Integracja systemów informatycznych bez kłopotów

Wszelkiego rodzaju fuzje i przejęcia firm, choć z punktu widzenia działalności biznesowej są dość powszechną praktyką,  są jednak  przedsięwzięciami  dość ryzykownymi.

Jak wynika z powszechnie dostępnych badań, ponad połowa tego rodzaju transakcji nie przynosi oczekiwanego rezultatu nie tylko z powodów finansowych. Jednym z najczęstszych rozczarowań jest niemożność odpowiedniego zintegrowania systemu informatycznego w nowej strukturze organizacyjnej firmy.

Problem kompatybilności oprogramowania jest niezwykle złożony. Spotykają się tam bowiem nie tylko kwestie dotyczące samego procesu biznesowego, ale też aspekty technologiczne i niestety również  prawne.

Przejęcie spółki z tej samej branży

Wyobraźmy sobie np. sytuację, w której firma ubezpieczeniowa przejmuje inną mniejszą spółkę działającą w tej samej branży. Już na początku wspólnej drogi okazuje się, że przede wszystkim trzeba zmienić paletę produktów, czyli połączyć jakoś ofertę ubezpieczeniową jednej firmy i drugiej. Inne są bazy klientów (np. firmy vs. osoby indywidualne).

Proces biznesowy „rozrzucony” w kilku systemach można zintegrować w oparciu o posiadane oprogramowanie i uczynić go efektywnym w krótkim czasie

Każda z firm działających do tej pory osobno miała do tego swoje narzędzia i nie chodzi tylko o programy komputerowe obsługujące samą sprzedaż, ale także szereg aplikacji pomocniczych (systemy obsługi szkód, rozliczeń  itp.) Tak naprawdę trzeba zbudować od początku cały proces biznesowy tak, by oferta firmy powstałej w wyniku fuzji była spójna.

Aby ten proces należycie przygotować, niezbędne okazuje się zintegrowanie dotychczasowych narzędzi funkcjonujących w łączonych firmach. Jest to ogromne wyzwanie powiązane z niebagatelnym ryzykiem, jakim jest zburzenie dotychczasowego środowiska pracy i opracowanie zupełnie nowych narzędzi.

Obie firmy są bowiem aktywnymi graczami na rynku, mają już bazę klientów i nie mogą sobie pozwolić na przerwy w ich obsłudze.

Problemy nie tylko technologiczne

Często jednak okazuje się, że nie tylko kwestie technologiczne nie pozwalają na dokonanie zmian w oprogramowaniu, ale też mało precyzyjna dokumentacja prawna związana z infrastrukturą informatyczną.

Składała się ona z umów licencyjnych obwarowanych licznymi klauzulami dotyczącymi praw autorskich do kodu, umów outsourcingowych oraz utrzymaniowych dotyczących poszczególnych elementów mozaiki programów, które przecież miały służyć jednemu celowi: sprzedaży ubezpieczeń.

W wielu firmach, które rozwijają się m.in. przez przejęcia innych przedsiębiorstw i, co za tym idzie, innych systemów informatycznych, problem integracji oprogramowania bywa z początku bagatelizowany.

Koszty koniecznych zmian

Dopiero gdy okazuje się, że bez tego proces biznesowy nie będzie przynosił oczekiwanych rezultatów, zaczynają się prace nad ustaleniem, na czym tak naprawdę stoimy. Koszty koniecznych zmian, jakie wykazuje audyt rozwiązań informatycznych, przyprawiają często o ból głowy zarząd przedsiębiorstwa.

Bywa, że koszty te przewyższają spodziewane zyski z dokonanej transakcji przejęcia. Dostawcy dotychczas używanych systemów, wietrząc swój interes, piętrzą trudności, windując koszty konieczne do poniesienia w czasie procesu integracji. Pojawiają się zupełnie nowe zagadnienia, które ten proces utrudniają (np. może się okazać, że z dnia na dzień jakieś bazy danych stają się  zaszyfrowane – a fakt ten dostawca uzasadnia koniecznością dbania o bezpieczeństwo).

A może platformy

Aby zintegrować systemy, czyli de facto umożliwić im wymianę danych, często stosuje się tzw. platformy integracyjne (specjalizowane oprogramowanie, którego zadaniem jest połączenie ze sobą wielu systemów poprzez wymianę danych). Jest to proces skomplikowany i rozłożony często na lata.

Co istotne – wymagający wsparcia od strony wytwórców oprogramowania. Wiąże się często z podpisaniem nowych lub koniecznością renegocjowania istniejących umów z dostawcami oprogramowania (np. kwestie dostępu do pewnych danych realizowanego dotąd tylko przez jedną aplikację).

