Zgodnie z [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Rozporzadzenia/1996/DU1996Nr%2060poz%20281.asp]rozporządzeniem ministra pracy w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy[/link] zawiadomienie o niezdolności do pracy powinno dotrzeć do firmy niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności.
[b]Forma jest dowolna może to być telefon do przełożonego, email, przekazanie zwolnienia przez inną osobę albo drogą pocztową.[/b] Jeśli pracownik wyśle je listem, za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.
Niedotrzymanie terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi kontakt z pracodawcą.
Za nieprzestrzeganie zasad usprawiedliwiania nieobecności pracodawca może ukarać pracownika upomnieniem lub naganą.
Chorujący pracownik oprócz tego, że musi powiadomić pracodawcę o nieobecności i okresie, przez jaki nie będzie zdolny do pracy, ma obowiązek dostarczyć zaświadczenie lekarskie stwierdzające niezdolność do pracy. Zaświadczenie to nie może być wystawione na dowolnym druczku czy kartce papieru. Aby stanowiło dokument usprawiedliwiający nieobecność, musi być wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu czasowej niezdolności do pracy. Pracownik ma obowiązek dostarczenia zwolnienia do firmy w ciągu siedmiu dni. Przy ustalaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym ubezpieczony otrzymał zwolnienie.