunki.

Nie ma też mowy o tym, aby przełożony sfinansował podwładnemu to, co ten wydał w związku z przygotowaniem się do urlopu, np. na sprzęt do nurkowania, walizki, kamery czy aparat fotograficzny. To pracownik kupiłby niezależnie od tego, czy firma wezwałaby go z wakacji czy nie.

Jak zapłacić za rodzinny wypoczynek

Problematyczny jest natomiast zwrot kosztów skrócenia wakacji bliskim pracownika. Przyjmuje się, że te trzeba ponieść tylko wtedy, gdy członkowie rodziny byli zmuszeni do wcześniejszego powrotu do domu w związku z odwołaniem pracownika z urlopu.

Jeśli zatem na wakacjach przebywał ojciec z małoletnim dzieckiem, które samo nie zostanie przecież w nadmorskim kurorcie, to szefa obciążają koszty poniesione na wypoczynek pociechy podwładnego oraz jego powrót. Podobnie będzie, gdy tata miał śledzić na trybunach mecz z latoroślą, a szef to uniemożliwił, wzywając podwładnego niespodziewanie do firmy. Pracodawca musi oddać pieniądze za niewykorzystane wejściówki na stadion, jeśli pokrzywdzony okaże je oraz dowód ich zakupu.

Podobnie będzie, gdy zatrudniony z żoną wybierze się na Bliski Wschód i zmuszony będzie do skrócenia zaplanowanego wypoczynku. Ze względu na szczególny status kobiety w krajach muzułmańskich, np. w Iranie, i obowiązującą tam zasadę, że kobiety nie powinny podróżować same, pozostawienie żony pracownika mogłoby być dla niej niebezpieczne, a co najmniej kłopotliwe.

Dlatego oboje rezygnują z dalszej podróży i wracają do Polski. W takiej sytuacji szefa obciążają koszty poniesione w związku z przyjazdem do kraju żony wezwanego z urlopu pracownika.

Rozstrzygnie sąd

Jeśli odwołany z urlopu nie dogada się z szefem i nie uzyska od niego satysfakcjonującej rekompensaty, może wystąpić do sądu. Spory o roszczenia związane z określeniem rodzaju i rozmiaru poniesionych przez zatrudnionego kosztów urlopu należą do właściwości sądów pracy.

Jednak ciężar dowodu w sprawie odzyskania wydatków zawsze obciąża pracownika. Żądanie zwrotu tych kosztów przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.). Zatem na taki krok podwładny ma trzy lata, licząc od dnia odwołania go z wypoczynku.