W każdym roku kalendarzowym pracownik ma prawo skorzystać maksymalnie z czterech dni tzw. urlopu na żądanie, powiadamiając o tym pracodawcę najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Zezwala mu na to art. 167

2

kodeksu pracy

.

Nie musi tego robić na piśmie, wystarczy np. telefon, SMS czy e-mail do firmy. Zazwyczaj po zakończeniu tej nagłej przerwy od zadań służbowych zatrudniony poświadcza na piśmie, wypełniając np. wniosek urlopowy lub kartę urlopową – dla celów dowodowych – jej wykorzystanie.

Bez ograniczeń

Według GIP pracownik nie jest ograniczony żadnymi warunkami w żądaniu tego urlopu. Może więc wystąpić o niego, nawet jeżeli szef polecił mu stawić się w firmie w swoim dniu wolnym od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Dla niego jest to wówczas dzień roboczy zgodnie ze zmienionym rozkładem czasu pracy i może wystąpić o urlop wypoczynkowy na ten dzień, także w trybie art. 167

2

k.p. Podwładny nie musi uzasadniać swojego urlopu, a przepisy nie uprawniają szefa do tego, aby oceniał zasadność żądania pracownika.

Kolejne ograniczenie pracodawcy polega na tym, że do tego urlopu nie stosuje się zasad wynikających z art. 168 k.p. mówiącego o najpóźniejszym wykorzystaniu zaległości (od tego roku do końca września).

Wyjaśnienia zacząć trzeba od tego, że uprawnienie do czterech dni nagłego wolnego niewykorzystanego w ciągu roku kalendarzowego nie przechodzi na kolejny rok i nie powiększa puli wolnego na żądanie. Staje się zwykłym urlopem wypoczynkowym, tyle że zaległym.

Ale tu pojawia się pewna odrębność, na którą wskazuje zdanie po średniku w art. 168 k.p. („nie dotyczy to części urlopu udzielonego zgodnie z art. 167

2

”). To zaś oznacza, że tych czterech dni (lub mniejszej liczby, jeżeli podwładny je wybierał), gdy zostaną podwładnemu po zakończeniu roku kalendarzowego, w kolejnym nie musi wykorzystać do końca września (wcześniej do końca marca).

Mniejsze znaczenie swobody

Potwierdził to GIP w stanowisku nadesłanym do „Rzeczpospolitej” 7 kwietnia 2008 r. (GPP-110-4560-170/08/PE).

Pracownik może   więc dowolnie wskazać, kiedy chce je wziąć – może połączyć z bieżącym urlopem czy przesunąć nawet na czas po zakończeniu kwartału. Przed laty interpretacja ta pozwalała pracownikom na większą swobodę w określeniu daty wakacji, przynajmniej ich czterech dni. Przy obecnym długim, dziewięciomiesięcznym terminie wykorzystania zaległości jej znaczenie nieco zmalało.

Zobacz

STANOWISKO MINISTERSTWA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ Z 26 MARCA 2012 R. W SPRAWIE WYKORZYSTANIA DAWNYCH URLOPÓW ZALEGŁYCH I OKRESU PRZEDAWNIENIA

STANOWISKO GŁÓWNEGO INSPEKTORATU PRACY Z 16 GRUDNIA 2011 R. W SPRAWIE WYKORZYSTANIA DAWNYCH URLOPÓW ZALEGŁYCH (GNP-364-4560-63-1/11/PE/RP)

W związku z wejściem w życie ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232, poz. 1378) zmieniającej art. 168 k.p., z 1 stycznia 2012 r. termin wykorzystania urlopu zaległego zostanie wydłużony do 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że urlop za rok 2011 niewykorzystany do końca roku powinien zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września 2012 r.

Możliwość wykorzystania urlopów do końca września 2012 r. nie będzie dotyczyć urlopów zaległych za poprzednie lata. Urlopy te powinny były zostać udzielone w terminie określonym w art. 168 k.p. w dotychczasowym brzmieniu (urlop za rok 2010 – najpóźniej do końca pierwszego kwartału 2011 r., a urlop za rok 2009 – najpóźniej do końca pierwszego kwartału 2010 r.).

Nieudzielenie pracownikowi urlopu zaległego w terminie określonym w art. 168 k.p. stanowi naruszenie obowiązujących przepisów i może skutkować odpowiedzialnością z tytułu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożonego karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

STANOWISKO GIP Z 2009 R. W SPRAWIE WYSŁANIA PRACOWNIKA NA ZALEGŁY URLOP (GPP–110-4560-8/09/PE/RP)

Zdaniem Sądu Najwyższego gdy pracownik posiada zaległy urlop, pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z nim terminu jego wykorzystania, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p., tj. do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.

Udzielenie na podstawie art. 168 k.p. urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok z 2 września 2003 r., I PK 403/02, OSNP z 2004 r. nr 18, poz. 310).

W wyroku z 25 stycznia 2005 r. (I PK 124/05,

Monitor Prawa Pracy z 2006 r. nr 3, str. 119) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.

W uzasadnieniu sąd zwrócił uwagę, iż przepis art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić ”najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków (...)

Fragment

STANOWISKA GIP Z 7 kwietnia 2008 r. W SPRAWIE DOWOLNEGO TERMINU WYBRANIA ZALEGŁEGO URLOPU NA ŻĄDANIE (GPP-110-4560-170/08/PE)

(...) Granicą czasową udzielenia urlopu zaległego – zgodnie z art. 168 k.p. – jest koniec pierwszego [obecnie trzeciego, przyp. red.] kwartału następnego roku kalendarzowego, niezależnie od tego, czy przyczyny powodujące to przesunięcie leżą po stronie pracodawcy, czy pracownika.

Ten obowiązek nie dotyczy udzielanych zgodnie z art. 1672 k.p. czterech dni urlopu na żądanie pracownika. Uprawnienie do tego urlopu przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku nie przechodzi na rok następny.

Zatem nieudzielania pozostawionych poza inicjatywą pracodawcy i planem urlopów oraz porozumieniem w sprawie terminu wykorzystywania urlopu dni urlopu na żądanie, które wraz z końcem roku tracą swój specyficzny charakter, nie uważa się za naruszenie obowiązku wynikającego z art.168 k.p.

Pracownicy mają obowiązek wykorzystać do 31 marca [obecnie 30 września, przyp. red.] dni urlopu zaległego ”zwykłego”. Natomiast dni niewykorzystanego np. w 2007 r. urlopu na żądanie przechodzą na 2008 r. jako «normalny» urlop, ale pracodawca nie może domagać się wykorzystania ich do końca pierwszego kwartału 2008 r. W planie urlopów pracownik może więc wpisać dowolny termin ich wykorzystania i łączyć ten urlop z dniami ”zwykłego” urlopu wypoczynkowego. (...)

Fragment

STANOWISKA GIP Z 1 KWIETNIA 2011 R. W SPRAWIE URLOPU NA ŻĄDANIE (GPP–110-4560-14-1/11/PE/RP)

Niezależnie od tego czy pracownik w poprzednim roku kalendarzowym korzystał lub też w ogóle nie korzystał z urlopu na żądanie, w kolejnym roku kalendarzowym przysługuje mu prawo tylko do 4 dni urlopu na żądanie (...)

Jeśli przykładowo, pracownikowi przysługują w 2011 r. 32 dni urlopu, na które składa się 26 dni urlopu bieżącego i 6 dni urlopu zaległego – to niezależnie od tego, czy pracownik w 2010 roku korzystał z urlopu na żądanie – w 2011 r. przysługuje mu prawo jedynie do 4 dni urlopu na żądanie (...)