Skanowanie dowodów osobistych przez firmy rekrutujące pracowników narusza więc [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166335]ustawę o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link]. Tak uważa generalny inspektor ochrony danych osobowych Michał Serzycki. GIODO zajął takie stanowisko w odpowiedzi na wątpliwości kilku przedsiębiorców.
Kopiowanie dokumentów to czynność techniczna, która ze swej istoty nie jest zakazana przez ustawę o ochronie danych osobowych. Posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności lub nielegalności takiego utrwalania (przetwarzania). Istotne jest raczej to, że podmiot, który dokonuje tej czynności, musi spełnić jeden z warunków przetwarzania, w tym gromadzenia danych osobowych. Dla danych tzw. zwykłych, jak imię i nazwisko czy adres zamieszkania, określa je art. 23 ust. 1 ustawy, a dla tych szczególnie chronionych (np. o zdrowiu) podstawą prawną przetwarzania jest art. 27 ustawy.
Kopiowanie dokumentów musi być adekwatne, czyli nie może prowadzić do gromadzenia informacji w szerszym zakresie, niż jest to konieczne do realizacji celu, w jakim dane są przetwarzanie ([b]por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 grudnia 2001 r., II SA 2869/00[/b]). Przy takiej ocenie znaczenie ma przede wszystkim: podstawa prawna przetwarzania danych, rodzaj przetwarzanych danych oraz granice przetwarzania.
Dla pracodawcy podstawą przetwarzania danych osobowych pracowników oraz kandydatów do pracy jest art. 22[sup]1[/sup] § 1 kodeksu pracy. Określa on informacje o kandydacie do pracy, jakie przyszły szef może gromadzić w związku z rekrutacją. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wolno mu domagać się danych, jak:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- data urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Niezależnie od danych osobowych szef ma też prawo żądać podania innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci, jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Dodatkowe żądanie dotyczy także numeru PESEL. Poza tymi informacjami pracodawcy wolno domagać się tylko takich danych osobowych, w stosunku do których obowiązek wynika z odrębnych przepisów. Dowód osobisty zawiera natomiast szerszy ich zakres (m.in. o cechach fizycznych) niż ten, do gromadzenia którego uprawniony jest pracodawca.