Nowy sposób

Przy tak skomplikowanych operacjach, jakimi niewątpliwie są fuzje i przejęcia firm, możliwe jest zupełnie inne podejście do integracji systemów komputerowych.  Jest sposób, aby dokonać fuzji oprogramowania bez odwoływania się za każdym razem do dostawców narzędzi, którymi posługują się pracownicy.

Wartością dla firmy jest posiadanie efektywnych, zintegrowanych procesów, a nie pełna integracja eksploatowanego oprogramowania. Pozwala na to  program, który  łączy systemy, a jego  wdrożenie jest możliwe w ciągu kilku dni – kilku tygodni. Celem właścicieli firm jest przecież osiąganie założonych zysków, a nie posiadanie najdoskonalszego nawet rozwiązania informatycznego.

Proces biznesowy „rozrzucony” w kilku systemach można zintegrować w oparciu o posiadane oprogramowanie i uczynić go efektywnym w krótkim czasie, i to bez ingerencji w dotychczas eksploatowane systemy informatyczne.  Tym samym nie narusza się żadnych praw autorskich i licencji względem istniejącego oprogramowania.

To, co widać na ekranie

Do niedawna rzeczywiście integrowanie programów nie było możliwe bez odwoływania się do źródeł, czyli do ich twórców i dostarczycieli. W przypadku użycia narzędzi typu WizLink nie ma potrzeby sięgać do głębszych struktur lub baz danych programów, które należy ze sobą połączyć, ponieważ pozostaje się na poziomie tego, co widać na ekranie komputera.

Aplikacje działają tak jak dotychczas, tylko pewne czynności, uprzednio wykonywane  ręcznie przez pracownika, zostają zautomatyzowane. Dlatego rozwiązanie to pozwala zdecydowanie skrócić czas procesów integracyjnych, a także uniknąć pułapek prawnych, które pojawiają się najczęściej już w trakcie prac integracyjnych.

Dane z różnych aplikacji

Podstawową funkcją narzędzi typu WizLink jest przenoszenie danych pomiędzy niepowiązanymi ze sobą programami. Na podstawie zdefiniowanego uprzednio scenariusza potrafi wstawić dane pobrane z aplikacji A do pól w aplikacji B lub wyświetlić je w innym wybranym miejscu ekranu aplikacji B.

Nie wymaga to zmian w istniejących w firmie aplikacjach, ponieważ narzędzie to nie odwołuje się w żadnym momencie do ich struktur wewnętrznych. Aby to zrobić, nie jest potrzebna wiedza o wewnętrznej strukturze i sposobie wykonania tych aplikacji.

Podstawą jest to, co widzi na ekranie użytkownik komputera, czyli pracownik, który np. obsługuje call center, back office i musi nieustannie czerpać dane z różnych aplikacji lub je tam wprowadzać podczas rozmów z klientami.

Maciej Zagórowski

Komentuje Maciej Zagórowski, współwłaściciel firmy First Byte

Zintegrowany system szyty na miarę jest na razie najlepszym, a także najbardziej kosztownym i czasochłonnym rozwiązaniem, na które nie zawsze stać firmy, szczególnie tuż po dokonaniu fuzji.

Narzędzia programistyczne umożliwiające połączenie firm w fazie ich wewnętrznej integracji na pewno są cenną innowacją pozwalającą na złapanie oddechu nie tylko finansowego, ale i technologicznego związanego z koniecznością wymiany całego oprogramowania i wszystkich wiążących się z tym regulacji prawnych w firmie.

Ponadto należy pamiętać, że żadne, nawet najlepiej opracowane oprogramowanie szyte na miarę nie uchroni firmy przed koniecznością dalszych jego zmian wraz ze zmianami w prowadzonej działalności. Każda zmiana oferty produktów czy usług pociąga obecnie za sobą konieczność dokonywania zmian w oprogramowaniu, stąd istnienie narzędzi informatycznych podatnych na ciągłe zmiany procesów biznesowych i łatwo się do nich adaptujących może być niezwykle przydatne i efektywne.

Kasjan Kajrunajtys

Komentuje Kasjan Kajrunajtys, współwłaściciel firmy First Byte

Zintegrowanie systemu nawet w jednej firmie jest procesem bardzo złożonym z wieloma pułapkami prawnymi, a co dopiero po fuzji dwóch przedsiębiorstw. Przed kłopotami prawnymi mogą ustrzec bardzo precyzyjne zapisy w umowach, ale często nie sposób przewidzieć, jak potoczą się losy przedsiębiorstwa i czy w przyszłości nie zajdzie potrzeba dokonania fuzji z inną firmą i tym samym połączenia różnych systemów komputerowych, których rodzaju nawet się nie domyślamy.