Czy koszt szkolenia pracowników trzeba amortyzować

- Kupiliśmy na potrzeby firmy urządzenie, którego przystosowanie do naszych potrzeb i do używania wymagało m.in. dodatkowych przeróbek i montażu. Przeszkoliliśmy również pracowników, którzy mają je obsługiwać, tak aby używali go w sposób bezpieczny i prawidłowy. Wydatki na ten ostatni cel ponieśliśmy przed oddaniem środka trwałego do używania. Czy powinniśmy w tej sytuacji je wliczyć do wartości początkowej i amortyzować? – pyta czytelnik.

Zgodnie z ustawami o podatkach dochodowych (PIT i CIT) za cenę nabycia, która równocześnie stanowi wartość początkową środka trwałego mogącą podlegać amortyzacji, uważa się kwotę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania składnika majątku do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług.

Wartość początkowa

Za koszt wytworzenia, który stanowi wartość początkową środka trwałego w razie wytworzenia go we własnym zakresie, uważa się natomiast wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia środków trwałych: rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych.

Do kosztu wytworzenia nie zalicza się: kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, w szczególności odsetek od pożyczek (kredytów) i prowizji, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka trwałego do używania.

Środek trwały w budowie

Gdy nabyty środek trwały nie jest jeszcze zdatny do użytku przez danego podatnika i nie jest to tylko kwestia montażu, to mamy do czynienia ze swoistym wytworzeniem środka trwałego. A zatem dodatkowe koszty powodujące to, że podatnik będzie mógł zacząć używać środka trwałego zgodnie z potrzebami i przeznaczeniem, będą się składały na koszty jego wytworzenia.

Przy zakreślaniu zbioru takich kosztów i wydatków można się nieco posiłkować definicjami z ustawy o rachunkowości. Mówi ona, że wartością środków trwałych w budowie jest ogół kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem.

Z kolei cena nabycia lub koszt wytworzenia środków trwałych w budowie i środków trwałych obejmują ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania.

Cena nabycia według tej ustawy powinna być powiększana o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu.

Nie ma związku

Moim zdaniem koszty szkoleń pracowników, którzy mają obsługiwać wytworzony środek trwały, nie powinny być zaliczane do kosztów wytworzenia. Choć będą one poniesione na etapie wytwarzania (bo przed przekazaniem składnika do używania), to jednak pozostają bez związku z samą budową, z nabyciem środka trwałego, a co najwyżej mają związek z jego używaniem.

Co więcej, mogłyby one w ogóle nie zostać poniesione w związku z wytwarzanym środkiem trwałym, a na pewno ich poniesienie nie warunkuje ani procesu wytwarzania (na jakimkolwiek etapie), ani oddania do używania. Nie można wprawdzie pominąć faktu, że nie zostałyby one poniesione, gdyby nie nabycie i przystosowanie (wytwarzanie) danego środka trwałego, ale nie o aż taki daleki związek wydatku z budową środka trwałego powinno chodzić ustawodawcy.

Stanowisko fiskusa

Organy podatkowe niejednokrotnie zajmowały stanowisko, że koszty szkoleń pracowników poniesione przed przekazaniem do używania nabytych środków trwałych czy oprogramowań nie zwiększają wartości początkowej jako dodatkowe wydatki związane z zakupem.

Przykładowo, w interpretacji z 4 grudnia 2009 r. (ILPB3/423-778/09-3/JG) Izba Skarbowa w Poznaniu potwierdziła stanowisko podatnika, że koszty związane ze szkoleniem pracowników w zakresie użytkowania i konserwacji środków trwałych powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia, nawet gdyby szkolenia odbywały się przed przyjęciem maszyny do używania. Koszty szkoleń są związane z bieżącą eksploatacją maszyny i służą podniesieniu kwalifikacji pracowników.

Tym samym nie są związane z zakupem środka trwałego, jego instalacją czy uruchomieniem, w efekcie czego nie powinny powiększać jego wartości początkowej. W interpretacji z 13 stycznia 2011 r. (ILPB4/423-266/10-2/MC) ta sama izba stwierdziła: „wydatki poniesione przez spółkę na usługi szkoleniowe nie mają wpływu na cenę nabycia środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej, a więc nie będą zwiększać ich wartości początkowej.

Wydatki na szkolenia mają bowiem na celu podnoszenie kwalifikacji pracowników użytkujących przedmiotowe składniki. Zatem wydatki te winny być oceniane i kwalifikowane na zasadach ogólnych, tj. po spełnieniu przesłanek określonych we wskazanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Autorka jest doradcą podatkowym