Dziennikarze giełdowi opisujący niedawny debiut spółki Infinity, której współzałożycielem jest znany specjalista od marketingu politycznego Piotr Tymochowicz, nie kryli zdziwienia, że pod oficjalnym adresem firmy, w luksusowym stołecznym biurowcu Metropolitan, nie ma jej fizycznego biura. Jednak na rynku nieruchomości taka praktyka nie dziwi od dobrych kilku lat.

Już pod koniec lat 90. XX wieku w Warszawie pojawiły się pierwsze centra biznesowe, które oferowały znaną już na Zachodzie usługę wirtualnego biura, czyli wynajęcie adresu wraz z odbiorem korespondencji, a w razie potrzeby także recepcją telefoniczną.

Początkowo z wirtualnych biur korzystali głównie prowadzący interesy w Polsce obcokrajowcy, ale od kilku lat przekonali się do nich także rodzimi przedsiębiorcy. Popularność zdobyła też usługa instant office, czyli wynajem gotowych, w pełni wyposażonych biur wraz z niezbędną infrastrukturą.

[srodtytul]Bez zbędnych wydatków[/srodtytul]

Wirtualne biura i biura instant wypełniają rynkową niszę pozostawioną przez agencje specjalizujące się w wynajmie powierzchni biurowych. Agencje koncentrują się na obsłudze dużych klientów, oferując im biura o powierzchni co najmniej 100 mkw., z reguły na pięć lat lub więcej.

W prestiżowych lokalizacjach w centrum Warszawy najem takich powierzchni kosztuje 20 – 23 euro miesięcznie za metr kwadratowy plus 4 – 6 euro kosztów eksploatacyjnych. Za jedną piątą tej kwoty można wynająć w renomowanych biurowcach ok. 20-metrowe, gotowe instant office wraz z obsługą recepcji. W dodatku umowy zawiera się nie na lata, tylko na miesiące, a niekiedy nawet na tygodnie.

Dla początkującej firmy nawet takie rozwiązanie, które kosztuje 1,5 – 3 tys. zł miesięcznie, często jest za drogie. Wtedy najlepszym sposobem na dobry adres jest wirtualne biuro. Oferowane zwykle w pakiecie z odbiorem korespondencji kosztuje przeciętnie 200 – 1000 zł miesięcznie (bez VAT).

Klient może esemesem dostać informację o nadejściu poczty, a zeskanowane listy i faksy może przeczytać przez Internet. Dodatkowo coraz więcej firm oferujących wirtualne biura udostępnia za dodatkową opłatą sale konferencyjne albo wyposażone biura instant.

[srodtytul]Popularność stolicy[/srodtytul]

Choć wirtualne biura i biura instant można już wynająć we wszystkich dużych miastach w Polsce, a ostatnio zaczęły się pojawiać też w mniejszych ośrodkach, takich jak np. Lublin czy Częstochowa, to nadal największy wybór tych usług jest w Warszawie.

Tutaj koncentrują swój biznes międzynarodowe firmy tej branży, na czele z działającym w 85 krajach Regusem. Firma oferuje biura w sześciu prestiżowych lokalizacjach stolicy, w tym w biurowcu Metropolitan, gdzie miesięczny abonament kosztuje około tysiąca złotych.

– Mamy bardzo zróżnicowaną grupę klientów; od firm farmaceutycznych i IT po prawników i handlowców – twierdzi Garry Gürtler, dyrektor generalny ds. Europy Środkowo-Wschodniej w firmie Regus. Dodaje, że z jej usług korzysta regularnie ponad pięć tysięcy klientów. Co trzeci z nich wybiera usługę instant office. Pozostali wynajmują wirtualne biura, sale na spotkania biznesowe i na wideokonferencje.

– Warszawa przyciąga klientów z całej Polski, którzy chcą mieć stołeczny adres ze względu nie tylko na prestiż, lecz także sprawność działania warszawskich urzędów – ocenia Lechosław Gawroński, prezes i założyciel mBiuro.pl, jednej z pierwszych rodzimych firm na tym rynku. Działająca od sześciu lat spółka wystartowała w Poznaniu, ale od tego czasu poszerzyła swój biznes o cztery kolejne miasta; Warszawę, Wrocław, Kraków i Katowice.

