Dzięki outsourcingowi firma może koncentrować się na podstawowej działalności

Prawie wszystkie firmy korzystają z outsourcingu, często w ogóle nie zastanawiając się nad tym, że to czynią, i nie podpisując żadnych specjalnych umów.

Przykładem mogą być usługi pocztowe. Zamiast zatrudniać własnego kuriera i wyposażać go w samochód lub inny środek transportu, listy i paczki firma nadaje na poczcie. Podobnie jest z usługami telekomunikacyjnymi lub rozliczaniem transakcji dokonywanym za pośrednictwem banków (chociaż te ostatnie wymagają oczywiście zawarcia stosownych umów). Przecież rzadko kto jeździ własnym opancerzonym furgonem i zbiera pieniądze od klientów.

Outsourcing pozwala na koncentrację sił, środków i procesów zarządzania na zasadniczych celach firmy. A to szansa na zwiększenie elastyczności działań, a poprzez oszczędność czasu i zasobów ludzkich również wydajności.

[srodtytul]Poboczne zadania[/srodtytul]

Podjęcie decyzji o przekazaniu na zewnątrz realizacji usług bądź zadań powinno być poprzedzone dokonaniem dogłębnej analizy. Zarząd firmy musi sobie postawić pytanie, co jest tak naprawdę podstawowym przedmiotem jej działalności, jaki jest cel tej działalności oraz jakie zasoby są niezbędne, aby go osiągnąć. Czy jest to np. produkcja jakiegoś towaru, czy świadczenie konkretnej usługi, czy może wymyślanie nowych produktów (wprowadzanie innowacji, udoskonalanie produkowanych wyrobów). Wszystko, co nie będzie związane z tym głównym biznesem, a tym samym głównym źródłem przychodów firmy, może być potencjalnie przedmiotem outsourcingu.

Oczywiście przed podjęciem decyzji o przekazaniu zadań na zewnątrz trzeba przeanalizować wszystkie wady i zalety takiej decyzji. Innymi słowy należy wykazać, gdzie tkwi prawdziwa wartość firmy, i należy pamiętać o tym, że silne strony, w znaczeniu strategicznym, muszą pozostać w firmie. Tych na pewno nie należy przekazywać na zewnątrz.

[srodtytul]Co daje przekazanie[/srodtytul]

Skoro outsourcing polega na wykorzystaniu zewnętrznych zasobów i zleceniu wykonywania jakiegoś zadania niezależnej firmie, to podstawą takiej decyzji powinna być większa efektywność. Tylko wtedy proces ten będzie miał sens.

Niezależna firma dzięki specjalizacji wykona dane zadanie lepiej i sprawniej, niż zrobilibyśmy to sami przy wykorzystaniu własnych zasobów. Do tego można dodać, że zrobi to taniej. I rzeczywiście często może tak być.

Firma księgowa poprzez obsługę wielu przedsiębiorców będzie w stanie obniżyć część kosztów stałych, a tym samym wykonywać usługi finansowe taniej, niż byłoby to w przypadku zatrudnienia własnego księgowego.

Jednak [b]przy outsourcingu należy unikać dążenia do maksymalnego redukowania kosztów. Może to bowiem wpłynąć na jakość danej usługi. Najważniejszą zaletą tego procesu jest bowiem co innego. Daje on możliwość koncentracji na podstawowej działalności firmy.[/b]

Jeżeli przykładowo produkuje ona meble, cała siła i zaangażowanie pracowników może pójść na projektowanie nowych wyrobów, wprowadzanie modyfikacji, które uczynią te przedmioty ładniejszymi i praktyczniejszymi, oraz testowanie ich jakości. Obsługa finansowa, prawna, marketingowa, kadrowa w zakresie tworzenia i obsługi stron internetowych może zostać powierzona innym podmiotom.

Zwalnia to firmę z konieczności zatrudniania nowych pracowników, dbania o ich rozwój (prowadzenie szkoleń i podnoszenie kwalifikacji). Często też znacznie prościej będzie się rozstać z zewnętrzną firmą, niż zwolnić pracownika, z którego firma jest niezadowolona.

Warto zauważyć, że teoretycznie niemal wszystko może być przedmiotem outsourcingu. Od usług porządkowych, poprzez catering, usługi kancelarii prawniczych, finansowych i audytorskich, ochronę, po etapy produkcji, a nawet badań i projektowania. Wszystko zależy od rzeczywistych potrzeb firmy i zasobów ludzkich, którymi dysponuje.

[srodtytul]Blaski i cienie[/srodtytul]

Jak wszystko, również outsourcing ma swoje blaski i cienie. W tym kontekście można wskazać przykłady firm, które dokonały procesów tzw. insourcingu, czyli przywrócenia do wewnątrz pewnych zadań, kiedy outsourcing okazał się błędną decyzją biznesową.

Do najpoważniejszych wad, a tym samym niebezpieczeństw związanych z usługami zewnętrznymi można zaliczyć:

- utratę kontroli nad realizacją zlecanych zadań,

- przekazanie na zewnątrz wiedzy i know-how danej firmy,

- wypłynięcie na zewnątrz wrażliwych danych firmy,

- uzależnienie się od firmy, której zlecono subprocesy,

- obniżenie jakości wytwarzanych produktów lub świadczonych usług,

- zatarcie wizerunku firmy wśród klientów,

- ryzyko wzrostu kosztów.

Oczywiście większość z tych zagrożeń można wyeliminować bądź przynajmniej ograniczyć.

Głównie wiążą się one z błędnym wyborem firmy zewnętrznej. Przede wszystkim nie może to być decyzja podjęta bez przeprowadzenia wnikliwej analizy i nie powinna być oparta jedynie na dążeniu do maksymalnej redukcji kosztów. Ponadto przekazywania zadań do wykonania nie należy utożsamiać z przekazaniem pełnej odpowiedzialności. To przecież w dalszym ciągu firmę obciąża ryzyko dobrej jakości wyrobu lub usługi. Warto o tym cały czas pamiętać.

[ramka][b]Trzeba wybierać specjalistów[/b]

Dobrze działający outsourcing musi być oparty na współpracy z profesjonalistami. Tylko wtedy ma sens.

Powierzając zadanie zewnętrznej firmie, musimy mieć pewność, że jest to podmiot specjalizujący się w danej działalności. Zatrudnia odpowiednie osoby, dba o ich rozwój, stale śledzi zmiany zachodzące na rynku, a tym samym nie tylko będzie realizował powierzone mu działania, ale z własnej inicjatywy będzie proponował wprowadzanie ulepszeń.

Przykładowo firma zajmująca się obsługą firmy od strony informatycznej będzie zwracać uwagę na możliwości poprawy funkcjonowania strony internetowej i jej jakości. Będzie przekazywać informacje o najnowszych programach i możliwościach ich zastosowania.

Chodzi o to, żeby mieć dostęp do najnowszej wiedzy i rozwiązań bez potrzeby budowania własnego zespołu IT. [/ramka]

[ramka][b]Angielski termin[/b]

Nazwa outsourcing pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem od trzech słów: outside-resource-using. Oznacza ona korzystanie z zewnętrznych źródeł.

Tym samym outsourcing polega na przekazywaniu realizacji zadań, funkcji, projektów i procesów wybranej niezależnej firmie zewnętrznej. Za wykonanie takiego zadania pobiera ona z góry ustalone wynagrodzenie. Istotą outsourcingu jest stała (długotrwała) współpraca, a nie zlecanie jednorazowych zadań, np. na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło. [/ramka]