Dla nas ma on o tyle znaczenie, że podobnych kwestii nie regulują także polskie przepisy. Warto więc zapoznać się z niemieckimi propozycjami.

Także śledzenie dyskusji o nich u zachodnich sąsiadów pozwoliłoby uniknąć błędów przy tworzeniu rodzimego prawa. A wydaje się, że jest ono niezbędne, choćby z powodu zmieniających się wymagań pracodawców. Regulacje dotyczące zbierania i przetwarzania danych podwładnych nie przystają do nich i są niejasne.

Zmiany wymagają m.in. przepisy o zakresie informacji, które można pozyskać od pracowników. Warto także sprecyzować, w jaki sposób przedsiębiorcy wolno kontrolować zatrudnione u niego osoby, prowadzić wewnętrzne dochodzenia i przesyłać dane personelu za granicę, poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Bez linii papilarnych

Przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu wiele firm chciałoby sprawdzić, czy okoliczności, na które powołuje się kandydat, są prawdziwe. Powstaje wątpliwość, czy pracodawca może prosić o dodatkowe dane, konieczne do potwierdzenia jego referencji.

Pracodawcy często też odwołują się do nowych technologii, aby sprawdzać faktyczny czas pracy, poziom zaangażowania w wykonywane zadania oraz żeby zapewnić ochronę poufnych informacji, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Niewątpliwie o takiej inwigilacji pracownik musi być poinformowany. Nie ma jednak sprecyzowanych reguł co do monitoringu mejli, instalowania aplikacji w komórce służbowej czy GPS w samochodzie, aby zbadać, czy pracownik nie korzysta z tego sprzętu sprzecznie z interesami pracodawcy.

Generalny inspektor ochrony danych osobowych wielokrotnie zwracał uwagę, że w podobnych sprawach należy wyważyć interesy pracodawcy i pracownika. Co to w praktyce oznacza? Ocena pracodawcy może różnić się od tej, jaką prezentują organ i sądy.

Przykładowo GIODO uznał, że do rejestracji wejść i wyjść personelu nie można wykorzystać systemu skanującego odciski linii papilarnych. Nie jest to proporcjonalne w stosunku do celu kontroli czasu pracy, nawet jeśli podwładny to zaakceptował. Ze stanowiskiem GIODO zgodził się 6 września 2011 Naczelny Sąd Administracyjny (I OSK  1476/10).

Szef tropi

Innym przykładem jest wykorzystanie przez szefa danych pracowników dla celów prowadzenia działalności gospodarczej. Czy na swojej stronie internetowej może, bez zgody pracownika, zamieścić informację, że taką osobę zatrudnia na określonym stanowisku i ujawnić jej służbowy telefon i adres mejlowy?

W tym wypadku według GIODO nie wolno pracodawcy pozbawić możliwości ujawniania danych swoich pracowników, bo ograniczałoby to jego działanie. Taka praktyka nie narusza interesów i praw podwładnych. Choć dla polskich przedsiębiorców to dobra wiadomość, nadal jest to kwestia uznaniowa.

Częsty problem polega też na prowadzeniu wewnętrznego dochodzenia przez pracodawcę, w toku którego zbiera dane o pracowniku podejrzanym o nieuczciwe zachowanie, bez jego wiedzy i zgody. Z jednej strony szef ma prawo przeciwdziałać oszustwom lub zachowaniom, które grożą ujawnianiem jego tajemnic handlowych. Z drugiej – zasadą jest to, że każdy ma prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.

Gdyby szef od razu poinformował podwładnego o toczącej się weryfikacji, najpewniej straciłby szansę na zebranie potrzebnych mu dowodów i odkrycia naruszeń. Czy mamy tu do czynienia z wyjątkiem od  zasady informowania? Przepisy tego nie określają.

W nowej regulacji warto byłoby także rozważyć przesył danych pracowniczych za granicę. Tym zainteresowane są głównie spółki korzystające z usług kadrowych zlokalizowanych poza Polską lub mające za granicą centralę, która wymaga dostarczenia jej informacji o pracownikach wszystkich filii. Obecnie wysłanie danych załogi poza EOG wymaga często występowania o zgodę GIODO. Dobrze byłoby wprowadzić ułatwienia dla przedsiębiorców, którzy przekazują ograniczone dane, np. po to, aby przygotować jednolity system poczty elektronicznej dla wszystkich z grupy.

Niemieckie doświadczenia

Jak z tymi problemami poradzili sobie Niemcy, prezentując pod koniec sierpnia projekt ustawy o danych osobowych pracowników? Co do zasady tamtejszy szef mógłby przetwarzać na temat kandydata do  pracy tylko informacje zebrane bezpośrednio od niego. Jedynie w ograniczonym zakresie wolno wykorzystać te publicznie dostępne, ale kandydata trzeba o tym powiadomić.

Dodatkowo pracodawca może sprawdzać portale społecznościowe służące celom profesjonalnym, np. GoldenLine, ale nie te do komunikacji elektronicznej. W praktyce to rozróżnienie trudno będzie wyegzekwować. Według proponowanych regulacji szef będzie mógł gromadzić dane o pracowniku bez jego wiedzy, gdy jest to uzasadnione podejrzeniem o ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych lub popełnienie przestępstwa.

Niemiecki projekt wprowadza też zasady monitorowania załogi za pomocą nowoczesnej techniki. Szef będzie mógł śledzić lokalizację pracowników poprzez urządzenia zainstalowane w autach służbowych, ale jedynie po to, aby koordynować ich zadania i zapewnić im bezpieczeństwo.

Kontrowersje wzbudza natomiast monitorowanie urządzeń telekomunikacyjnych, z których korzystają podwładni. Pracodawca zyska uprawnienie do kontroli korzystania przez pracownika z urządzenia i zawartości zapisanych na nim wiadomości, ale tylko jeśli podwładnemu całkowicie zakazano używania tego sprzętu do celów prywatnych.

Pod rozwagę

Niemieccy komentatorzy podnoszą, że ustawa nie zawiera przepisów o zasadach monitorowania, gdy pracownik może korzystać z urządzenia dla użytku prywatnego. W projekcie nie ma też regulacji o korzystaniu z mejli służbowych do celów prywatnych oraz o przekazywaniu danych pracowniczych za granicę. Polscy legislatorzy powinni więc zwrócić baczną uwagę na te propozycje i na tę dyskusję, aby wyciągnąć wnioski dla nas.

Tylko podstawowy zakres

Polski pracodawca może żądać od kandydata do pracy informacji wskazanych w art. 22

1

k.p. Są to: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dopiero po zawarciu stosunku pracy szef może żądać kolejnych danych, takich jak: inne dane osobowe pracownika, numer PESEL, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia jego dzieci (w celu ustalenia przysługujących mu uprawnień).

Zwykle udostępnienie danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma jednak prawo żądać ich udokumentowania. Żądanie udostępnienia innych danych niż wskazane wyżej może nastąpić tylko wtedy, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Autorka jest radcą prawnym w Baker & McKenzie