Zdaniem szefa mBiuro.pl choć z wirtualnych biur korzystają głównie początkujące firmy, to coraz częściej przekonują się też do nich także doświadczeni przedsiębiorcy. Ci ostatni decydują się na wirtualne biura, uruchamiając nowe biznesy albo otwierając przedstawicielstwa w innym mieście. Lokalny adres przydaje się np. przy starcie w przetargach.

[srodtytul]Cały biznes w komputerze[/srodtytul]

Według danych prezesa Gawrońskiego większość z ponad 500 klientów mBiuro.pl to spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (wirtualne biuro rozwiązuje dylemat, który z udziałowców ma podać swój prywatny adres jako adres firmy), w tym przedstawicielstwa zagranicznych grup. Ale na taką usługę decyduje się też sporo jednoosobowych firm prawniczych, architektonicznych, budowlanych czy IT.

Najczęściej korzystają z podstawowego pakietu, który za niespełna 300 zł miesięcznie zapewnia adres do rejestracji firmy, do korespondencji oraz obsługę przychodzącej poczty (zeskanowane listy i faksy są dostępne przez Internet). Za dodatkową opłatą klienci mogą też skorzystać z sali konferencyjnej i umieścić logo swej firmy przy głównej recepcji albo przy wejściu.

Rzadziej wybierają telefoniczną obsługę recepcji z przeznaczonym dla nich numerem, która umożliwia odsłuchiwanie nagranych na serwer rozmów. – Rozwój nowych technologii sprawia, że wielu firmom nie są już potrzebne tradycyjne biura – wyjaśnia prezes Gawroński.

Potwierdza to Rafał Kucharski, kierownik biura spółki TeleSystem, która od czterech lat oferuje usługi wirtualne-biuro.pl na warszawskim Powiślu. Dodaje,że duża część klientów firmy to spółki z branżyIT, w tym np. operatorzy serwisów społecznościowych i plotkarskich. – Takie firmy, nawet gdy się już rozwiną, nie potrzebują fizycznego lokalu, bo i tak cały biznes mają w komputerze – przekonuje Kucharski.

Spora część klientów to początkujący biznesmeni albo firmy spoza Warszawy, którym zależy na adresie w stolicy. Klienci z tej grupy najchętniej wybierają pakiet z adresem i odbiorem korespondencji.

[srodtytul]Mali zaczynają, duzi redukują koszty[/srodtytul]

Małgorzata Menderska, specjalista ds. wynajmu w Dago Centrum, która ma w ofercie wirtualne biura i biura instant w trzech lokalizacjach w Warszawie i jednej we Wrocławiu, ocenia, że klientom wirtualnych biur najczęściej zależy na prestiżowym adresie i odbiorze przychodzącej poczty. W pakiecie mogą też mieć możliwość korzystania z salki konferencyjnej przez 2 – 3 godziny w miesiącu.

Według niej o ile z wirtualnych biur korzystają głównie początkujące firmy, o tyle część najemców instant office stanowią spółki, które wcześniej miały tradycyjne biura, a dziś, ograniczając koszty, szukają tańszych rozwiązań. W Dago Centrum dwuosobowe biuro instant (wraz z obsługą recepcji i zapleczem kuchennym oraz możliwością korzystania z sali konferencyjnej) kosztuje miesięcznie 2,7 tys. zł netto. Do tego klienci często zamawiają stałą linię telefoniczną oraz miejsce na podziemnym parkingu.

Rosnąca konkurencja na rynku usług biurowych sprzyja klientom – nie tylko trzyma w ryzach ceny, lecz także zwiększa liczbę promocji. Płacąc z góry za cały rok, można otrzymać podstawowy pakiet wirtualnego biura już za niespełna 100 zł miesięcznie. Firmy działające na tym rynku poszerzają też gamę oferowanych usług. Klienci coraz częściej mogą skorzystać za dodatkową opłatą z możliwości rejestracji firmy czy prowadzenia jej księgowości.

