Zgodnie z art. 150 kodeksu pracy systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie musi ustalać regulaminu pracy.

Natomiast skrócony tydzień pracy i pracę weekendową wolno zastosować na podstawie umowy o pracę. Zastosowanie elastycznych rozwiązań, nawet jeśli miałoby nastąpić tylko na krótko, wymaga wprowadzenia zmian w tych regulacjach, z zachowaniem wszelkich przewidzianych przepisami rygorów, np. terminów.

Indywidualny rozkład

Na pisemny wniosek pracownika szef może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w systemie czasu pracy, którym jest on objęty. Pozwala na to art. 142 k.p. Zatem zindywidualizowany rozkład czasu pracy dla konkretnej osoby, wprowadzany jedynie na jej pisemny wniosek, musi być ustalony w zakresie konkretnego systemu czasu pracy i nie może naruszać zasad ochronnych charakterystycznych dla niego. Starając się o indywidualny rozkład, pracownik nie musi uzasadniać swojego wniosku. Z drugiej strony jego pismo w tej sprawie nie jest dla szefa wiążące.

Dopuszcza się, aby złożenie takiego wniosku sugerował pracodawca, jeśli pojawią się określone potrzeby organizacyjne. Szef nie może jednak w żaden sposób wpływać na decyzję podwładnego, a ewentualna odmowa nie będzie stanowić naruszenia obowiązków pracowniczych.

Zazwyczaj wniosek pracownika o indywidualny rozkład dotyczy wprowadzenia niestandardowych godzin rozpoczynania i kończenia pracy, za czym przemawiają np. trudności komunikacyjne, obowiązki rodzinne (opieka nad dzieckiem w określonych godzinach). Niekiedy chodzi o zmianę wymiaru czasu pracy w poszczególnych dniach i tygodniach, terminy dni wolnych od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, liczbę i godziny przerw w pracy. Czasami podwładnemu zależy na podjęciu dodatkowego zatrudnienia i pogodzeniu obowiązków w obu firmach. Może także dzięki temu uniknąć trudności z dojazdem do pracy związanych z Euro 2012, ustalając start i finisz pracy o wcześniejszej godzinie – poza szczytem komunikacyjnym.

Indywidualny rozkład czasu pracy na wniosek pracownika to duże udogodnienie, gdyż dzięki pogodzeniu spraw osobistych z zawodowymi wzrasta jego samopoczucie i motywacja do pracy. Natomiast brak ograniczeń w stosowaniu tego rozwiązania w różnych systemach czasu pracy pozwala użyć go w firmach, gdzie występują takie odmienności.

Ruchome godziny

Kodeks pracy nie odnosi się natomiast do tzw. ruchomego czasu pracy, czyli występującej w praktyce organizacji czasu pracy, przewidującej prawo podwładnego do decydowania o godzinie rozpoczęcia zadań, przypadającej w określonym przedziale, np. między godz. 6 a 8. W tak rozumianym czasie pracy o początku dnia pracy decyduje sam podwładny, zaś koniec wykonywania jego obowiązków wyznacza automatycznie upływ dobowego czasu pracy.

Ponieważ taki sposób jest korzystny dla załogi, wolno go zastosować na podstawie regulaminu pracy. Zgodnie bowiem z art. 9 § 2 k.p. regulamin pracy może zawierać postanowienia korzystniejsze dla pracowników niż wynikające z kodeksu pracy, innych ustaw oraz aktów wykonawczych. Ruchomy czas pracy przewidujący częściową rezygnację pracodawcy z istotnego narzędzia dyscyplinującego pracę, jakim jest wyznaczenie podwładnemu konkretnej godziny rozpoczynania pracy, jest dla niego korzystniejsze.

Stosowanie ruchomego czasu nie może jednak ograniczać czy pozbawiać pracownika prawa do minimalnych okresów odpoczynku, gwarantowanych kodeksem pracy. Zatem tolerancja określona w regulaminie pracy, dotycząca godziny rozpoczynania zadań, powinna uwzględniać co najmniej 11-godzinny dobowy okres odpoczynku przed startem pracy w kolejnym dniu.

Ruchomy czas pracy w praktyce może oznaczać ponowne wykonywanie przez podwładnego zadań w tej samej dobie, co może być postrzegane jako praca w nadgodzinach. W takim wypadku nie występują jednak przesłanki charakteryzujące pracę nadliczbową, czyli wydawanie przez pracodawcę polecenia wykonywania jej oraz realizację jej w interesie pracodawcy (art. 151 § 1 k.p.).

Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawa Pracy MPiPS w ruchomym czasie pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie to efekt decyzji pracownika, swobodnie przez niego podjętej i dotyczy zadań realizowanych planowo, nie zaś konieczności nagłego, nieplanowanego wykonywania pracy z przyczyn wskazanych w art. 151 § 1 pkt 1 i 2 k.p.

Obowiązki do wykonania

W systemie zadaniowym czas pracy pracownika określa się wymiarem jego zadań. Powinny być one możliwe do wykonania w normalnym czasie, tj. nieprzekraczającym ośmiu godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo (art. 129 k.p.). Nie jest to zatem nienormowany czas pracy, jak się go często potocznie określa. Pracownika dotyczy także 11-godzinny odpoczynek dobowy, 35-godzinny odpoczynek tygodniowy oraz zasada pięciodniowego tygodnia pracy.

System zadaniowy wolno stosować tylko tam, gdzie jest to uzasadnione rodzajem, organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Dzieje się tak, gdy rodzaj i organizacja pracy uniemożliwiają bądź utrudniają kontrolę szefa nad pracownikiem lub kiedy ograniczone jest ewidencjonowanie przepracowanych godzin, a więc gdy nie ma bezpośredniej kontroli i nadzoru nad świadczeniem pracy.

Decydując się na taki sposób wykonywania obowiązków, przełożony w porozumieniu z pracownikiem powinien ustalić czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań. Ustalenia te zawierają w umowie o pracę. Zadania zaś należy tak ustalić, aby pracownik przy dołożeniu należytej staranności i sumienności mógł je wykonać w ciągu obowiązującego go czasu pracy, np. w 40-godzinnym tygodniu pracy.

Na okres Euro 2012 (i nie tylko) przydatne będzie wykorzystanie jednocześnie telepracy i zadaniowego systemu czasu pracy.

Zalecany skrócony tydzień i weekendy

W systemie skróconego tygodnia pracy podwładny świadczy obowiązki przez mniej niż pięć dni w tygodniu, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy maksymalnie do 12 godzin.

Okres rozliczeniowy nie może tu przekraczać miesiąca. Taki system wprowadza się tylko na wniosek pracownika, a szczegółowe warunki jego stosowania powinna regulować indywidualna umowa o pracę. Natomiast przy pracy weekendowej dniami roboczymi są wyłącznie piątki, soboty, niedziele i święta. Dobowy czas pracy można wydłużyć do 12 godzin. Wymaga to stosowania maksymalnie miesięcznego okresu rozliczeniowego.

System ten zadziała wyłącznie na wniosek pracownika, a jego szczegóły określi umowa o pracę. W tym systemie, z uwagi na wyraźne określenie dni, w które można świadczyć pracę, podwładny powinien być zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. Tygodniowy czas pracy będzie bowiem wynosił co do zasady maksymalnie 36 godzin, chyba że w tygodniu występują święta przypadające w inne dni niż piątek, sobota czy niedziela.

Systemy skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej mogą się uzupełniać, pozwalając pracodawcy prowadzić działalność przez wszystkie dni tygodnia, szczególnie w placówkach gastronomicznych, hotelach czy zakładach produkcyjnych.