Prawie 90 proc. większych firm posiada sieć wewnętrzną. Najczęściej narzędzie to wykorzystuje się do gromadzenia danych i zarządzania wiedzą organizacji. Ułatwia też komunikację między kierownictwem i pracownikami. Przełożony za pomocą intranetu może np. wydawać polecenia służbowe.
Dużym udogodnieniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, jest możliwość wprowadzenia elektronicznej listy obecności.
– Lista obecności nie jest dokumentem obowiązkowym, w związku z czym jej forma może być dowolna. Każdy pracodawca jest natomiast zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przepisy nie określają formy, w jakiej ma to robić, i w praktyce przyjmuje się, że może mieć ona zarówno tradycyjną formę papierową, jak i elektroniczną – wyjaśnia Bogusław Kapłon, radca prawny, partner w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.
Intranetowa karta ewidencji czasu pracy powinna rejestrować pracę w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne, a także dyżury, urlopy, zwolnienia oraz inne nieobecności.
Przepisy nie przewidują także szczególnej formy [b]dla wniosków pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego. Nie ma więc przeszkód, żeby składać je za pośrednictwem intranetu.[/b] Jednakże wniosek o urlop bezpłatny musi mieć już formę pisemną. Również na piśmie należy występować o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w nadgodzinach. Jeśli zatrudniony chciałby dokonać tej czynności przez intranet, musiałby się posłużyć podpisem elektronicznym.
[b]Z intranetu można także korzystać podczas rozliczania delegacji.[/b] Informatyzacja jest jednak w tym wypadku połowiczna, bo żeby potwierdzić poszczególne wydatki, trzeba okazać rachunki.
Przez intranet pracodawca może również przeprowadzić szkolenie BHP.
– Oświadczenie pracownika o odbyciu szkolenia musi być jednak sporządzone w formie pisemnej i przechowywane w aktach osobowych zatrudnionego – zaznacza Bogusław Kapłon.
Przeprowadzając takie kursy z wykorzystaniem wewnętrznej sieci, pracodawca obniża ich koszty.