Prezes Gawroński zapowiada, że w ofercie mBiura.pl pojawi się wkrótce usługa tłumaczenia przychodzącej korespondencji na języki obce i możliwość zlecenia prowadzenia księgowości.

[ramka][b]Obniżka kosztów

Komentuje Sebastian Łuczak, prezes Almost 43[/b]

Przez pierwszy rok działalności korzystaliśmy z tradycyjnego biura w centrum Warszawy. Wynajęliśmy lokal, kupiliśmy meble i wszystkie potrzebne urządzenia do komunikacji, podpięliśmy łącza.

Kosztowało nas to ok. 30 000 zł.

Nie braliśmy wtedy pod uwagę opcji wirtualnego biura. Zdecydowaliśmy się na nią po roku, gdy przyszedł kryzys i trzeba było obniżyć koszty utrzymania firmy.

Zrezygnowaliśmy wtedy ze stałego biura, tym bardziej że pozwala na to specyfika biznesu. Prowadzimy wypożyczalnię samochodów, które nasi klienci odbierają najczęściej przy lotnisku. Z kolei biuro w centrum miasta jest potrzebne do spotkań z klientami korporacyjnymi, którym świadczymy usługi utrzymania floty.

Biuro wirtualne zapewnia nam wszystko to, czego potrzebujemy – obsługę korespondencji, która jest skanowana i dostępna online, możliwość korzystania z faksu i salki konferencyjnej.

Całość kosztów biurowych, z wynajmem salki, nie przekracza 600 – 700 zł miesięcznie, podczas gdy w przypadku biura tradycyjnego sięgały one ok. 5000 zł miesięcznie.

Teraz wykorzystujemy wirtualne biura, zakładając poza Warszawą kolejne spółki. Nawet jeśli taki projekt nie wypali, to przy niewielkich kosztach ryzyko jest mniejsze.[/ramka]

[ramka][b]Prestiż od samego początku

Komentuje Joanna Głowacka, dyrektor generalny firmy Infinity SA[/b]

Dla startującej dopiero firmy wirtualne biuro jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Korzystamy z tej usługi od prawie roku. Dla niewielkich spółek zorganizowanie tradycyjnego biura, zwłaszcza takiego z dobrym adresem, jest bardzo kosztownym przedsięwzięciem.

Tym bardziej że w prestiżowych lokalizacjach trudno wynająć małą powierzchnię, a właśnie takiej potrzebuje początkująca firma. Dodatkowo do opłaty za najem dochodzą koszty wyposażenia lokalu i zatrudnienia pracownika do obsługi biura.

Jako spółka akcyjna nie chcieliśmy się narażać na zarzuty niepotrzebnych wydatków na luksusowe biuro, ale też zależało nam na dobrym adresie. Zdecydowaliśmy się więc na podział – oficjalny „front office” spółki umieściliśmy w prestiżowej lokalizacji, a roboczy „back office” w dużo tańszym miejscu. Wirtualny front office zapewnia nam dobry adres w centrum Warszawy, obsługę korespondencji oraz recepcję telefoniczną, która przełącza rozmowy na podane przez nas numery.

Dodatkowo gdy potrzebujemy zorganizować spotkanie biznesowe, możemy w rozsądnych cenach korzystać z odpowiednich sal konferencyjnych. Bez dodatkowych usług koszt wirtualnego biura nie przekracza tysiąca złotych miesięcznie. Sądzę, że naturalną konsekwencją rozwoju firmy będzie własne biuro w prestiżowym miejscu, ale w chwili obecnej przyjęte rozwiązanie całkowicie nas satysfakcjonuje.[/ramka]

[ramka][b][link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/dobrafirma/jpg/wirtualne%20biura.jpg ]ZOBACZ PRZYKŁADOWĄ OFERTĘ WIRTUALNYCH BIUR[/link][/b][/ramka]