Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność są zdarzenia i okoliczności określone w przepisach, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwione. Tak wynika z [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73958]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.)[/link].
Pracownik powinien uprzedzić szefa, dlaczego i kiedy nie będzie go w pracy. Nie zawsze jednak przyczyna nieobecności jest możliwa do przewidzenia. Jeśli zdarzy się coś nieoczekiwanego, pracownik powinien o tym niezwłocznie zawiadomić – najpóźniej w drugim dniu nieobecności.
Niekiedy przepisy wewnętrzne w firmie określają formy zawiadamiania. Jeśli nie, pracownik przy podpisywaniu umowy o pracę powinien dostać informację o tym, jak ma zgłaszać nieobecność. Zasadniczo może to nastąpić telefonicznie (zadzwonić może on sam albo inna osoba), e-mailem, faksem albo za pośrednictwem innego środka łączności czy pocztą. Jeśli pracownik decyduje się wysłać list, to liczy się data stempla pocztowego.
Najczęstsze przyczyny nieobecności to urlop wypoczynkowy i choroba. Niekiedy jednak nieobecność może być spowodowana innymi, niecodziennymi zdarzeniami. Wtedy pracownik może skorzystać z urlopu okolicznościowego. Wiąże się on z zajściem szczególnych wydarzeń w życiu osobistym pracownika.
Dwa dni wolnego przysługują na ślub pracownika, z okazji urodzenia się jego dziecka oraz zgonu i pogrzebu bliskiej osoby – małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy. Jeden dzień należy się na ślub dziecka pracownika albo z okazji zgonu i pogrzebu: jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod jego bezpośrednią opieką. To pracownik wskazuje, kiedy chce wziąć urlop okolicznościowy. Musi zadbać, aby przypadał w czasie bezpośrednio związanym z wydarzeniem. Nie ma więc przeszkód, aby wolne na sobotni ślub dziecka wziąć w poprzedzający piątek albo najbliższy poniedziałek. Gorzej, jeśli któreś z tych zdarzeń następuje podczas nieobecności pracownika spowodowanej np. urlopem wypoczynkowym. Po dłuższym czasie pracodawca może odmówić urlopu okolicznościowego. Warto pamiętać, że takie zwolnienia zawsze obejmują cały dzień, niezależnie od tego, ile godzin zainteresowany powinien w nim przepracować.
Szef nie może odmówić wolnego pracownikowi, który został wezwany przez urząd, sąd, prokuraturę i policję.
Krwiodawcę trzeba zwolnić na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa (w celu pobrania krwi albo na badania). Wolne należy się także biegłemu – maksymalnie sześć dni w roku kalendarzowym. Wolne dni należą się też m.in. członkom ochotniej straży pożarnej i ratownikom GOPR.
Zwolnienie od pracy przysługuje również na prowadzenie zajęć dydaktycznych w szkołach zawodowej, wyższej, w placówce naukowej albo w badawczo-rozwojowej, a także na szkolenie na kursie zawodowym. Łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać sześciu godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu.
