Służbowy samochód w firmie: zasady korzystania i nieporozumienia z tym związane

Chodzi tu o tych, którym samochód służy do wykonywania innych obowiązków, a więc niezatrudnionych na stanowisku kierowcy. Dla szofera prowadzenie należy bowiem do istoty zadań i z tego powodu w całości wlicza się do czasu pracy.

W delegacji

Dla ogromnej większości innych grup zawodowych auto to tylko narzędzie pracy usprawniające albo ułatwiające wykonywanie powierzonych zajęć. Tu źródłem nieporozumień bywają sytuacje, w których pracownik wykorzystuje auto jako środek transportu w delegacjach służbowych, udając się nim do celu.

Pomni tego, że alternatywą dla tego środka transportu byłoby korzystanie z na ogół mało sprawnej komunikacji publicznej, pracownicy nie zgłaszają roszczeń z tym związanych, w szczególności o wypłatę za pracę w godzinach nadliczbowych.

Kwalifikacja prawna czasu podróży służbowej (ściślej – dojazdu do miejsca delegowania i powrotu) zależy, co do zasady, od tego, czy ma miejsce w normalnych godzinach pracy czy poza nimi.

W utrwalonym od lat orzecznictwie Sądu Najwyższego niezmiennie przyjmuje się, że odbywanie takiej podróży poza normalnym czasem pracy nie jest czasem pracy, chyba że w godzinach jazdy podwładny wykonuje pracę (np. kierowca, konwojent czy inni pracownicy mobilni).

Uzasadnia się to tym, że w takiej podróży pracownik z natury rzeczy nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, a ściślej nie jest gotowy do świadczenia pracy. Można polemizować z tą tezą, ale pogląd ten od ponad trzech dziesięcioleci zdominował orzecznictwo i praktykę.

Księgowy to nie  szofer

Jak w takim razie zakwalifikować czas prowadzenia auta służbowego po normalnych godzinach pracy, gdy zatrudniony jedzie nim do miejsca delegowania, aby wykonać powierzone mu zadanie wynikające ze stosunku pracy? Zdecydowanie opowiadam się za tym, że nie jest to czas pracy. W takich wypadkach pracownik nie wykonuje pracy w godzinach nadliczbowych. Z formalnego punktu widzenia czas jazdy nie jest bowiem czasem wykonywania powierzonego mu zadania, które będzie realizował dopiero po dotarciu na miejsce.

Udostępnienie pracownikowi auta ma z zasady służyć jego wygodzie. Nie zmienia natomiast istoty stosunku pracy, która jest związana z innym rodzajem zajęcia. I nie ma wpływu na taką ocenę to, czy pracownik jedzie sam, czy przy okazji zabiera innych wykonujących zadania w miejscu delegowania. Najkrócej rzecz ujmując, księgowy jadąc w delegację autem służbowym, nie staje się z tego powodu kierowcą, dla którego czas prowadzenia samochodu to w całości czas pracy.

Gdyby przyjąć odmienny pogląd i wliczać czas prowadzenia takiego samochodu do czasu pracy, należałoby, w mojej ocenie, to samo zrobić wobec pracowników, którzy jadąc w delegację, korzystają z publicznych środków komunikacji, niewątpliwie bardziej uciążliwej i czasochłonnej formy podróżowania. To już w prosty sposób mogłoby prowadzić do naruszenia stanu pewnej harmonizacji interesów stron stosunku związanych z dominującą od lat sądową wykładnią kwalifikacji czasu podróży służbowej.

Zgadzam się, że dyskusyjną, ale w naszych warunkach, przy obecnej infrastrukturze komunikacyjnej pozwalającej na normalne funkcjonowanie wielu branż, instytucji czy zawodów, w których odbywanie podróży służbowych należy do ich właściwości i jest po prostu koniecznością.

GPS na straży mienia

Przy korzystaniu z samochodów służbowych dochodzi też do innych nieporozumień. Dotyczą one instalowania w nich urządzeń geolokalizacyjnych (GPS) pozwalających ustalić trasę przejazdu i miejsca, w którym auto się znajduje. Doceniają to niektóre towarzystwa ubezpieczeniowe, obniżając składki od aut wyposażonych w takie zabezpieczenia.

Jest wiele konkretnych powodów, dla których nie sposób odmówić pracodawcy instalowania takich urządzeń w samochodach, choćby ochrona mienia. Jeżeli dodatkowo poinformuje o tym pracownika korzystającego z auta, a więc dopełni wymogu transparentności monitoringu, nie widzę podstaw, aby zakwestionować taką praktykę. A jednak spotkałem się z tym.

Pracownik używający auta służbowego wyposażonego w GPS zarzucił, że w ten sposób pracodawca narusza jego prawo do prywatności, gdyż w zawartej z nim umowie zezwolił na określonych warunkach, aby wykorzystywał je do celów prywatnych. W konsekwencji prowadzi to do przetwarzania informacji o jego życiu prywatnym, na co podwładny nie wyraża zgody.

Jak w takiej sytuacji pracownik może ochronić swoją prywatność? Jest na to jeden, ale za to skuteczny sposób. Po prostu może nie używać samochodu służbowego do celów prywatnych. Gdy jednak z jakiś powodów to czyni, niech nie oczekuje od pracodawcy, że ten nie będzie stosował środków służących ochronie jego niewątpliwie słusznych interesów.