Kończy się pierwszy kwartał roku, a wraz z nim czas, w którym pracownik musi wykorzystać zaległe wolne. Urlopu wypoczynkowego należy udzielić mu w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, tzn. do 31 grudnia. Opóźnienia mogą zdarzyć się zupełnie wyjątkowo, gdy skorzystanie z urlopu w danym roku nie było możliwe. Sytuacja taka nastąpi np. w razie choroby pracownika, przebywania na urlopie macierzyńskim czy uczestnictwa w obowiązkowych ćwiczeniach wojskowych.
Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy zaległy urlop powinien zostać udzielony do końca pierwszego kwartału roku następnego. Nie oznacza to jednak, że wszystkie dni wolnego muszą być wykorzystane do końca marca. Wystarczy, że pracownik rozpocznie urlop w tym terminie, a jego dalsza część może przypadać na kwiecień.
Nieudzielenie przez szefa dni wolnych do końca pierwszego kwartału nie powoduje utraty prawa do urlopu. Na pracodawcy wciąż będzie spoczywał obowiązek zagwarantowania wolnego. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy płaci się jednak wyłącznie w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Prawo do urlopu przedawnia się – podobnie jak inne roszczenia pracownicze – po trzech latach.
W praktyce może dojść do sytuacji, kiedy to pracodawca zamierza wysłać pracownika na zaległy urlop, a ten konsekwentnie odmawia. W takiej sytuacji szef ma prawo jednostronnie udzielić mu wolnego. Zatrudniony będzie tą decyzją związany, a pracodawca będzie miał prawo, a nawet obowiązek, nie dopuścić go w tym czasie do wykonywania obowiązków.
Powinniśmy pamiętać, że to szef jest odpowiedzialny za organizację pracy w firmie i przestrzeganie w niej prawa. W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy osoby odpowiedzialne za to, że podwładni nie wykorzystali wolnego w terminie, mogą ponieść z tego tytułu konsekwencje finansowe. Za nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu inspektor pracy może ukarać mandatem do 5 tys. zł. Jeżeli sprawa trafi do sądu, to ten może nałożyć grzywnę w wysokości nawet do 30 tys. zł.
